WhatsApp für mehrere Standorte und Filialen einrichten

SendSeven Team, Editorial Team

Eine gemeinsame WhatsApp-Nummer für alle Filialen oder eine Rufnummer pro Standort? Wir zeigen, wann welcher Weg passt, wie viele Rufnummern Meta erlaubt, warum das Empfängerlimit gemeinsam gilt und wie jede Filiale nur ihre eigenen Unterhaltungen sieht.

Eine Nummer für alle Filialen oder eine pro Standort?

Nehmen Sie eine gemeinsame Rufnummer, wenn Ihre Kunden vor allem Ihre Marke kennen und Anfragen thematisch verteilt werden: Werkstatt, Verkauf, Service. Nehmen Sie eine Rufnummer pro Filiale, wenn Kunden gezielt „ihren“ Standort ansprechen, jede Filiale eigene Öffnungszeiten hat und die Teams getrennt arbeiten. Technisch geht beides, und beides landet in einem Posteingang. Der Unterschied liegt im Aufwand bei der Einrichtung und darin, wie eindeutig Sie erkennen, woher eine Anfrage kommt.

Die Frage stellt sich in fast jedem Betrieb mit mehr als einer Adresse: Autohäuser mit Werkstatt und Verkauf, Apotheken mit zwei Häusern, eine Restaurantkette, mehrere Studios, ein Maklerbüro mit Zweitbüro. Und sie wird meistens falsch gelöst, nämlich mit privaten Handys pro Filiale. Dann liegt der Kundenverlauf auf Geräten, an die niemand sonst kommt, und bei Urlaub oder Kündigung ist er weg.

Wann eine gemeinsame Nummer die richtige Wahl ist

Eine Rufnummer für das ganze Unternehmen ist der pragmatische Standardfall, gerade am Anfang. Sie verifizieren einmal, Sie pflegen einen Anzeigenamen, und jede Anzeige, jeder Aufkleber und jeder Click-to-WhatsApp-Link zeigt auf dieselbe Adresse. Wenn Sie später auf mehrere Nummern umstellen, bleibt diese eine als Hauptnummer bestehen.

Die Zuordnung zur Filiale übernimmt dann die Begrüßung. Der erste Kontakt fragt nach dem Standort, der Kunde tippt auf eine Auswahl, und daraus wird ein Etikett am Kontakt. Genau auf dieses Etikett filtert später das Postfach der Filiale. Automatisierungen dieser Art sind ab dem Paket Professional freigeschaltet, das Basic-Paket enthält Posteingang und Kampagnen ohne Automatisierung.

Ein zweiter Vorteil ist praktischer Natur: Vorlagen für benachrichtigende Nachrichten gehören zum WhatsApp Business Account, nicht zur einzelnen Rufnummer. Sie schreiben eine Terminerinnerung also einmal und lassen sie einmal von Meta genehmigen, statt den gleichen Text pro Filiale einzureichen.

Wann jede Filiale ihre eigene Nummer braucht

Es gibt drei Situationen, in denen eine eigene Rufnummer pro Standort die klar bessere Lösung ist.

Erstens: Ihre Kunden denken in Standorten. Wer bei „meiner“ Filiale anfragt, will nicht erst ein Menü durchklicken. Bei kurzen Anfragen wie „habt ihr das da?“ kostet jede Zwischenfrage Antworten.

Zweitens: Sie nutzen das Google-Unternehmensprofil. Jeder bestätigte Standort hat sein eigenes Profil, und dort lässt sich WhatsApp als Kontakt-Button hinterlegen. Der Button erscheint nur auf Mobilgeräten, und ein vorbelegter Text ist dabei nicht möglich. Es kommt also eine offene Frage ohne Herkunftsmerkmal an. Steht in jedem Profil dieselbe Nummer, wissen Sie nicht, welcher Standort gemeint war. Steht dort die Filialnummer, ist die Frage schon beantwortet, bevor sie gestellt wird.

Drittens: getrennte Verantwortung. Wenn Filialen wie eigene Betriebe geführt werden, mit eigenen Öffnungszeiten und eigenen Abwesenheitsnachrichten, dann passt eine eigene Rufnummer zur Organisation. Zeitpläne und automatische Antworten lassen sich pro Kanal einstellen, und ein Kanal ist genau eine Rufnummer. Solche Automatisierungen gehören ab dem Paket Professional dazu.

Wie viele WhatsApp-Nummern erlaubt Meta?

Neue Unternehmensportfolios sind zunächst auf zwei registrierte Rufnummern begrenzt. Meta hebt die Grenze automatisch auf 20 an, sobald Ihr Unternehmen verifiziert ist oder Sie die Empfängerstufe von 2.000 erreichen. Wer mehr Nummern braucht, klärt den Fall mit uns und Meta. SendSeven begrenzt die Zahl Ihrer Rufnummern nicht.

Zwei Details sind bei der Planung wichtiger als die Zahl selbst. Der Anzeigename wird pro Rufnummer festgelegt, er erscheint im WhatsApp-Profil dieser Nummer. Und verifiziert wird ebenfalls pro Rufnummer, per Code über SMS oder Anruf. Fünf Filialnummern bedeuten also fünf kleine Einrichtungsvorgänge, nicht einen. Quelle: Metas Dokumentation zu Business Phone Numbers.

