WhatsApp Business App zur API: das Fact Sheet

Alles, was sich für Sie ändert, wenn Sie von der WhatsApp Business App auf die API oder auf Coexistence wechseln. Vorlagen, 24-Stunden-Fenster, Meta-Gebühren und Zahlungsmethode auf einer Seite.

Die WhatsApp Business App auf dem Handy und die WhatsApp Business API sind zwei verschiedene Welten. Die App darf alles, was ein privates Konto darf. Sobald Ihre Nummer über die API läuft, gelten die Regeln von Meta für Unternehmen: Sie brauchen freigegebene Vorlagen, es gibt ein 24-Stunden-Fenster, und Meta rechnet Nachrichten ab. Diese Seite fasst alle Unterschiede zusammen, damit Sie nichts davon im laufenden Betrieb entdecken.

Antwortfenster nach jeder Kundennachricht

Fünf Punkte überraschen fast jeden, der von der App kommt. Wenn Sie nur diese fünf lesen, sind Sie durch das Gröbste durch.

Die erste Nachricht an einen Kunden geht nur mit einer Vorlage, die Meta vorher freigegeben hat. Frei getippter Text wird nicht zugestellt.

Jede Nachricht des Kunden öffnet ein 24-Stunden-Fenster. Darin schreiben Sie ganz normal: Text, Bilder, Dateien, Sprachnachrichten, Buttons.

Sie bekommen zwei Rechnungen: eine von Meta für verschickte Vorlagen und eine von SendSeven für die Plattform. Das ist kein Fehler, sondern die Struktur von WhatsApp für Unternehmen.

Ohne hinterlegte Zahlungsmethode im Meta Business Manager senden Sie keine Werbe-Vorlagen und keine Anmeldecodes. Empfangen und antworten geht trotzdem. Getrennt davon gilt ein Empfängerlimit: neue Business-Portfolios dürfen 250 Personen in 24 Stunden von sich aus anschreiben, nach der Verifizierung 2.000.

Über die API gibt es keine WhatsApp-Gruppen. Status, Stories und den Produktkatalog pflegen Sie weiter dort, wo Sie es gewohnt sind.

Sie haben drei Möglichkeiten. Coexistence heißt: Ihre Nummer läuft weiter auf dem Handy, und SendSeven hängt parallel daran. API heißt: die Nummer zieht komplett zu SendSeven.

Vergleich der WhatsApp Business App, des Coexistence-Modus und der WhatsApp Business API nach Erstkontakt, Team-Funktionen, Automatisierung, Durchsatz, Gruppen, Kosten und Wechselmöglichkeit.

Nein, nur dasselbe Konto in WhatsApp Web

Eine Person am Handy, plus bis zu vier verknüpfte WhatsApp-Web-Geräte

Handy und WhatsApp Web wie bisher, plus alle in SendSeven

Interaktive Nachrichten mit Buttons und Listen

80 pro Sekunde, bis zu 1.000 bei hohem Volumen

Bleiben in der App, SendSeven sieht sie nicht

Ja, und es muss mindestens alle 13 Tage benutzt werden

Jederzeit zur API, oder zurück auf nur Handy

Zurück nur, wenn Sie die Nummer bei Meta entfernen

Kurzfassung: Coexistence, wenn ein kleines Team schon auf dem Handy arbeitet und Sie nur Vorlagen, Kampagnen und etwas Automatisierung dazunehmen wollen. Coexistence ist auch der einfachste Weg, SendSeven auszuprobieren: Ihre Nummer bleibt auf dem Handy, es wird nichts migriert, und Sie können jederzeit wieder auf nur Handy zurück. API, wenn mehrere Leute in Schichten antworten, Sie Bots einsetzen oder alles an einem Ort dokumentiert haben wollen.

Das ist die Regel, die alles andere erklärt. Meta will verhindern, dass Unternehmen ungefragt in Postfächer schreiben. Deshalb dürfen Sie frei antworten, aber nicht frei anfangen.

Der Kunde schreibt Ihnen. In diesem Moment startet das Fenster.

Ab jetzt haben Sie 24 Stunden, in denen Sie alles senden dürfen.

Jede weitere Nachricht des Kunden setzt die 24 Stunden neu auf Anfang.

Ein Bild, eine Datei, eine Sprach- oder Videonachricht

Ein Klick auf einen Button oder eine Auswahl aus einer Liste

Ihre eigenen Nachrichten öffnen das Fenster nicht. Nur was vom Kunden kommt, zählt. Sie können also nicht durch mehrmaliges Schreiben ein Fenster erzeugen.

