Birden fazla şube için WhatsApp kurulumu

SendSeven Team, Editorial Team

Tüm şubeler için ortak bir WhatsApp numarası mı, yoksa şube başına ayrı bir numara mı? Hangi yolun ne zaman uygun olduğunu, Meta'nın kaç numaraya izin verdiğini, alıcı limitinin neden ortak geçerli olduğunu ve her şubenin yalnızca kendi görüşmelerini nasıl gördüğünü anlatıyoruz.

Tüm şubeler için tek numara mı, şube başına bir numara mı?

Müşterileriniz öncelikle markanızı tanıyorsa ve talepler konuya göre dağılıyorsa, servis, satış, teknik destek gibi, ortak bir numara seçin. Müşteriler doğrudan "kendi" şubesine ulaşmak istiyorsa, her şubenin kendi çalışma saatleri varsa ve ekipler ayrı çalışıyorsa, şube başına bir numara seçin. Teknik olarak ikisi de mümkündür ve ikisi de aynı gelen kutusunda toplanır. Fark, kurulumun ne kadar emek istediğinde ve bir talebin nereden geldiğini ne kadar net gördüğünüzde ortaya çıkar.

Bu soru, birden fazla adresi olan hemen her işletmede karşımıza çıkar: servisi ve satışı olan Yıldız Otomotiv gibi bir oto galerisi, iki şubesi olan Deniz Eczanesi gibi bir eczane, bir restoran zinciri, birden fazla stüdyo, ikinci ofisi olan Anadolu Emlak gibi bir emlak bürosu. Ve genellikle yanlış çözülür: şube başına özel bir cep telefonuyla. O zaman müşteri geçmişi başka kimsenin erişemediği cihazlarda kalır ve izin veya işten ayrılma durumunda tamamen kaybolur.

Ortak numaranın doğru seçim olduğu durumlar

Tüm işletme için tek bir numara, özellikle başlangıçta pragmatik standart seçenektir. Bir kez doğrulama yaparsınız, tek bir görünen ad yönetirsiniz ve her reklam, her etiket ve her click-to-WhatsApp bağlantısı aynı adrese yönlendirir. İlerde birden fazla numaraya geçerseniz bu numara ana numara olarak kalmaya devam eder.

Şubeye eşleştirmeyi bu durumda karşılama mesajı üstlenir. İlk temas şubeyi sorar, müşteri bir seçeneğe dokunur ve buradan kontakta bir etiket oluşur. Şubenin özel gelen kutusu daha sonra tam olarak bu etikete göre filtreler. Bu tür otomasyonlar Professional paketinden itibaren açılır; Basic paketi otomasyon içermeden gelen kutusu ve kampanyaları kapsar.

İkinci bir avantaj daha pratiktir: bildirim niteliğindeki mesajlar için şablonlar, tek bir numaraya değil WhatsApp Business Account'a bağlıdır. Böylece bir randevu hatırlatmasını yalnızca bir kez yazar ve Meta'ya yalnızca bir kez onaylatırsınız, aynı metni her şube için ayrı ayrı göndermenize gerek kalmaz.

Her şubenin kendi numarasına ihtiyaç duyduğu durumlar

Şube başına ayrı bir numaranın açıkça daha iyi çözüm olduğu üç durum vardır.

Birincisi: müşterileriniz şube bazında düşünür. "Kendi" şubesine yazan biri önce bir menüde gezinmek istemez. "Bu üründen var mı?" gibi kısa taleplerde her ara soru yanıt kaybettirir.

İkincisi: Google İşletme Profili'ni kullanıyorsunuz. Onaylanmış her şubenin kendi profili vardır ve orada WhatsApp'ı iletişim düğmesi olarak ekleyebilirsiniz. Düğme yalnızca mobil cihazlarda görünür ve önceden doldurulmuş bir metin mümkün değildir. Yani kaynağı belli olmayan açık bir soru gelir. Her profilde aynı numara varsa hangi şubenin kastedildiğini bilemezsiniz. Orada şube numarası varsa soru daha sorulmadan yanıtlanmış olur.

