WhatsApp para corredores de seguros: conserva la app y suma al equipo

SendSeven Team, Editorial Team

Tus clientes ya te escriben por WhatsApp, pero todo llega al móvil del titular. Cómo una correduría lleva el mismo número a una bandeja de entrada compartida con Coexistence, qué no funciona y qué gana la protección de datos.

Por qué los corredores de seguros ya están en WhatsApp

Si los corredores de seguros deben usar WhatsApp ya no es una pregunta abierta. Los clientes, sencillamente, escriben: una foto del golpe en el coche, la duda de dónde ha quedado el recibo, un «¿Le viene bien el jueves?». Casi siempre llega a la app de WhatsApp Business, al móvil del titular.

Las cifras generales apuntan en la misma dirección. Según la nota de prensa de IAB Spain sobre su estudio de redes sociales 2026, del 19 de mayo de 2026, WhatsApp registra «94% de penetración mensual y un 97% de uso diario», y el 86 % de los internautas de entre 12 y 75 años usa redes sociales. Son datos de la población general, no de los clientes de una correduría. El registro de la DGSFP recoge más de 3.400 corredores y sociedades de correduría (datos provisionales a 21 de noviembre de 2025, según el informe estadístico anual de mediación 2024).

No hemos encontrado un estudio español sobre el canal que prefieren los clientes de un corredor, y no ponemos cifras donde no las hay. El teléfono, el email y la cita siguen siendo la base, y la mensajería los complementa.

Como proveedor de mensajería decimos lo mismo: el mensaje no sustituye ni la llamada ni la reunión, las completa donde son más débiles. Un mensaje a las 7:30 que se contesta a las 8:15 ahorra a las dos partes el ping-pong de llamadas.

El canal ya funciona. Lo que queda abierto es cómo se organiza dentro de la oficina. Nuestra guía de comunicación con clientes para corredores de seguros explica cómo ordena una correduría toda su comunicación, y la página del sector para corredurías de seguros recoge funciones y ejemplos.

El riesgo real: un móvil, una persona

El riesgo rara vez es WhatsApp. Es el único móvil en el que corre la app de WhatsApp Business y la única persona que lo lleva en el bolsillo. Tres escenas conocidas:

• Vacaciones. Javier Ardanuy, titular de Ardanuy Seguros, pasa dos semanas de vacaciones en Grecia. El lunes una clienta le escribe que su autocaravana tiene daños por granizo en un camping de los Pirineos. Marta, la asistente de gestión, podría registrar el siniestro enseguida, pero el mensaje y las fotos están en un móvil que descansa en la habitación del hotel. Se entera el jueves, cuando la clienta llama al teléfono fijo para preguntar por qué nadie contesta.
• Enfermedad. El titular falta una semana y el móvil se ha quedado en casa. En la oficina nadie sabe qué clientes esperan respuesta.
• Cambio de personal. La compañera que llevó el móvil durante años se marcha. Con el aparato se van los acuerdos: a quién se le prometió una cita, quién iba a mandar un documento. Y si el móvil se estropea sin copia de seguridad reciente, el historial se pierde con él.

Queda la pregunta de toda oficina: ¿quién prometió qué al cliente? En un móvil solo no hay asignación, ni nota interna, ni vista de las consultas abiertas. Tampoco lo resuelven WhatsApp Web y la app de escritorio: varias personas escriben en el mismo chat, sin bandeja común.

Consejo práctico: revisa qué contactos tiene la app de WhatsApp Business en el móvil. Al conectar, llegan a la bandeja compartida con nombre y número, y en un aparato de uso mixto los números privados se mezclan con los de clientes. Aclara este punto antes de conectar.

¿Qué es WhatsApp Coexistence?

WhatsApp Coexistence significa usar la app de WhatsApp Business y la API en paralelo con el mismo número. El móvil con la app se queda como está. Además, conectas el número, mediante un proceso oficial de Meta, con una plataforma como SendSeven, y tu equipo trabaja desde una bandeja de entrada compartida. Un número, dos accesos. Meta ofrece esta función en el EEE, la UE y el Reino Unido desde el 23 de octubre de 2025. La otra variante, en la que el número pasa por completo a la API y la app se cierra, es Full API.

