WhatsApp Business para vários locais e filiais

SendSeven Team, Editorial Team

Um número de WhatsApp comum para todas as filiais ou um número por local? Explicamos quando escolher cada opção, quantos números permite a Meta, porque o limite de destinatários é partilhado e como cada filial vê apenas as suas próprias conversas.

Um número para todas as filiais ou um por local?

Opte por um número comum quando os seus clientes conhecem sobretudo a sua marca e os pedidos se distribuem por tema: oficina, vendas, apoio ao cliente. Opte por um número por filial quando os clientes se dirigem a um local específico e as equipas trabalham de forma independente. As duas opções são simples de configurar e terminam na mesma caixa de entrada; a diferença está no esforço de configuração e em quão claro fica de onde vem cada pedido.

A questão surge em quase qualquer negócio com mais de uma morada: um stand automóvel com oficina em Aveiro e stand de vendas, farmácias com duas lojas, uma cadeia de restaurantes, vários cabeleireiros, uma imobiliária em Cascais com um segundo escritório. E quase sempre é mal resolvida, com um telemóvel pessoal por filial, onde o histórico do cliente fica num aparelho a que mais ninguém tem acesso e desaparece assim que essa pessoa sai.

Quando um número comum é a opção certa

Um único número para toda a empresa é a opção prática por defeito, sobretudo no início. Verifica-se uma vez, mantém-se um único nome de exibição, e cada anúncio, cada autocolante e cada link de click-to-WhatsApp aponta para o mesmo contacto. Se mais tarde passar para vários números, este continua a ser o número principal.

A atribuição à filial certa acontece na saudação: o primeiro contacto pergunta pelo local, o cliente escolhe uma opção, e isso transforma-se numa etiqueta no contacto que a caixa dessa filial filtra depois. Este tipo de automação está disponível a partir do plano Professional; o Basic inclui a caixa de entrada e as campanhas sem automação.

Uma segunda vantagem, mais prática: os modelos de mensagem de notificação pertencem à conta de WhatsApp Business, não ao número individual. Um lembrete de marcação escreve-se e a Meta aprova-o uma única vez, em vez de submeter o mesmo texto filial a filial.

Quando cada filial precisa do seu próprio número

Há três situações em que um número próprio por local é claramente a melhor solução.

Primeiro: os seus clientes pensam em locais. Quem escreve para «a sua» filial não quer primeiro percorrer um menu. Em perguntas curtas como «têm isto em stock?», cada passo a mais custa respostas.

Segundo: utiliza o Perfil de Empresa do Google. Cada local verificado tem o seu próprio perfil, e aí pode definir o WhatsApp como botão de contacto. O botão só aparece em dispositivos móveis, e não é possível pré-preencher texto. Chega assim uma pergunta aberta sem qualquer indício de origem. Com o mesmo número em todos os perfis, não sabe a que local se referia; com o número da filial, a pergunta já está respondida antes de ser feita.

Terceiro: responsabilidade separada. Quando as filiais são geridas como negócios próprios, com horários próprios e mensagens de ausência próprias, um número próprio encaixa na organização. Os horários e as respostas automáticas configuram-se por canal, e um canal é exatamente um número. Este tipo de automação está incluída a partir do plano Professional.

Quantos números de WhatsApp permite a Meta?

Um portefólio empresarial novo está inicialmente limitado a dois números de telefone registados. A Meta eleva automaticamente o limite para 20 assim que a sua empresa fica verificada ou atinge o nível de destinatários de 2.000. Quem precisar de mais números trata o caso connosco e com a Meta. A SendSeven não limita o número de linhas que gere.

Dois detalhes importam mais para o planeamento do que o número em si. O nome de exibição é definido por número de telefone e aparece no perfil de WhatsApp desse número. E a verificação também é feita por número de telefone, por código via SMS ou chamada. Cinco números de filial significam, portanto, cinco pequenas configurações, não uma só. Fonte: a documentação da Meta sobre Business Phone Numbers.

E um número de telefone pertence sempre a um único caminho: ou à aplicação WhatsApp Business num telemóvel, ou à WhatsApp Business Platform. O caminho intermédio regulado chama-se coexistência, e é descrito mais abaixo.