Text, Bilder, Dateien, Sprachnachrichten, Videos, Buttons, Auswahllisten, Kontaktkarten, Sticker und Reaktionen. Also praktisch alles, was Sie aus der App kennen.

Nur noch eine freigegebene Vorlage. Antwortet der Kunde darauf, ist das Fenster wieder offen und Sie schreiben normal weiter.

Das sehen Sie in SendSeven, wenn das Fenster zu ist

Wenn Ihr Team das meldet, ist nichts kaputt. Es bedeutet nur: der Kunde hat seit über 24 Stunden nicht geschrieben, also braucht es eine Vorlage.

Buttons und Listen nur im offenen Fenster

Buttons und Auswahllisten funktionieren ausschließlich innerhalb der 24 Stunden. Wollen Sie außerhalb Buttons nutzen, muss die Vorlage selbst welche enthalten.

Eine Vorlage ist ein Nachrichtentext, den Meta vorher geprüft und freigegeben hat. Sie hat feste Formulierungen und Platzhalter für die Daten, die sich pro Kunde ändern. Vorlagen sind der einzige Weg, eine Unterhaltung zu beginnen oder ein geschlossenes Fenster wieder zu öffnen.

Kopf: Text, Bild, Video oder ein Dokument wie eine Rechnung

Textkörper: die eigentliche Nachricht, mit Platzhaltern für Name, Bestellnummer, Termin

Fußzeile: kleiner Zusatztext, zum Beispiel ein Abmeldehinweis

Buttons: ein Link auf Ihre Seite, ein Anruf-Button oder Antwort-Buttons

Drei Kategorien, die über Preis und Prüfung entscheiden

Die drei Vorlagen-Kategorien von Meta mit typischem Einsatzzweck und Beispielen.

Bestellbestätigung, Versandinfo, Terminerinnerung, Rechnung

Werbung und Ansprache ohne konkreten Anlass

Angebote, Neuheiten, Newsletter, Rabattaktionen

Einmalcode für den Login, Zwei-Faktor-Bestätigung

Die Kategorie legen Sie beim Anlegen fest. Marketing ist die teuerste und wird am genauesten geprüft. Utility ist deutlich günstiger. Wenn Meta findet, dass Ihre Vorlage in eine andere Kategorie gehört, ordnet Meta sie um statt sie abzulehnen.

Diese vier Zustände kann eine Vorlage haben

Bei Meta eingereicht, Sie warten. Meist Minuten, spätestens nach 24 Stunden haben Sie eine Antwort.

Meta nennt einen Grund. Sie legen eine neue Vorlage mit angepasstem Text an.

Meta hat sie vorübergehend gesperrt, meist wegen schlechter Qualitätsbewertung.

Meta pflegt eine eigene Bibliothek mit fertigen Vorlagen in vielen Sprachen. Sie finden sie in SendSeven direkt unter Einstellungen bei den WhatsApp-Vorlagen und mitten im Versand aus dem Posteingang. Übernehmen Sie eine Vorlage unverändert, ist sie meist sofort freigegeben und Sie können in derselben Minute senden. Einzelne Einträge prüft Meta trotzdem kurz nach, dann sehen Sie das direkt im Fenster und können nach der Freigabe weitermachen.

Umbenennen und die Button-Ziele auf Ihre eigene Seite oder Ihre Telefonnummer setzen dürfen Sie, ohne die schnelle Freigabe zu verlieren. Sobald Sie am Text selbst etwas ändern, ist es Ihre eigene Vorlage und geht durch die normale Prüfung.

Ein freigegebener Text ist nicht mehr änderbar. Wollen Sie eine andere Formulierung, legen Sie eine neue Vorlage an.

Jede Sprache wird einzeln geprüft. Eine deutsche Freigabe gilt nicht automatisch für die englische Fassung.

Ihre Vorlagen leben in Ihrem Meta-Konto. Legen Sie eine direkt bei Meta an, holen Sie sie in SendSeven mit einem Klick nach. Meta begrenzt diesen Abgleich auf etwa einmal alle fünf Minuten, mehrmaliges Klicken macht es also nicht schneller.

Die Business App hat eine Funktion, die auch Vorlagen oder Schnellantworten heißt. Das ist etwas völlig anderes: gespeicherte Textbausteine für Sie selbst. Sie sind nicht von Meta geprüft, sie öffnen kein Fenster, und Sie können damit niemanden zuerst anschreiben.