• Requisitos: la app de WhatsApp Business en la versión 2.24.17 o posterior y un portfolio empresarial de Meta para tu correduría.
• Consentimiento: al conectar aceptas tú, como empresa. Tus clientes no confirman nada.
• Historial: tus chats 1:1 de hasta los últimos 180 días llegan a la bandeja, y los archivos multimedia, como las fotos, de hasta los últimos 14 días. Si el historial se traspasa lo decides una sola vez al conectar; después ya no se puede cambiar.
• Contactos: tus contactos de WhatsApp llegan a la bandeja con nombre y número.
• Sincronización: las respuestas escritas en el móvil aparecen en la bandeja, y lo que escribe el asistente de gestión desde la bandeja lo ve el titular en la app.
• Tamaño del equipo: desde una correduría de dos personas hasta empresas con varios cientos de empleados.

Para tus clientes no cambia nada. Escriben al mismo número, ven el mismo nombre del remitente y no instalan ni confirman nada. Para la señora Ortega, cada respuesta viene de Ardanuy Seguros, la escriba Javier en el móvil o Marta en la bandeja.

La comparativa de la app, la API y Coexistence muestra cuándo basta la app sola y cuándo compensa Full API.

Lo que tu equipo puede hacer de más con Coexistence

Con el número conectado, el móvil de la correduría pasa a ser una herramienta de oficina. El titular no aprende nada nuevo; el asistente de gestión gana acceso.

¿Pueden varios empleados responder desde el mismo número de WhatsApp?

Sí. En la bandeja de entrada compartida trabajan titular, asistente de gestión y compañeros sobre el mismo número, cada uno con su propio acceso. Un mensaje nuevo se asigna a una persona, se ordena con etiquetas, por ejemplo siniestro o contrato, y se completa con una nota interna que el cliente nunca ve. El titular sigue respondiendo desde el móvil y sus respuestas quedan en el mismo historial.

Además hay herramientas que la app de WhatsApp Business no tiene por sí sola:

• Plantillas fuera de la ventana de 24 horas. Cuando un cliente escribe, puedes responderle libremente desde SendSeven durante 24 horas. Pasado ese tiempo, envías una plantilla aprobada por Meta, por ejemplo la invitación a la revisión anual. La aprobación suele tardar minutos y, si Meta la revisa a mano, hasta 24 horas. La ventana de 24 horas solo afecta a los mensajes enviados desde SendSeven: en la app, el titular escribe libremente y sus mensajes siempre llegan.
• Botones en lugar de preguntas de vuelta. Desde SendSeven envías mensajes interactivos con botones como «Pedir cita». La clienta pulsa una vez en lugar de escribir una frase.
• Campañas a clientes de cartera, solo con opt-in. La invitación a la revisión anual sale como campaña a un segmento de tus clientes. Un mensaje proactivo así presupone el consentimiento documentado de cada destinatario, y tener a alguien en la agenda de la app no es consentimiento. Cómo recogerlo con orden, lo muestran nuestras estrategias de opt-in para WhatsApp.
• Exportación para el expediente del cliente. Cada chat se exporta en PDF o ZIP y se archiva junto al expediente. El artículo sobre chats y consentimientos en el expediente del cliente cuenta cómo se ve en el día a día.
• Más canales en la misma bandeja. También llegan los emails y los mensajes del Live Chat de tu web. En total, SendSeven conecta ocho canales: WhatsApp, SMS, email, Instagram, Messenger, Live Chat, Telegram y notificaciones push.
• Agente de IA en el mismo número, desde Professional. Un agente de IA con tu base de conocimiento responde a las preguntas repetidas, por ejemplo qué documentación hace falta tras un siniestro, también a las 21:00. Se presenta como IA y, si el cliente lo pide, pasa la conversación a tu equipo con un botón. El asesoramiento sigue siendo cosa de tu equipo; dónde está el límite lo explica IA para corredores de seguros.

