WhatsApp Nachricht planen: zeitversetzt senden mit App, Business App und API

SendSeven Team, Editorial Team

In WhatsApp selbst gibt es keinen Button für geplante Nachrichten. Dieser Leitfaden zeigt, was die Business App zeitlich steuern kann, warum Sie auf Planungs-Apps von Drittanbietern verzichten sollten und wie Sie Erinnerungen, Geburtstagsgrüße und Kampagnen über die Business Platform zeitversetzt senden.

Kann man in WhatsApp eine Nachricht planen?

Kurz: nicht in der normalen App. Das WhatsApp Help Center beschreibt keine Funktion, mit der Sie eine Chatnachricht für später einplanen. Wer also am Sonntagabend die Erinnerung für Montag früh tippen will, muss sie bisher am Montag früh abschicken.

Drei Wege gibt es trotzdem, je nachdem, was Sie vorhaben:

• WhatsApp Business App: Abwesenheitsnachricht nach Zeitplan. Das ist eine automatische Antwort, kein geplanter Versand.
• Business-Broadcasts in der Business App: planbar und kostenpflichtig, aber nur in ausgewählten Ländern verfügbar.
• WhatsApp Business Platform: Eine Plattform wie SendSeven verwaltet den Zeitpunkt und schickt die Nachricht über die API ab.

Was die WhatsApp Business App zeitlich steuern kann

Die Business App bringt drei Helfer mit, die oft für eine Planungsfunktion gehalten werden:

Keine dieser Funktionen schickt eine Nachricht zu einem Zeitpunkt, den Sie festlegen, an einen Kunden, der Ihnen gerade nicht schreibt. Genau das brauchen Sie aber für Erinnerungen, Glückwünsche und Angebote.

Business-Broadcasts sind die Ausnahme: ein bezahlter Massenversand direkt aus der Business App, den Sie planen können. Das Handy muss zum geplanten Zeitpunkt online sein, und die Funktion gibt es nur in ausgewählten Ländern. Den Status zu planen beschreibt das Help Center nicht.

Warum Sie auf Planungs-Apps von Drittanbietern verzichten sollten

Im App-Store finden Sie Apps und Handy-Automatisierungen, die versprechen, WhatsApp-Nachrichten zu einer bestimmten Uhrzeit abzuschicken. Für private Glückwünsche mag das reizen. Für Ihr Unternehmen ist es keine gute Idee:

• Meta beschreibt diese Wege nirgends. Ob sie mit den Nutzungsbedingungen von WhatsApp vereinbar sind, ist offen.
• Solche Apps brauchen meist weitreichenden Zugriff auf Ihr Handy und Ihre Chats, also auch auf Kundendaten.
• Sie hängen am Handy. Ist der Akku leer oder die App aktualisiert, bleibt die Erinnerung liegen.

Der saubere Weg führt über die offizielle WhatsApp Business Platform. Wie Sie dorthin wechseln, ohne Ihre Nummer zu verlieren, zeigt der Beitrag Umstieg von der Business App auf die API mit Coexistence.

Zeitversetzt senden über die WhatsApp Business Platform

Auch die API kennt keinen Zeitpunkt in der Zukunft. Der Endpunkt zum Senden schickt jede Nachricht sofort ab (Meta-Dokumentation zum Senden). Den geplanten Versand übernimmt die Software, die die API nutzt: Sie merkt sich Empfänger, Inhalt und Zeitpunkt und sendet im richtigen Moment.

Dabei gelten zwei Regeln von Meta:

1. Template außerhalb des 24-Stunden-Fensters. Hat der Kunde Ihnen in den letzten 24 Stunden nicht geschrieben, dürfen Sie nur ein freigegebenes Template senden. Ein geplanter Versand ist deshalb fast immer ein Template-Versand. Mehr dazu im Glossar unter 24-Stunden-Fenster.
2. Einwilligung für Marketing. Angebote und Aktionen schicken Sie nur an Kontakte mit Opt-in. Für reine Service-Infos wie eine Terminerinnerung gibt es Utility-Templates.

