Löschkonzept
Ein Löschkonzept ist eine dokumentierte Regelung, die festlegt, wann und wie personenbezogene Daten gelöscht werden. Es setzt den Grundsatz der Speicherbegrenzung aus Artikel 5 DSGVO um: Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es der Zweck oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen verlangen.
Was ist ein Löschkonzept?
Ein Löschkonzept (auch Löschroutine genannt) ist der dokumentierte Plan, nach dem Ihr Unternehmen personenbezogene Daten wieder loswird. Es übersetzt zwei DSGVO-Grundsätze aus Artikel 5 in die Praxis: die Speicherbegrenzung und die Datenminimierung.
Die Kernfrage lautet: Wie lange dürfen welche Daten gespeichert bleiben? Das Konzept ordnet Datenarten festen Aufbewahrungsfristen zu. Diese Fristen ergeben sich aus zwei Quellen:
- Zweckbindung: Sobald der ursprüngliche Zweck entfällt, müssen die Daten gelöscht werden. Eine Bewerbung etwa wird nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern kein Talent-Pool mit Einwilligung besteht.
- Gesetzliche Fristen: Steuer- und handelsrechtliche Vorgaben verlangen teils das Gegenteil – Rechnungen müssen oft mehrere Jahre aufbewahrt werden, bevor sie gelöscht werden dürfen.
Ein gutes Löschkonzept benennt zudem, wer löscht, wie gelöscht wird und wie der Vorgang dokumentiert ist. Automatisierte Löschung reduziert dabei das Risiko menschlicher Fehler.
Warum ist ein Löschkonzept für KMU wichtig?
Viele Unternehmen sammeln Daten, löschen sie aber nie. Alte Kundenlisten, ausgeschiedene Kontakte, abgeschlossene Vorgänge – alles bleibt liegen. Das ist ein klarer DSGVO-Verstoß, denn die Speicherbegrenzung verlangt aktives Löschen.
Ohne Löschkonzept wächst Ihr Datenbestand unkontrolliert. Das erhöht das Schadenspotenzial bei einer Datenpanne und macht Auskunfts- und Löschanfragen von Kunden mühsam. Die Aufsichtsbehörden prüfen die Speicherbegrenzung zunehmend.
Ein dokumentiertes Löschkonzept zählt außerdem zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen und gehört in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Es ist also kein Bonus, sondern fester Bestandteil sauberer Compliance.
Beispiel aus dem Mittelstand
Eine Zahnarztpraxis in Köln definiert ihr Löschkonzept. Kontaktdaten von Interessenten, die nach drei Monaten keinen Termin gebucht haben, werden automatisch gelöscht. Terminerinnerungen per SMS und WhatsApp werden 30 Tage nach dem Termin entfernt. Behandlungsunterlagen unterliegen dagegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und bleiben über die vorgeschriebene Frist erhalten.
Die Praxis richtet die Löschung der Messaging-Daten automatisch ein, sodass niemand manuell eingreifen muss. Bei einer Datenschutzanfrage kann sie nachweisen, dass alte Kommunikationsdaten regelmäßig verschwinden. So bleibt die DSGVO-konforme Kommunikation nachvollziehbar.
Löschkonzept und SendSeven
SendSeven ist eine DSGVO-konforme, EU-gehostete Unified-Messaging-Plattform – Made in Germany. Welche Aufbewahrungsfristen für Ihr Geschäft gelten, legen Sie als Verantwortlicher fest.
Als spezialisierter Anbieter unterstützen wir Sie bei der Umsetzung: Sie verwalten Kontakte und Unterhaltungen zentral, können einzelne Datensätze gezielt entfernen und Löschanfragen von Kunden zügig bearbeiten. Datenstandort und Verarbeitung bleiben dabei in der EU. So wird aus Ihrem Löschkonzept gelebte Praxis statt einer Regelung in der Schublade. SendSeven ist ab 49 €/Monat (Basic) nutzbar.