İşe Alım Mesajlaşmasında KVKK: Aday Verileri, Opt-in ve Uyumluluk

WhatsApp'ı işe alımda kullanmak için yasal dayanak şart. Bu rehber işe alım sürecinde mesajlaşmanın KVKK gerekliliklerini açıklıyor: rıza, meşru menfaat, 6 aylık silme kuralı, veri işleme sözleşmesi.

Hukuki dayanaklar: rıza, meşru menfaat, sözleşme öncesi tedbirler

İşe alım mesajlaşmasında kişisel verilerin her işlenmesi KVKK madde 5 kapsamında bir hukuki dayanak gerektirir. Pratikte üç dayanak önem taşır:

1. Açık rıza (KVKK Madde 5/1)

İşe alım mesajlaşması için en sağlam hukuki dayanak — ancak en talepkâr olanı. Rıza şu özelliklere sahip olmalıdır: özgür iradeyle verilmiş, belirli, bilgilendirilmiş ve açık. Belgelenmiş ve her an geri alınabilir olmalıdır. Önceden işaretlenmiş kutu veya gizli gizlilik politikası maddesi geçerli rıza oluşturmaz. En iyi uygulama: adayın rıza verdiği şeyin açık ifadesiyle çift opt-in ve zaman damgalı, denetlenebilir kayıt.

2. Meşru menfaat (KVKK Madde 5/2-f)

Her mesaj için açık rıza gerekmeksizin doğrudan başvuru süreciyle ilgili iletişim için kullanılabilir. Meşru menfaatin geçerli olduğu örnekler: mülakat hatırlatıcıları (aday numarasını verdiğinde ve hatırlatıcı planlanmış randevuyla doğrudan ilgiliyse), aktif süreç sırasında durum güncellemeleri. Meşru menfaat bir denge testi gerektirir: iletişim kurma çıkarınız, adayın iletişime geçilmeme çıkarını geçmemeli. Bu denge testini belgeleyin.

3. Sözleşme öncesi tedbirler (KVKK Madde 5/2-c)

Adayın isteği üzerine sözleşme kurulmadan önce adımlar atmak için gerekli iletişime uygulanır — özünde başvuru sürecinin kendisi. Belge talepleri, değerlendirmeler ve mülakat planlaması bu dayanağa girer. Pazarlama mesajları ve aday havuzu broadcastları girmez.

Opt-in tasarımı: geçerli rızayı ne sağlar

İşe alım mesajlaşması için geçerli rıza beş gereksinimi karşılar:

1. Özgür iradeyle: ret, başvuruyu tamamlama koşulu olmamalı
2. Belirli: her kanal için ayrı rıza (e-posta, WhatsApp, SMS)
3. Bilgilendirilmiş: adayın kimin hangi amaçla iletişime geçeceğini anlaması
4. Açık: aktif eylem (tıklama, kutu işaretleme) — varsayılan rıza değil
5. Belgelenmiş: zaman damgası, kaynak, rıza metninin versiyonu

SendSeven her opt-ini değiştirilemez denetim kaydıyla kaydeder. Geri almalar anında işlenir ve iletişim tüm aktif listelerden ve kampanyalardan kaldırılır.

Saklama süreleri: 6 aylık kural

Aday verileri, başvuru sürecinin tamamlanmasından sonra maksimum 6 ay saklanabilir. Bu sürenin ardından silinmesi gerekir.

Uzun vadeli aday havuzundaki adaylar için her an geri alma hakkıyla birlikte ayrı, açık rıza gerekir.

SendSeven'da pratik uygulama:

• Kapalı başvurular için 6 ay sonra otomatik veri silme ayarlayın
• Aday havuzunda 6 ay eşiğine yaklaşan kişiler için yeniden rıza e-postası gönderin
• Analitik amaçlar için anonimleştirilmiş verileri arşivleyin (kişisel veri olmadan istatistikler)

Otomatik mesajlaşmada eşit muamele uyumluluğu

İş kanunu ve eşit muamele ilkesi otomatik işe alım mesajları için de geçerlidir:

• Korunan özelliklere (cinsiyet, yaş, köken, din) dayalı aday filtrelemesi veya önceliklendirmesi yok — yapay zeka chatbotunda da dahil
• Retler tarafsız ve ayrımcı kriterler içermeyen bir şekilde formüle edilmeli
• Otomatik mesajlar ayrımcı seçim kriterlerine işaret eden dil içermemeli
• Tüm süreç aşamaları kanıt amaçlı kayıt altına alınmalı

Veri İşleme Sözleşmesi (VİS) mesajlaşma sağlayıcınızla

Aday verilerini işleyen her hizmet sağlayıcı KVKK Madde 12 kapsamında bir Veri İşleme Sözleşmesi imzalamalıdır. SendSeven tüm müşterilere standart VİS sağlar.

Dikkat edilmesi gereken temel VİS unsurları:

• AB'de veri barındırma (SendSeven: Google Cloud AB, yapay zeka Frankfurt'ta)
• Üçüncü ülkelere veri transferi yok
• İletim ve depolamada şifreleme
• Denetim ve teftiş hakkı
• İhlal bildirimi prosedürü (72 saat)

Kontrol listesi: KVKK uyumlu işe alım mesajlaşması için 10 madde

1. ☐ Her iletişim kanalı için belgelenmiş hukuki dayanak
2. ☐ Denetim kaydıyla çift opt-in (tarih, kaynak, metin versiyonu)
3. ☐ Gizlilik politikası işe alım mesajlaşması bilgisini içeriyor
4. ☐ Kapalı başvurular için 6 ay sonra otomatik veri silme
5. ☐ Aday havuzunda uzun vadeli saklama için ayrı rıza
6. ☐ Mesajlaşma sağlayıcısıyla imzalanmış VİS (örn. SendSeven)
7. ☐ Sağlayıcıyla AB'deki veri barındırma onaylandı
8. ☐ Yapay zeka chatbotunda ayrımcı filtre yok
9. ☐ Tarafsız ret mesajı şablonları
10. ☐ Meşru menfaat dengesi testi belgelendi

Sonuç

KVKK ve WhatsApp işe alımda birlikte çalışabilir — ancak hukuki dayanak, opt-in tasarımı ve veri saklama konusunda bilinçli bir yaklaşım gerektirir. Bunu doğru yapan şirketler rekabetçi avantaj elde eder: daha hızlı iletişim, daha iyi aday deneyimi ve tam yasal uyumluluk.

SSS