Die Freigabe eines Templates dauert meist nur Minuten. Planen Sie trotzdem einen Puffer ein, bevor die erste geplante Nachricht rausgehen soll. Mit dem WhatsApp-Template-Generator entwerfen Sie die Vorlage vorab.

So planen Sie Nachrichten mit dem SendSeven Planer

Der Planer von SendSeven kennt drei Arten von Zeitplänen:

• Einmalig: etwa eine Erinnerung am Tag vor dem Termin.
• Wiederkehrend: etwa jeden ersten Montag im Monat oder jedes Quartal.
• Geburtstag: der Gruß geht in der Zeitzone des Kontakts raus, auch über die Zeitumstellung hinweg.

Geplant senden können Sie auf sechs Kanälen: WhatsApp, E-Mail, SMS, Telegram, Messenger und Instagram. Live Chat gehört nicht dazu.

1. Template vorbereiten. Für WhatsApp legen Sie ein Template an und lassen es freigeben.
2. Zeitplan wählen. Einmalig, wiederkehrend oder zum Geburtstag.
3. Empfänger und Kanal festlegen. Ein Kontakt, eine Liste oder ein Segment.
4. Optional einen Flow starten. Statt einer einzelnen Nachricht kann der Zeitplan einen Flow auslösen, etwa eine Erinnerung mit den Buttons „Passt“ und „Verschieben“, die je nach Antwort weitergeht.

Geplante Nachrichten werden wie normale Nachrichten abgerechnet, ein Zusatzmodul gibt es nicht. Den Planer gibt es ab dem Professional-Paket (79 € im Monat) oder mit API Only (ab 9 € pro Kanal und Monat) über die API. Für Entwickler gibt es dazu einen eigenen Guide zur Scheduler-API in der Dokumentation.

Kampagnen planen: ein Termin für viele Empfänger

Wenn viele Kunden zur selben Zeit dieselbe Nachricht bekommen sollen, ist eine Kampagne der richtige Weg. Statt „Kampagne senden“ wählen Sie „Planen“ und legen den Zeitpunkt fest. Mit der Aufwärmphase verteilt SendSeven eine große Kampagne über mehrere Tage, in der Zeitzone der Kampagne. Das hilft, solange Ihr Messaging-Limit noch niedrig ist.

Geplanter Versand von Kampagnen ist Teil des Professional-Pakets. Im Basic-Paket starten Sie Kampagnen von Hand.

Einzelne Nachricht aus der Kontaktkarte planen

Manchmal geht es nur um einen Kunden. Template-Nachrichten lassen sich direkt aus der Kontaktkarte für später planen. Das klappt auch aus der HubSpot-Kontaktkarte, wenn Sie HubSpot angebunden haben.

Drei Beispiele aus dem Alltag

Der Friseursalon (Beispiel, kein echter Kunde). Beim Buchen legt die Rezeption eine Erinnerung für den Vortag um 10 Uhr an. Die Kundin bekommt: „Hallo Sandra, morgen um 14 Uhr sehen wir uns zum Färben. Passt es noch?“ Mit zwei Buttons. Tippt sie auf „Verschieben“, landet der Chat bei der Rezeption. Mehr zu Erinnerungen, die Ausfälle verhindern, im Beitrag Terminerinnerungen per SMS.

Das Fitnessstudio (Beispiel, kein echter Kunde). Eine Geburtstagsregel schickt jedem Mitglied mit Einwilligung um 9 Uhr einen Gruß mit einem Gutschein für ein Probetraining für Freunde. Niemand im Team muss an Geburtstage denken, und der Gruß kommt in der Zeitzone des Mitglieds morgens an.

Der Hausverwalter (Beispiel, kein echter Kunde). Eine wiederkehrende Regel erinnert die Eigentümer jedes Quartal per E-Mail und WhatsApp an das Ablesen der Zähler. Einmal eingerichtet, läuft das jedes Quartal von selbst.

