WhatsApp Business App zur API: das Fact Sheet

Alles, was sich für Sie ändert, wenn Sie von der WhatsApp Business App auf die API oder auf Coexistence wechseln. Vorlagen, 24-Stunden-Fenster, Meta-Gebühren und Zahlungsmethode auf einer Seite.

Die WhatsApp Business App auf dem Handy und die WhatsApp Business API sind zwei verschiedene Welten. Die App darf alles, was ein privates Konto darf. Sobald Ihre Nummer über die API läuft, gelten die Regeln von Meta für Unternehmen: Sie brauchen freigegebene Vorlagen, es gibt ein 24-Stunden-Fenster, und Meta rechnet Nachrichten ab. Diese Seite fasst alle Unterschiede zusammen, damit Sie nichts davon im laufenden Betrieb entdecken.

Antwortfenster nach jeder Kundennachricht

Fünf Punkte überraschen fast jeden, der von der App kommt. Wenn Sie nur diese fünf lesen, sind Sie durch das Gröbste durch.

Die erste Nachricht an einen Kunden geht nur mit einer Vorlage, die Meta vorher freigegeben hat. Frei getippter Text wird nicht zugestellt.

Jede Nachricht des Kunden öffnet ein 24-Stunden-Fenster. Darin schreiben Sie ganz normal: Text, Bilder, Dateien, Sprachnachrichten, Buttons.

Sie bekommen zwei Rechnungen: eine von Meta für verschickte Vorlagen und eine von SendSeven für die Plattform. Das ist kein Fehler, sondern die Struktur von WhatsApp für Unternehmen.

Ohne hinterlegte Zahlungsmethode im Meta Business Manager senden Sie 250 Nachrichten am Tag, keine Werbe-Vorlagen und keine Anmeldecodes. Empfangen und antworten geht trotzdem.

Über die API gibt es keine WhatsApp-Gruppen. Status, Stories und den Produktkatalog pflegen Sie weiter dort, wo Sie es gewohnt sind.

Sie haben drei Möglichkeiten. Coexistence heißt: Ihre Nummer läuft weiter auf dem Handy, und SendSeven hängt parallel daran. API heißt: die Nummer zieht komplett zu SendSeven.

Vergleich der WhatsApp Business App, des Coexistence-Modus und der WhatsApp Business API nach Erstkontakt, Team-Funktionen, Automatisierung, Gruppen, Kosten und Wechselmöglichkeit.

Bleiben in der App, SendSeven sieht sie nicht

Kurzfassung: Coexistence, wenn ein kleines Team schon auf dem Handy arbeitet und Sie nur Vorlagen, Kampagnen und etwas Automatisierung dazunehmen wollen. API, wenn mehrere Leute in Schichten antworten, Sie Bots einsetzen oder alles an einem Ort dokumentiert haben wollen.

Das ist die Regel, die alles andere erklärt. Meta will verhindern, dass Unternehmen ungefragt in Postfächer schreiben. Deshalb dürfen Sie frei antworten, aber nicht frei anfangen.

Der Kunde schreibt Ihnen. In diesem Moment startet das Fenster.

Ab jetzt haben Sie 24 Stunden, in denen Sie alles senden dürfen.

Jede weitere Nachricht des Kunden setzt die 24 Stunden neu auf Anfang.

Ein Bild, eine Datei, eine Sprach- oder Videonachricht

Ein Klick auf einen Button oder eine Auswahl aus einer Liste

Ihre eigenen Nachrichten öffnen das Fenster nicht. Nur was vom Kunden kommt, zählt. Sie können also nicht durch mehrmaliges Schreiben ein Fenster erzeugen.

Text, Bilder, Dateien, Sprachnachrichten, Videos, Buttons, Auswahllisten, Kontaktkarten, Sticker und Reaktionen. Also praktisch alles, was Sie aus der App kennen.

Nur noch eine freigegebene Vorlage. Antwortet der Kunde darauf, ist das Fenster wieder offen und Sie schreiben normal weiter.

Diese Meldung sehen Sie, wenn das Fenster zu ist

24-hour messaging window has expired. Use a template message to re-engage.