Üçüncüsü: ayrı sorumluluk. Şubeler kendi çalışma saatleri ve kendi yokluk mesajlarıyla bağımsız işletmeler gibi yönetiliyorsa, kendi numarası organizasyona daha uygun düşer. Zaman planları ve otomatik yanıtlar kanal bazında ayarlanır ve bir kanal tam olarak bir numaradır. Bu tür otomasyonlar Professional paketinden itibaren dahildir.

Meta kaç WhatsApp numarasına izin veriyor?

Yeni işletme portföyleri başlangıçta iki kayıtlı numarayla sınırlıdır. İşletmeniz doğrulandığında veya 2.000 alıcı seviyesine ulaştığınızda Meta bu sınırı otomatik olarak 20'ye çıkarır. Daha fazla numaraya ihtiyaç duyanlar, durumu bizimle ve Meta ile birlikte çözer. SendSeven numara sayınızı sınırlamaz.

Planlamada sayının kendisinden daha önemli iki ayrıntı vardır. Görünen ad numara başına belirlenir ve o numaranın WhatsApp profilinde görünür. Doğrulama da numara başına yapılır, SMS veya arama yoluyla gelen bir kodla. Beş şube numarası, tek değil beş küçük kurulum işlemi demektir. Kaynak: Meta'nın Business Phone Numbers dokümantasyonu.

Ve bir numara her zaman tam olarak bir yola aittir: ya telefondaki WhatsApp Business App'e ya da WhatsApp Business Platform'a. Aradaki düzenlenmiş yola Coexistence denir ve aşağıda anlatılmaktadır.

24 saatlik limit portföy başına geçerlidir, şube başına değil

WhatsApp'ın alıcı limiti, 24 saat içinde yeniden yazabileceğiniz benzersiz alıcı sayısını sayar. 7 Ekim 2025'ten bu yana bu limit numara başına değil, işletme portföyü başına geçerlidir. Beş şube numarası kontenjanınızı beşe katlamaz. Kademeler 250, doğrulamadan sonra 2.000, ardından otomatik olarak 10.000, 100.000 ve sınırsızdır.

Beklentinin en sık boşa çıktığı nokta burasıdır. Daha fazla pazarlama mesajı gönderebilmek için birden fazla numara açan kimse bir şey kazanmaz. Açık bir müşteri hizmeti penceresi içindeki yanıtlar sayılmaz, yalnızca devam eden bir görüşmenin dışında başlattığınız mesajlar söz konusudur. Müşterilerin önce yazdığı normal şube işleyişinde bu sınır neredeyse hiçbir zaman sorun olmaz. Kampanyalarda ve yayınlarda sorun hâline gelir. Kaynak: Meta'nın Messaging Limits dokümantasyonu.

Her şube yalnızca kendi görüşmelerini nasıl görür?

Asıl belirleyici unsur numaralarda değil, onların arkasındadır. SendSeven'da ortak gelen kutusunu özel gelen kutularına bölersiniz, örneğin "Kadıköy Şubesi", "Üsküdar Şubesi" ve "Servis". Her özel gelen kutusu kendi kurallarını alır:

• Kanallar: hangi numaraların ve e-posta bağlantılarının buraya aktığı. Aynı kanal birden fazla özel gelen kutusunda yer alabilir.
• Etiketler: ayarlanan etiketler üzerinden filtreleme, "bunlardan biri", "hepsi" ve "hiçbiri" modlarıyla.
• Özel alanlar: kontağın özel alanları üzerinden filtreleme, örneğin "şube Kadıköy".