Was kostet geplanter Versand?

Geplant oder sofort macht beim Preis keinen Unterschied. Meta rechnet pro zugestellter Nachricht ab. In Deutschland kostet ein Utility-Template, etwa eine Terminerinnerung, 0,0456 €, ein Marketing-Template 0,1131 € (Stand Oktober 2026, Meta-Preisliste).

Bei SendSeven sind 2.500 Nachrichten im Paket enthalten, jede weitere kostet 0,02 €. Der Planer steckt ab dem Professional-Paket (79 € im Monat) mit drin. Was sich für Ihr Unternehmen lohnt, rechnen Sie mit dem WhatsApp-Kostenrechner nach. Alle Pakete finden Sie auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Kann man bei WhatsApp eine Nachricht planen?

In der normalen WhatsApp App nicht. Das Help Center beschreibt keine Funktion, um Chatnachrichten für später einzuplanen. Zeitversetzt senden Sie über die WhatsApp Business Platform mit einer Software, die den Zeitpunkt verwaltet.

Wie plane ich eine Nachricht in der WhatsApp Business App?

Die Business App plant nur Abwesenheitsnachrichten nach Zeitplan, etwa außerhalb der Geschäftszeiten. Das sind automatische Antworten. Bezahlte Business-Broadcasts lassen sich planen, sind aber nur in ausgewählten Ländern verfügbar.

Kann ich den WhatsApp Status planen?

Das WhatsApp Help Center beschreibt keine Funktion, um den Status zu planen. Auch über die API lässt sich der Status nicht planen, und SendSeven bietet das nicht an.

Muss mein Handy zum Versandzeitpunkt online sein?

Bei der Abwesenheitsnachricht und bei Business-Broadcasts in der Business App ja. Über die WhatsApp Business Platform nicht: Den Versand übernimmt die Plattform, Ihr Handy spielt dabei keine Rolle. Das gilt auch für Coexistence-Nummern, die Sie parallel in der Business App nutzen. Dort muss das Handy aber mindestens alle 13 Tage benutzt werden, sonst bricht die Verbindung ab und muss über das Handy neu hergestellt werden.

Warum brauche ich für geplante WhatsApp Nachrichten ein Template?

Außerhalb des 24-Stunden-Fensters erlaubt Meta nur freigegebene Templates. Weil ein geplanter Versand meist an Kunden geht, die Ihnen gerade nicht geschrieben haben, braucht er fast immer ein Template. Die Freigabe dauert meist nur Minuten.

Kann ich Geburtstagsnachrichten automatisch per WhatsApp senden?

Ja, mit dem SendSeven Planer und einer Geburtstagsregel. Der Gruß geht in der Zeitzone des Kontakts raus. Enthält er ein Angebot, ist er Marketing und braucht eine Einwilligung des Kontakts.

Welches SendSeven-Paket brauche ich für geplante Nachrichten?

Den Planer und geplante Kampagnen gibt es ab dem Professional-Paket für 79 € im Monat oder mit API Only ab 9 € pro Kanal und Monat über die API. Im Basic-Paket starten Sie Kampagnen von Hand.

Fazit und nächste Schritte

WhatsApp selbst kann keine Chatnachrichten planen, und die Business App steuert nur automatische Antworten. Wer Erinnerungen, Glückwünsche oder Kampagnen zeitversetzt senden will, braucht die WhatsApp Business Platform und eine Software, die den Zeitpunkt verwaltet. Mit freigegebenem Template und Einwilligung läuft das zuverlässig, ohne dass jemand im Team zur richtigen Minute auf „Senden“ tippt.

Ihre nächsten 3 Schritte

1. SendSeven kostenlos testen: 14 Tage, keine Kreditkarte.

2. WhatsApp Business API verbinden und das erste Template freigeben lassen.

3. Im Planer die erste Erinnerung oder Geburtstagsregel anlegen.

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