Und eine Rufnummer gehört immer zu genau einem Weg: entweder zur WhatsApp Business App auf dem Handy oder zur WhatsApp Business Platform. Der geregelte Zwischenweg heißt Coexistence und ist weiter unten beschrieben.

Das 24-Stunden-Limit gilt pro Portfolio, nicht pro Filiale

Das Empfängerlimit von WhatsApp zählt die Zahl eindeutiger Empfänger, die Sie innerhalb von 24 Stunden neu anschreiben können. Seit dem 7. Oktober 2025 gilt es pro Unternehmensportfolio, nicht mehr pro Rufnummer. Fünf Filialnummern verfünffachen Ihr Kontingent also nicht. Die Stufen sind 250, nach der Verifizierung 2.000, darüber automatisch 10.000, 100.000 und unbegrenzt.

Das ist der Punkt, an dem die Erwartung am häufigsten kippt. Wer mehrere Nummern anlegt, um mehr Werbenachrichten verschicken zu können, hat nichts gewonnen. Antworten innerhalb eines offenen Kundenservice-Fensters zählen nicht mit, es geht nur um Nachrichten, die Sie außerhalb eines laufenden Gesprächs starten. Für den normalen Filialbetrieb, in dem Kunden zuerst schreiben, ist die Grenze praktisch nie das Problem. Sie wird es bei Aktionen und Broadcasts. Quelle: Metas Dokumentation zu Messaging Limits.

Wie jede Filiale nur ihre eigenen Unterhaltungen sieht

Der eigentliche Hebel liegt nicht bei den Rufnummern, sondern hinter ihnen. Bei SendSeven teilen Sie den gemeinsamen Posteingang in Postfächer auf, zum Beispiel „Filiale Nord“, „Filiale Süd“ und „Werkstatt“. Jedes Postfach bekommt seine eigenen Regeln:

• Kanäle: welche Rufnummern und E-Mail-Verbindungen hineinlaufen. Derselbe Kanal darf in mehreren Postfächern liegen.
• Etiketten: Filter über gesetzte Etiketten, mit den Modi „eines davon“, „alle“ und „keines“.
• Eigene Felder: Filter auf eigene Kontaktfelder, etwa „Standort ist Nord“.

Diese Filter werden laufend ausgewertet. Setzt jemand am Kontakt ein anderes Etikett, wandert die Unterhaltung automatisch in das passende Postfach, ohne dass Sie etwas nachziehen müssen. Beim Zugriff gibt es zwei unabhängige Achsen: ein Postfach ist entweder für alle Teammitglieder sichtbar oder nur für bestimmte Nutzer, und getrennt davon legen Sie pro Mitarbeiter fest, ob er den vollen Kontaktverlauf sieht oder nur die Unterhaltungen aus seinen Postfächern. Inhaber und Administratoren sehen immer alles. Angelegt werden Postfächer in der Web-Anwendung, in der App sind sie einsehbar.

Postfächer sind ab dem Paket Professional enthalten. Wer sie noch nicht braucht, arbeitet mit Etiketten und Zuweisung im gemeinsamen Posteingang. Wie die Kundendaten dabei über alle Kanäle zusammenlaufen, steht in unserem Beitrag zur zentralen Kontaktverwaltung.

In sechs Schritten einrichten

1. Entscheiden, wie viele Rufnummern. Im Zweifel mit einer starten. Eine zweite Nummer später hinzuzufügen ist einfacher, als eine bereits bewerbte Nummer wieder einzusammeln.
2. Unternehmensverifizierung anstoßen. Sie hebt die Rufnummerngrenze auf 20 und die Empfängerstufe auf 2.000. Das dauert, also früh beginnen.
3. Rufnummern registrieren. Pro Nummer Anzeigename festlegen und per Code bestätigen. Der Anzeigename sollte den Standort erkennbar machen, zum Beispiel „Muster Apotheke Nord“.
4. Pro Standort ein Postfach anlegen und filtern: nach Kanal bei eigenen Nummern, nach Etikett oder eigenem Feld bei einer gemeinsamen Nummer.
5. Team zuordnen. Mitarbeiter auf ihre Postfächer setzen, Vertretungen mit aufnehmen, damit im Urlaub niemand ausgesperrt ist.
6. Begrüßung, Auswahl und Abwesenheit einrichten und mit einer echten Anfrage testen: von einem privaten Handy schreiben und prüfen, ob die Unterhaltung im richtigen Postfach landet.

Wenn Sie beim ersten Schritt noch ganz am Anfang stehen, führt unser Beitrag zum WhatsApp-Unternehmensaccount durch die Grundeinrichtung.

Bestehende Filial-Handys übernehmen

Meistens gibt es schon etwas: pro Filiale ein Handy mit der WhatsApp Business App und Jahren an Verlauf darin. Diese Nummern müssen Sie nicht aufgeben. Mit Coexistence bleibt die App auf dem Filialhandy in Betrieb und die Nummer läuft gleichzeitig in der Plattform.