Bu filtreler sürekli olarak değerlendirilir. Biri kontakta farklı bir etiket ayarlarsa görüşme, siz herhangi bir şey yapmadan otomatik olarak doğru özel gelen kutusuna geçer. Erişimde birbirinden bağımsız iki eksen vardır: bir özel gelen kutusu ya tüm ekip üyelerine açıktır ya da yalnızca belirli kullanıcılara özeldir, ayrıca her çalışan için tüm kontak geçmişini mi yoksa yalnızca kendi özel gelen kutularındaki görüşmeleri mi göreceğini ayrı ayrı belirlersiniz. Sahipler ve yöneticiler her zaman her şeyi görür. Özel gelen kutuları web uygulamasında oluşturulur, uygulamada ise görüntülenebilir.

Özel gelen kutuları Professional paketinden itibaren dahildir. Buna henüz ihtiyacı olmayanlar, ortak gelen kutusunda etiketler ve atama ile çalışır. Müşteri verilerinin tüm kanallarda nasıl birleştiği, merkezi kişi yönetimi hakkındaki yazımızda anlatılıyor.

Altı adımda kurulum

1. Kaç numaraya ihtiyacınız olduğuna karar verin. Şüpheniz varsa tek numarayla başlayın. Sonradan ikinci bir numara eklemek, zaten tanıtımı yapılmış bir numarayı geri toplamaktan daha kolaydır.
2. İşletme doğrulamasını başlatın. Bu, numara sınırını 20'ye ve alıcı seviyesini 2.000'e çıkarır. Süreç zaman alır, o yüzden erken başlayın.
3. Numaraları kaydedin. Her numara için bir görünen ad belirleyin ve bir kodla doğrulayın. Görünen ad şubeyi tanınabilir kılmalı, örneğin "Deniz Eczanesi Kadıköy".
4. Her şube için bir özel gelen kutusu oluşturun ve filtreleyin: kendi numaraları olan şubelerde kanala göre, ortak numarada ise etikete veya özel alana göre.
5. Ekibi atayın. Çalışanları kendi özel gelen kutularına yerleştirin, izin dönemlerinde kimsenin dışarıda kalmaması için vekaletleri de dahil edin.
6. Karşılama, seçim ve yokluk mesajlarını ayarlayın ve gerçek bir talep ile test edin: özel bir telefondan yazın ve görüşmenin doğru özel gelen kutusuna düşüp düşmediğini kontrol edin.

İlk adımda henüz en baştaysanız, WhatsApp işletme hesabı hakkındaki yazımız temel kurulum boyunca yol gösterir.

Mevcut şube telefonlarını devralma

Çoğu zaman zaten bir şeyler vardır: her şubede WhatsApp Business App'in kurulu olduğu ve içinde yıllara dayanan bir geçmişin bulunduğu bir telefon. Bu numaralardan vazgeçmenize gerek yok. Coexistence ile uygulama şube telefonunda çalışmaya devam eder ve numara aynı anda platformda da işler.

Bu konuda bilmeniz gereken dört şey vardır:

• 180 güne kadar geçmiş devralınabilir, kontaklar isim ve numarasıyla birlikte gelir.
• Telefon tamamen yansıtılır. Birinin doğrudan uygulamaya yazdığı şeyler bile ortak gelen kutusunda görünür. Buna karşılık atama, notlar ve yanıt süreleri yalnızca platform üzerinden verilen yanıtlarda oluşur, bu yüzden ekibin nereden yanıt vereceği konusunda anlaşması gerekir.
• Telefon en az 13 günde bir kullanılmalıdır, aksi hâlde bağlı cihazların bağlantısı kesilir. Bir numaraya en fazla beş cihaz bağlanabilir: ana telefon ve en fazla dört bağlı cihaz, platform da bunlardan biri olarak sayılır.
• Verim daha düşüktür: Cloud API üzerinden 80'e karşılık saniyede 20 mesaj. Şube işleyişi için bu yeterlidir, büyük kampanyalar için tam geçiş daha iyi bir yoldur.

Özel gelen kutuları için bir ayrıntı: geçmiş içe aktarımı WhatsApp kanalına düşer ve böylece kanala göre filtreleyen her özel gelen kutusunda görünür. İçe aktarma etiket koymaz. Etikete göre filtreleyenlerin, devralınan kontakları sonradan işaretlemesi gerekir, elle veya içe aktarma sırasında CSV dosyasındaki bir sütun üzerinden.