Wenn Ihr Team diese Meldung meldet, ist nichts kaputt. Es bedeutet nur: der Kunde hat seit über 24 Stunden nicht geschrieben, also braucht es eine Vorlage.

Buttons und Listen nur im offenen Fenster

Buttons und Auswahllisten funktionieren ausschließlich innerhalb der 24 Stunden. Wollen Sie außerhalb Buttons nutzen, muss die Vorlage selbst welche enthalten.

Eine Vorlage ist ein Nachrichtentext, den Meta vorher geprüft und freigegeben hat. Sie hat feste Formulierungen und Platzhalter für die Daten, die sich pro Kunde ändern. Vorlagen sind der einzige Weg, eine Unterhaltung zu beginnen oder ein geschlossenes Fenster wieder zu öffnen.

Kopf: Text, Bild, Video oder ein Dokument wie eine Rechnung

Textkörper: die eigentliche Nachricht, mit Platzhaltern für Name, Bestellnummer, Termin

Fußzeile: kleiner Zusatztext, zum Beispiel ein Abmeldehinweis

Buttons: ein Link auf Ihre Seite, ein Anruf-Button oder Antwort-Buttons

Drei Kategorien, die über Preis und Prüfung entscheiden

Die drei Vorlagen-Kategorien von Meta mit typischem Einsatzzweck und Beispielen.

Bestellbestätigung, Versandinfo, Terminerinnerung, Rechnung

Werbung und Ansprache ohne konkreten Anlass

Angebote, Neuheiten, Newsletter, Rabattaktionen

Einmalcode für den Login, Zwei-Faktor-Bestätigung

Die Kategorie legen Sie beim Anlegen fest. Marketing ist die teuerste und wird am genauesten geprüft. Utility ist deutlich günstiger. Wenn Meta findet, dass Ihre Vorlage in eine andere Kategorie gehört, ordnet Meta sie um statt sie abzulehnen.

Diese vier Zustände kann eine Vorlage haben

Bei Meta eingereicht, Sie warten. Meist Minuten, spätestens nach 24 Stunden haben Sie eine Antwort.

Meta nennt einen Grund. Sie legen eine neue Vorlage mit angepasstem Text an.

Meta hat sie vorübergehend gesperrt, meist wegen schlechter Qualitätsbewertung.

Meta pflegt eine eigene Bibliothek mit fertigen Vorlagen in vielen Sprachen. Sie finden sie in SendSeven direkt unter Einstellungen bei den WhatsApp-Vorlagen und mitten im Versand aus dem Posteingang. Übernehmen Sie eine Vorlage unverändert, ist sie meist sofort freigegeben und Sie können in derselben Minute senden. Einzelne Einträge prüft Meta trotzdem kurz nach, dann sehen Sie das direkt im Fenster und können nach der Freigabe weitermachen.

Umbenennen und die Button-Ziele auf Ihre eigene Seite oder Ihre Telefonnummer setzen dürfen Sie, ohne die schnelle Freigabe zu verlieren. Sobald Sie am Text selbst etwas ändern, ist es Ihre eigene Vorlage und geht durch die normale Prüfung.

Ein freigegebener Text ist nicht mehr änderbar. Wollen Sie eine andere Formulierung, legen Sie eine neue Vorlage an.

Jede Sprache wird einzeln geprüft. Eine deutsche Freigabe gilt nicht automatisch für die englische Fassung.

Ihre Vorlagen leben in Ihrem Meta-Konto. Legen Sie eine direkt bei Meta an, holen Sie sie in SendSeven mit einem Klick nach.

Die Business App hat eine Funktion, die auch Vorlagen oder Schnellantworten heißt. Das ist etwas völlig anderes: gespeicherte Textbausteine für Sie selbst. Sie sind nicht von Meta geprüft, sie öffnen kein Fenster, und Sie können damit niemanden zuerst anschreiben.

Eine freigegebene Vorlage allein reicht nicht. Sie brauchen auch die Erlaubnis des Kunden, dass Sie ihm auf WhatsApp schreiben dürfen. Das verlangt Meta, und in Deutschland verlangt es zusätzlich der Datenschutz.