¿Qué no funciona con Coexistence?

Coexistence tiene límites, y conviene conocerlos antes de dar el paso. La mayoría afectan a funciones de la app que en una correduría rara vez importan. Dos merecen atención: los grupos quedan fuera y el móvil debe seguir en uso.

Qué confirma la documentación de Meta y qué es un hecho de producto de SendSeven: la página de Meta sobre el onboarding recoge el historial de 180 días, los archivos de 14 días, la versión mínima de la app, los grupos, las apps de Windows y Wear OS y el límite de 20 mensajes por segundo. El resto de filas, como los 13 días, las listas de difusión o los Flows, describen cómo funciona la conexión en SendSeven.

La regla de los 13 días toca la escena de las vacaciones: quien se va tres semanas abre la app al menos una vez cada 13 días o deja el móvil en la oficina, donde alguien lo abra. Y quien manda hoy sus felicitaciones de Navidad por una lista de difusión, las planifica como campaña a clientes con opt-in.

Protección de datos con Coexistence: lo que aporta la bandeja compartida

¿Es WhatsApp con Coexistence conforme al RGPD?

Ninguna herramienta hace por sí sola que una correduría cumpla el RGPD. Eso depende de lo que la correduría escribe, a quién y con qué base legal. La bandeja compartida aporta estructura. SendSeven cumple el RGPD, está alojado en la UE (Fráncfort) y tus datos se transmiten y almacenan cifrados. El contrato de encargo del tratamiento (DPA) se ofrece en todos los planes y se puede descargar en cualquier momento. WhatsApp sigue siendo un servicio de Meta: los mensajes pasan por su infraestructura, en la app y en la API, y Meta también trata datos fuera de la UE. Si eso encaja con tu correduría, lo valoras tú con asesoramiento.

Sobre todo, la bandeja compartida pone orden: los chats ya no están en un móvil, sino en un sistema con reglas claras.

• Accesos por usuario en lugar de pasarse el móvil. Cada persona tiene su propio acceso, con un rol que define qué puede ver y hacer.
• Las conversaciones se quedan en la correduría. Si alguien se va o un móvil se estropea, los chats siguen en la bandeja, sin límite de tiempo en todos los planes con bandeja de entrada.
• Opt-ins y conversaciones documentados con fecha y hora. Cuándo dio su consentimiento un cliente y qué se habló queda guardado de forma trazable, no en la memoria de un teléfono.
• Exportación en PDF o ZIP. Para el expediente del cliente o para atender una solicitud de acceso.

La base es el Reglamento general de protección de datos (RGPD). Qué significa para la mensajería de empresa en detalle lo resume nuestro glosario sobre RGPD y mensajería.

Esto es información general, no asesoramiento jurídico. Consulta los detalles con tu asesor jurídico, tu consultor de cumplimiento o tu delegado de protección de datos.

Qué no tiene sitio en el chat

Dos tipos de datos no tienen sitio en el chat, ni en la app ni en la bandeja:

• Datos de salud. Para un seguro de vida, de salud, de accidentes o de invalidez, el cuestionario pregunta por enfermedades previas y tratamientos. Esos datos de salud se definen en el artículo 4 del RGPD, y el artículo 9 los incluye entre las categorías especiales de datos personales.
• Números completos de tarjeta, de cuenta bancaria o de documento de identidad. La política de mensajería de WhatsApp Business de Meta prohíbe a las empresas pedir esos números por WhatsApp.

El camino mejor es un enlace. Manda por el chat un enlace a tu área de clientes o a una subida segura, y recoge allí los datos. En el chat solo queda: «Las preguntas de salud las encontrará en el área de clientes; le aviso en cuanto esté todo.» Para eso sirve la nota interna de la imagen de más arriba: para que nadie del equipo pregunte por WhatsApp por costumbre. Si un cliente envía esos datos por iniciativa propia, respóndele con el enlace y acuerda en la oficina cómo tratar el mensaje.