Eine freigegebene Vorlage allein reicht nicht. Sie brauchen auch die Erlaubnis des Kunden, dass Sie ihm auf WhatsApp schreiben dürfen. Das verlangt Meta, und in Deutschland verlangt es zusätzlich der Datenschutz.

Ein Häkchen in Ihrem Formular, das ausdrücklich WhatsApp nennt

Eine Anmeldung über ein Anmeldefeld auf Ihrer Website

Ein QR-Code oder Link, über den der Kunde Ihnen selbst schreibt

Ein Klick auf eine Anzeige, die direkt in WhatsApp führt

  1. WhatsApp-Nummer in SendSeven verbinden
  2. Unternehmensprofil mit Name, Beschreibung, Logo und Öffnungszeiten füllen
  3. Sich selbst eine Testnachricht schicken und aus SendSeven beantworten
  4. Unternehmen im Meta Business Manager verifizieren
  5. Zahlungsmethode bei Meta hinterlegen, falls Vorlagen verschickt werden sollen
  6. Erste Vorlage freigeben lassen oder eine aus der Bibliothek von Meta übernehmen
  7. Erlaubnis der Kunden klären: Formular, Anmeldefeld, QR-Code oder Anzeige
  8. Team einweisen, dass jeder Erstkontakt aus SendSeven läuft

FAQ

Was ist das 24-Stunden-Fenster?

Sobald ein Kunde Ihnen schreibt, dürfen Sie ihm 24 Stunden lang frei antworten: Text, Bilder, Dateien, Sprachnachrichten, Buttons. Jede weitere Nachricht des Kunden setzt die 24 Stunden neu auf Anfang. Ihre eigenen Nachrichten verlängern das Fenster nicht. Ist es zu, brauchen Sie eine freigegebene Vorlage.

Was ist eine Vorlage?

Ein Nachrichtentext, den Meta vorher geprüft und freigegeben hat, mit Platzhaltern für Name, Bestellnummer oder Termin. Vorlagen sind der einzige Weg, eine Unterhaltung zu beginnen oder ein geschlossenes 24-Stunden-Fenster wieder zu öffnen.

Kann ich einem Kunden zuerst schreiben?

Ja, aber nur mit einer freigegebenen Vorlage und nur, wenn dieser Kunde zugestimmt hat, von Ihnen auf WhatsApp Nachrichten zu bekommen. Sobald er antwortet, öffnet sich das 24-Stunden-Fenster und Sie schreiben frei weiter.

Wann brauche ich eine Kreditkarte bei Meta?

Nur, um Vorlagen zu verschicken. Eingehende Nachrichten empfangen und innerhalb des 24-Stunden-Fensters antworten funktioniert ohne. Ohne hinterlegte Zahlungsmethode können Sie keine Marketing- und keine Anmeldecode-Vorlagen senden. Das Empfängerlimit hängt nicht an der Karte, sondern an der Verifizierung: 250 Personen in 24 Stunden zum Start, danach 2.000.

Wie teste ich WhatsApp, ohne eine Zahlungsmethode bei Meta zu hinterlegen?

Verbinden Sie Ihre Nummer und schreiben Sie von Ihrem privaten WhatsApp an genau diese Unternehmensnummer. Die Nachricht landet im Posteingang von SendSeven, das 24-Stunden-Fenster ist offen, und Sie antworten aus SendSeven als normale Service-Nachricht. Bis zum 30. September 2026 kostet das bei Meta nichts, und eine Vorlage braucht es ohnehin nicht.

Wie lange dauert die Freigabe einer Vorlage?

Meist wenige Minuten, spätestens nach 24 Stunden haben Sie eine Antwort. Schneller geht es mit der Vorlagen-Bibliothek von Meta: übernehmen Sie einen Eintrag unverändert, ist er meist sofort freigegeben. Einzelne Einträge prüft Meta trotzdem kurz nach.

Wann muss ich SendSeven upgraden?

Die Testphase endet nach 14 Tagen oder nach 100 Nachrichten, je nachdem was zuerst kommt. Der Einstiegstarif deckt Posteingang, Kontakte, Kampagnen und Newsletter ab. KI-Assistenten, Chatbots, Wissensdatenbank, Flow Builder, geplanten Versand und eigene Posteingänge gibt es ab dem Professional-Tarif.

Soll ich Coexistence oder die API nutzen?