Ein Häkchen in Ihrem Formular, das ausdrücklich WhatsApp nennt

Eine Anmeldung über ein Anmeldefeld auf Ihrer Website

Ein QR-Code oder Link, über den der Kunde Ihnen selbst schreibt

Ein Klick auf eine Anzeige, die direkt in WhatsApp führt

Eine schriftliche Zustimmung, zum Beispiel im Auftrag oder Vertrag

Eine gekaufte oder geliehene Nummernliste

Telefonnummern Ihrer Bestandskunden, ohne dass je von WhatsApp die Rede war

Eine Nummer aus einem Impressum oder von einer Visitenkarte

Ein allgemeines Werbe-Einverständnis, das WhatsApp nicht erwähnt

Schreibt ein Kunde STOP, meldet SendSeven ihn ab, ohne dass Sie etwas einrichten müssen. Erkannt wird das in sechs Sprachen: Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch und Italienisch. STOPP, ARRET und CANCELAR funktionieren also genauso. Im Chat muss das Wort alleine stehen, damit ein Satz wie „stop mal kurz vorbei“ niemanden versehentlich abmeldet.

Halten Sie fest, wann und wie jemand zugestimmt hat. Wenn sich ein Kunde später beschwert, ist genau das der Nachweis, den Sie brauchen. SendSeven speichert den Zeitpunkt der Anmeldung mit.

  1. WhatsApp-Nummer in SendSeven verbinden
  2. Unternehmensprofil mit Name, Beschreibung, Logo und Öffnungszeiten füllen
  3. Sich selbst eine Testnachricht schicken und aus SendSeven beantworten
  4. Unternehmen im Meta Business Manager verifizieren
  5. Zahlungsmethode bei Meta hinterlegen, falls Vorlagen verschickt werden sollen
  6. Erste Vorlage freigeben lassen oder eine aus der Bibliothek von Meta übernehmen
  7. Erlaubnis der Kunden klären: Formular, Anmeldefeld, QR-Code oder Anzeige
  8. Team einweisen, dass jeder Erstkontakt aus SendSeven läuft

FAQ

Was ist das 24-Stunden-Fenster?

Sobald ein Kunde Ihnen schreibt, dürfen Sie ihm 24 Stunden lang frei antworten: Text, Bilder, Dateien, Sprachnachrichten, Buttons. Jede weitere Nachricht des Kunden setzt die 24 Stunden neu auf Anfang. Ihre eigenen Nachrichten verlängern das Fenster nicht. Ist es zu, brauchen Sie eine freigegebene Vorlage.

Was ist eine Vorlage?

Ein Nachrichtentext, den Meta vorher geprüft und freigegeben hat, mit Platzhaltern für Name, Bestellnummer oder Termin. Vorlagen sind der einzige Weg, eine Unterhaltung zu beginnen oder ein geschlossenes 24-Stunden-Fenster wieder zu öffnen.

Kann ich einem Kunden zuerst schreiben?

Ja, aber nur mit einer freigegebenen Vorlage und nur, wenn dieser Kunde zugestimmt hat, von Ihnen auf WhatsApp Nachrichten zu bekommen. Sobald er antwortet, öffnet sich das 24-Stunden-Fenster und Sie schreiben frei weiter.

Wann brauche ich eine Kreditkarte bei Meta?

Nur, um Vorlagen zu verschicken. Eingehende Nachrichten empfangen und innerhalb des 24-Stunden-Fensters antworten funktioniert ohne. Ohne hinterlegte Zahlungsmethode sind Sie auf 250 Nachrichten am Tag begrenzt und können keine Marketing- oder Anmeldecode-Vorlagen senden.

Wie teste ich WhatsApp, ohne eine Zahlungsmethode bei Meta zu hinterlegen?

Verbinden Sie Ihre Nummer und schreiben Sie von Ihrem privaten WhatsApp an genau diese Unternehmensnummer. Die Nachricht landet im Posteingang von SendSeven, das 24-Stunden-Fenster ist offen, und Sie antworten aus SendSeven als normale Service-Nachricht. Das kostet bei Meta nichts und braucht keine Vorlage.

Wie lange dauert die Freigabe einer Vorlage?