Vier Dinge sollten Sie dabei wissen:

• Bis zu 180 Tage Verlauf lassen sich übernehmen, Kontakte kommen mit Name und Nummer mit.
• Das Handy wird vollständig gespiegelt. Auch was jemand direkt in der App tippt, erscheint im gemeinsamen Posteingang. Zuweisung, Notizen und Antwortzeiten entstehen dagegen nur bei Antworten in der Plattform, deshalb sollte sich das Team auf einen Ort zum Antworten einigen.
• Das Handy muss mindestens alle 13 Tage benutzt werden, sonst fallen die verknüpften Geräte ab. An einer Nummer hängen bis zu fünf Geräte: das Haupt-Handy und bis zu vier verknüpfte, und die Plattform zählt als eines davon.
• Der Durchsatz ist niedriger: 20 Nachrichten pro Sekunde gegenüber 80 über die Cloud API. Für Filialbetrieb reicht das, für große Aktionen ist der Vollumstieg der bessere Weg.

Ein Detail für die Postfächer: der Verlaufsimport landet auf dem WhatsApp-Kanal und erscheint damit in jedem Postfach, das nach Kanal filtert. Etiketten setzt der Import nicht. Wer nach Etiketten filtert, muss die übernommenen Kontakte nachträglich kennzeichnen, von Hand oder beim Import über eine Spalte in der CSV-Datei.

Was kostet das bei mehreren Standorten?

Bei SendSeven kostet ein zusätzlicher Standort keine zusätzliche Grundgebühr. Alle Pakete enthalten unbegrenzt viele WhatsApp-Rufnummern, unbegrenzt viele Nutzer und alle acht Kanäle. Sie zahlen die feste Grundgebühr Ihres Pakets, ab 49 € im Monat im Paket Basic, in dem ein Nachrichtenkontingent enthalten ist. Postfächer und Automatisierungen gehören zum Paket Professional ab 79 € im Monat.

Wichtig für die Planung: das enthaltene Nachrichtenkontingent gilt für das Konto, nicht pro Filiale. Zehn Standorte teilen sich dasselbe Kontingent, so wie sie sich das Empfängerlimit teilen. Bei SendSeven rechnet Meta seine Nachrichtengebühren direkt und zum Listenpreis mit Ihnen ab. Für die Plattform gilt ein fester Preis pro Nachricht, kein Prozentsatz auf Metas Preisliste. Alle Zahlen stehen auf der Preisseite.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich eine WhatsApp-Nummer für mehrere Filialen nutzen?

Ja. Die Zuordnung zur Filiale passiert dann über die Begrüßung oder über ein Etikett am Kontakt, und jedes Filialteam sieht über sein Postfach nur die passenden Unterhaltungen.

Wie viele Rufnummern kann ich hinzufügen?

Neue Unternehmensportfolios starten bei zwei registrierten Rufnummern. Nach der Unternehmensverifizierung oder ab der Empfängerstufe 2.000 hebt Meta die Grenze automatisch auf 20 an. Braucht ein Unternehmen mehr Nummern, klären wir den Fall gemeinsam mit Meta. Alternativ laufen alle Filialen über eine Nummer und werden über Etiketten getrennt. SendSeven begrenzt nicht, wie viele Rufnummern Sie bei uns betreiben.

Brauche ich pro Filiale einen eigenen Vertrag?

Nein. Ein Konto trägt alle Standorte. Wer Filialen buchhalterisch vollständig trennen will, kann pro Standort einen eigenen Mandanten mit eigener Rechnung einrichten lassen.

Sieht die Filiale Nord die Unterhaltungen der Filiale Süd?

Nur wenn Sie es zulassen. Ein Postfach ist entweder für alle Teammitglieder sichtbar oder auf bestimmte Nutzer beschränkt, und zusätzlich lässt sich pro Mitarbeiter einstellen, ob er den gesamten Kontaktverlauf sieht.

Muss jede Filiale einzeln verifiziert werden?

Die Unternehmensverifizierung gilt für das Portfolio und damit für alle Standorte. Anzeigename und Rufnummernbestätigung fallen dagegen pro Rufnummer an.

Bekomme ich mit fünf Nummern fünfmal so viele Empfänger?

Nein. Das Empfängerlimit gilt seit dem 7. Oktober 2025 pro Unternehmensportfolio. Mehr Rufnummern erhöhen es nicht.

Fazit

Starten Sie mit einer Rufnummer, wenn Ihre Kunden Ihre Marke ansprechen, und mit einer Nummer pro Standort, wenn sie die Filiale ansprechen. Wichtiger als diese Entscheidung ist, dass die Nachrichten nicht mehr auf privaten Handys liegen: ein Posteingang, ein Postfach je Standort, klar geregelter Zugriff. Wie mehrere Mitarbeiter an derselben Nummer arbeiten, ohne sich in die Quere zu kommen, steht im Beitrag zum Team-Posteingang. Für einzelne Branchen haben wir eigene Seiten, etwa für Einzelhandel und Autohäuser.