Birden fazla şubeyle maliyet ne kadar tutar?

SendSeven'da ek bir şube, ek bir temel ücrete yol açmaz. Tüm paketler sınırsız sayıda WhatsApp numarası, sınırsız kullanıcı ve sekiz kanalın tamamını içerir. Paketinizin sabit temel ücretini ödersiniz, bir mesaj kontenjanının dahil olduğu Basic paketinde aylık 49 €'dan başlar. Özel gelen kutuları ve otomasyonlar, aylık 79 €'dan başlayan Professional paketine dahildir.

Planlama için önemli bir nokta: dahil olan mesaj kontenjanı şube başına değil, hesap başına geçerlidir. On şube, alıcı limitini paylaştığı gibi aynı kontenjanı da paylaşır. SendSeven'da Meta, mesaj ücretlerini doğrudan ve liste fiyatı üzerinden sizinle hesaplaşır. Platform için mesaj başına sabit bir fiyat geçerlidir, Meta'nın fiyat listesine eklenen bir yüzde değil. Tüm rakamlar fiyatlar sayfasında yer alır.

Sıkça sorulan sorular

Tek bir WhatsApp numarasını birden fazla şube için kullanabilir miyim?

Evet. Şubeye eşleştirme bu durumda karşılama mesajı veya kontakta konulan bir etiket üzerinden yapılır ve her şube ekibi kendi özel gelen kutusu üzerinden yalnızca ilgili görüşmeleri görür.

Kaç numara ekleyebilirim?

Yeni işletme portföyleri iki kayıtlı numarayla başlar. İşletme doğrulamasından sonra veya 2.000 alıcı seviyesinden itibaren Meta bu sınırı otomatik olarak 20'ye çıkarır. Bir işletmenin daha fazla numaraya ihtiyacı varsa, durumu Meta ile birlikte çözüyoruz. Alternatif olarak tüm şubeler tek bir numara üzerinden çalışabilir ve etiketlerle ayrılabilir. SendSeven, bizde kaç numara işlettiğinizi sınırlamaz.

Her şube için ayrı bir sözleşmeye ihtiyacım var mı?

Hayır. Tek bir hesap tüm şubeleri kapsar. Şubeleri muhasebe açısından tamamen ayırmak isteyenler, her şube için kendi faturasıyla ayrı bir kiracı kurdurabilir.

Kadıköy Şubesi, Üsküdar Şubesi'nin görüşmelerini görebilir mi?

Yalnızca siz izin verirseniz. Bir özel gelen kutusu ya tüm ekip üyelerine açıktır ya da belirli kullanıcılarla sınırlıdır, ayrıca her çalışan için tüm kontak geçmişini görüp göremeyeceği ayrı ayrı ayarlanabilir.

Her şube ayrı ayrı doğrulanmalı mı?

İşletme doğrulaması portföy için, dolayısıyla tüm şubeler için geçerlidir. Görünen ad ve numara doğrulaması ise numara başına yapılır.

Beş numarayla beş kat daha fazla alıcıya mı ulaşırım?

Hayır. Alıcı limiti, 7 Ekim 2025'ten bu yana işletme portföyü başına geçerlidir. Daha fazla numara bu limiti artırmaz.

Sonuç

Müşterileriniz markanıza yazıyorsa tek bir numarayla, şubeye yazıyorsa şube başına bir numarayla başlayın. Bu karardan daha önemlisi, mesajların artık özel telefonlarda durmamasıdır: bir gelen kutusu, şube başına bir özel gelen kutusu, net biçimde tanımlanmış erişim. Birden fazla çalışanın aynı numarada birbirine karışmadan nasıl çalıştığı, ekip gelen kutusu hakkındaki yazımızda anlatılıyor. Tek tek sektörler için de kendi sayfalarımız var, örneğin perakende ve oto bayileri için.