Meist wenige Minuten, spätestens nach 24 Stunden haben Sie eine Antwort. Schneller geht es mit der Vorlagen-Bibliothek von Meta: übernehmen Sie einen Eintrag unverändert, ist er meist sofort freigegeben. Einzelne Einträge prüft Meta trotzdem kurz nach.

Wann muss ich SendSeven upgraden?

Die Testphase endet nach 14 Tagen oder nach 100 Nachrichten, je nachdem was zuerst kommt. Der Einstiegstarif deckt Posteingang, Kontakte, Kampagnen und Newsletter ab. KI-Assistenten, Chatbots, Wissensdatenbank, Flow Builder, geplanten Versand und eigene Posteingänge gibt es ab dem Professional-Tarif.

Soll ich Coexistence oder die API nutzen?

Coexistence, wenn ein kleines Team schon auf dem Handy arbeitet und Sie Vorlagen, Kampagnen und etwas Automatisierung dazunehmen wollen. Die API, wenn mehrere Leute in Schichten antworten, Sie stark mit Bots arbeiten oder jede Nachricht an einem Ort dokumentiert sein soll. Von Coexistence zur API können Sie jederzeit wechseln.

Behalte ich meine bisherige Nummer?

Ja. Bei Coexistence läuft sie weiter auf Ihrem Handy und parallel in SendSeven. Bei der API zieht dieselbe Nummer komplett zu SendSeven. Für Ihre Kunden ändert sich nichts, sie schreiben weiter an dieselbe Nummer.

Was passiert mit meinem bisherigen Chat-Verlauf?

Bei Coexistence kommen Ihr bisheriger Verlauf und Ihre Kontakte beim Verbinden mit, jeweils mit Name und Nummer, und landen im Posteingang. Bei der API fängt SendSeven neu an, Ihre alten Unterhaltungen bleiben aber auf dem Handy erhalten. Der Import kann einige Stunden dauern.

Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig antworten?

In SendSeven ja, ohne Begrenzung der Anzahl und ohne zusätzliche Kosten pro Person. Die WhatsApp Business App auf dem Handy bleibt dagegen ein Einzelplatz. Bei Coexistence heißt das: sobald mehr als eine Person antworten soll, läuft das über SendSeven.

Funktionieren WhatsApp-Gruppen?

Nein. WhatsApp bietet Gruppen für Unternehmen nicht an, weder über die API noch bei Coexistence. Wenn Sie viele Menschen gleichzeitig erreichen wollen, nutzen Sie eine Kampagne mit einer freigegebenen Vorlage. Jeder Empfänger bekommt dann eine eigene Unterhaltung.

Was kostet eine WhatsApp-Nachricht wirklich?

Eingehende Nachrichten und Ihre Antworten im 24-Stunden-Fenster kosten bei Meta nichts. Bezahlt werden nur verschickte Vorlagen. In Deutschland sind das rund 0,0456 € für Bestellstatus oder Einmalcode und rund 0,1131 € für Werbung. Dazu kommt Ihr SendSeven-Tarif.

Warum wurde meine Vorlage abgelehnt?

Meist wegen der Kategorie, weil ein Werbetext als Bestellinfo eingereicht wurde, oder weil Platzhalter ohne Beispielwerte eingereicht wurden. Auch fehlende Bezüge zu Ihrem Unternehmen und Formulierungen, die nach Nachfassen klingen, führen zu Ablehnungen. Meta nennt den Grund. Der genehmigte Text ist danach nicht änderbar, Sie legen eine neue Vorlage an.

Kann ich später zwischen Coexistence und API wechseln?

Von Coexistence zur API jederzeit selbst in den Einstellungen. Danach kann das Handy über die Nummer nicht mehr senden. Der Weg zurück braucht eine Freigabe von Meta und ist aufwendiger. Wer unsicher ist, startet deshalb mit Coexistence.

Sehen meine Kunden, dass wir ein Tool benutzen?

Nein. Für Ihre Kunden sieht es aus wie eine normale Unterhaltung mit Ihrer Nummer. Antwortet ein KI-Assistent, weisen wir darauf hin, dass gerade eine künstliche Intelligenz schreibt. Das verlangt die europäische KI-Verordnung, und Ihre Kunden können jederzeit zu einem Menschen wechseln.