Pasar a Coexistence en cinco pasos

El cambio sigue el proceso oficial de Meta y no exige conocimientos técnicos. Aclara antes en la oficina quién contesta qué chats, o titular y asistente de gestión responderán los dos al mismo mensaje la primera semana.

1. Actualizar la app. En el móvil debe estar instalada la app de WhatsApp Business en la versión 2.24.17 o posterior, mejor la más reciente.
2. Conectar WhatsApp en SendSeven. Abre Ajustes > Canales conectados y elige WhatsApp. En la ventana de Meta, elige la opción para un número que ya se usa en la app de WhatsApp Business; la otra lleva a Full API y la app se cierra. Si tu correduría aún no tiene un portfolio empresarial en Meta, créalo aquí.
3. Introducir el número. Escribe el número de tu app de WhatsApp Business. Meta muestra un código y un código QR y, a la vez, en la app llega un mensaje de la cuenta oficial de empresa de Meta. No necesitas un código de verificación por SMS.
4. Confirmar en la app. Abre ese mensaje, pulsa el botón para confirmar la conexión y después el de conectar con la plataforma de WhatsApp Business. Introduce el código o escanea el código QR.
5. Compartir el historial e invitar al equipo. Meta pregunta si tus chats 1:1 de hasta los últimos 180 días deben pasar a la bandeja. Recomendamos que sí; si no, tu equipo empieza sin antecedentes. La sincronización se hace en segundo plano y puede tardar hasta 24 horas. Después invitas a la bandeja a tu asistente de gestión y a tus compañeros.

Los datos clave sobre la app y la API los reúne nuestra guía de WhatsApp.

En resumen, Coexistence convierte WhatsApp en una herramienta de toda la oficina, en lugar de un asunto privado del titular. Los clientes siguen escribiendo al mismo número. Lo nuevo es que en vacaciones contesta alguien, que todos ven qué está prometido y que el historial se queda en la oficina cuando se va un móvil o una persona.

Preguntas frecuentes

¿Puedo conservar mi número de WhatsApp actual?

Sí. Con Coexistence, el número sigue activo en la app de WhatsApp Business del móvil y queda conectado a la bandeja compartida. Tus clientes escriben al mismo número y ven el mismo nombre del remitente. No necesitas un número nuevo ni avisar a nadie.

¿Qué pasa con mis conversaciones anteriores?

Tus chats siguen en la app tal como están. A la bandeja pasan, si lo eliges, tus chats 1:1 de hasta los últimos 180 días y los archivos multimedia de hasta los últimos 14 días. Lo decides una sola vez al conectar. Los grupos se quedan en la app.

¿Cuánto cuesta Coexistence?

Coexistence está disponible desde el plan Basic, por 49 €/mes, con 2.500 mensajes incluidos, 0,02 € por mensaje adicional, sin cuota por usuario y con cancelación mensual. Los agentes de IA están disponibles desde Professional (79 €/mes). Además, desde el 1 de octubre de 2026 Meta cobra una tarifa por cada mensaje enviado desde SendSeven, salvo los primeros 1.000 de servicio por número y mes; los entrantes no llevan tarifa. Según Meta, los mensajes escritos en la app no llevan tarifa. La tarifa de SendSeven se aplica igualmente. Más información en Precios de WhatsApp 2026 y en la página de precios.

¿Puedo deshacerlo?

Sí, en cualquier momento y por tu cuenta. En los ajustes de la app de WhatsApp Business, en la cuenta, está la opción de la plataforma de WhatsApp Business, desde la que se desconecta. La app sigue funcionando con normalidad y tu número sigue siendo tuyo.

Fuentes

• IAB Spain: nota de prensa IAB Spain presenta estudio RRSS 2026, 19 de mayo de 2026
• DGSFP: Informe estadístico anual de mediación 2024, datos provisionales a 21 de noviembre de 2025
• Meta: Onboarding WhatsApp Business app users
• Meta: registro de cambios de WhatsApp Business Platform
• Meta: política de mensajería de WhatsApp Business
• Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento general de protección de datos, texto en el BOE