Coexistence, wenn ein kleines Team schon auf dem Handy arbeitet und Sie Vorlagen, Kampagnen und etwas Automatisierung dazunehmen wollen. Es ist auch der einfachste Weg, SendSeven auszuprobieren, weil die Nummer auf dem Handy bleibt und nichts migriert wird. Die API, wenn mehrere Leute in Schichten antworten, Sie stark mit Bots arbeiten oder jede Nachricht an einem Ort dokumentiert sein soll. Von Coexistence zur API können Sie jederzeit wechseln.

Behalte ich meine bisherige Nummer?

Ja. Bei Coexistence läuft sie weiter auf Ihrem Handy und parallel in SendSeven. Bei der API zieht dieselbe Nummer komplett zu SendSeven. Für Ihre Kunden ändert sich nichts, sie schreiben weiter an dieselbe Nummer.

Was passiert mit meinem bisherigen Chat-Verlauf?

Bei Coexistence kommen Ihr bisheriger Verlauf und Ihre Kontakte beim Verbinden mit, jeweils mit Name und Nummer, und landen im Posteingang. Bis zu 180 Tage Verlauf lassen sich importieren. Bei der API fängt SendSeven neu an, Ihre alten Unterhaltungen bleiben aber auf dem Handy erhalten. Der Import kann einige Stunden dauern.

Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig antworten?

In SendSeven ja, ohne Begrenzung der Anzahl und ohne zusätzliche Kosten pro Person. Auf der Handy-Seite bleibt es bei der einen Business App plus bis zu vier verknüpften WhatsApp-Web-Geräten auf demselben Konto, ohne Zuweisung und Notizen drumherum. Bei Coexistence heißt das: sobald mehr als eine Person antworten soll, läuft das über SendSeven.

Funktionieren WhatsApp-Gruppen?

Nein. WhatsApp bietet Gruppen für Unternehmen nicht an, weder über die API noch bei Coexistence. Wenn Sie viele Menschen gleichzeitig erreichen wollen, nutzen Sie eine Kampagne mit einer freigegebenen Vorlage. Jeder Empfänger bekommt dann eine eigene Unterhaltung.

Was kostet eine WhatsApp-Nachricht wirklich?

Eingehende Nachrichten kosten bei Meta nichts, Ihre Antworten im 24-Stunden-Fenster bis zum 30. September 2026 ebenfalls nicht. Bezahlt werden nur verschickte Vorlagen. In Deutschland sind das rund 0,0456 € für Bestellstatus oder Einmalcode und rund 0,1131 € für Werbung. Ab dem 1. Oktober 2026 berechnet Meta auch Antworten und Utility-Nachrichten im Fenster. Dazu kommt Ihr SendSeven-Tarif. Die ersten 1.000 Service-Nachrichten je Nummer und Monat bleiben kostenlos.

Warum wurde meine Vorlage abgelehnt?

Meist wegen der Kategorie, weil ein Werbetext als Bestellinfo eingereicht wurde, oder weil Platzhalter ohne Beispielwerte eingereicht wurden. Auch fehlende Bezüge zu Ihrem Unternehmen und Formulierungen, die nach Nachfassen klingen, führen zu Ablehnungen. Meta nennt den Grund. Der genehmigte Text ist danach nicht änderbar, Sie legen eine neue Vorlage an.

Kann ich später zwischen Coexistence und API wechseln?

Von Coexistence zur API jederzeit selbst in den Einstellungen. Danach kann das Handy über die Nummer nicht mehr senden. Aus Coexistence geben Sie die Nummer auch wieder allein an das Handy zurück, in der WhatsApp Business App unter Einstellungen, Konto, Business-Plattform. Aus der vollen API ist es aufwendiger: Sie entfernen die Nummer zuerst aus Ihrem WhatsApp-Konto bei Meta, Meta setzt nach der letzten bezahlten Nachricht eine Wartezeit an, und die Unterhaltungen in SendSeven bleiben zurück. Wer unsicher ist, startet deshalb mit Coexistence.

Sehen meine Kunden, dass wir ein Tool benutzen?

Nein. Für Ihre Kunden sieht es aus wie eine normale Unterhaltung mit Ihrer Nummer. Antwortet ein KI-Assistent, weisen wir darauf hin, dass gerade eine künstliche Intelligenz schreibt. Das verlangt die europäische KI-Verordnung, und Ihre Kunden können jederzeit zu einem Menschen wechseln.