O limite de 24 horas aplica-se por portefólio, não por filial

O limite de destinatários do WhatsApp conta o número de destinatários únicos a quem pode escrever pela primeira vez num período de 24 horas. Desde 7 de outubro de 2025 que se aplica por portefólio empresarial, e não por número de telefone. Cinco números de filial não multiplicam, por isso, a sua quota por cinco. Os níveis são 250, depois da verificação 2.000, a seguir automaticamente 10.000, 100.000 e sem limite.

É neste ponto que a expetativa mais vezes falha. Quem cria vários números só para poder enviar mais mensagens de marketing não ganha nada com isso. As respostas dentro de uma janela de apoio ao cliente já aberta não contam; apenas contam as mensagens que iniciam uma conversa fora dessa janela. Para o funcionamento normal de uma filial, em que o cliente escreve primeiro, o limite praticamente nunca é um problema. Nota-se em campanhas e broadcasts. Fonte: a documentação da Meta sobre Messaging Limits.

Como cada filial vê apenas as suas próprias conversas

A verdadeira alavanca não está nos números de telefone, mas por trás deles. Na SendSeven, a caixa de entrada comum divide-se em caixas dedicadas, por exemplo «Filial Norte», «Filial Sul» e «Oficina». Cada caixa recebe as suas próprias regras:

• Canais: que números de telefone e ligações de email alimentam a caixa. O mesmo canal pode estar em várias caixas.
• Etiquetas: um filtro sobre as etiquetas definidas, nos modos «uma delas», «todas» e «nenhuma».
• Campos próprios: um filtro sobre um campo de contacto próprio, por exemplo «o local é Norte».

Estes filtros são avaliados continuamente. Se alguém alterar a etiqueta de um contacto, a conversa passa automaticamente para a caixa correta, sem que precise de fazer mais nada. No acesso há dois eixos independentes: uma caixa está visível para toda a equipa ou apenas para determinados utilizadores, e, à parte, define-se por colaborador se este vê o histórico completo do contacto ou apenas as conversas das suas caixas. Proprietários e administradores veem sempre tudo. As caixas são criadas na aplicação web e podem ser consultadas na app.

As caixas dedicadas estão incluídas a partir do plano Professional. Quem ainda não precisa delas trabalha com etiquetas e atribuição na caixa de entrada comum. Sobre como os dados dos clientes se reúnem em todos os canais, veja o nosso artigo sobre a gestão centralizada de contactos.

Configurar em seis passos

1. Decida quantos números precisa. Em caso de dúvida, comece com um só: acrescentar um segundo mais tarde é mais simples do que retirar um número já divulgado.
2. Inicie a verificação empresarial. Eleva o limite de números para 20 e o nível de destinatários para 2.000. Demora algum tempo, por isso vale a pena começar cedo.
3. Registe os seus números de telefone. Defina um nome de exibição por número e confirme-o por código. O nome de exibição deve deixar claro o local, por exemplo «Farmácia Oliveira Norte».
4. Crie uma caixa por local e filtre-a: por canal quando há números próprios, por etiqueta ou campo próprio quando o número é comum.
5. Atribua a equipa. Coloque cada colaborador nas suas caixas e preveja substituições, para que ninguém fique bloqueado durante as férias.
6. Configure a saudação, o menu de seleção e as mensagens de ausência e teste com um pedido real: escreva a partir de um telemóvel pessoal e verifique se a conversa chega à caixa correta.

Se ainda estiver no primeiro passo, o nosso artigo sobre como criar uma conta WhatsApp Business explica a configuração de base.

Aproveitar os telemóveis de filial já existentes

Na maioria dos casos já existe algo em funcionamento: um telemóvel por filial com a aplicação WhatsApp Business e anos de histórico lá dentro. Não precisa de abandonar esses números. Com a coexistência, a aplicação continua a funcionar no telemóvel da filial e o mesmo número passa a funcionar também na plataforma.

Há quatro coisas que deve saber:

• Até 180 dias de histórico podem ser transferidos, e os contactos chegam com nome e número.
• O telemóvel é espelhado por completo. Até o que alguém escreve diretamente na aplicação aparece na caixa de entrada comum. Já a atribuição, as notas e os tempos de resposta só surgem a partir de respostas enviadas na plataforma, por isso a equipa deve combinar um único local para responder.
• O telemóvel tem de ser usado pelo menos uma vez a cada treze dias, ou os dispositivos ligados desligam-se. A um número podem estar ligados até cinco dispositivos: o telemóvel principal e até quatro ligados, contando a plataforma como um deles.
• O caudal de envio é menor: 20 mensagens por segundo, em vez de 80 através da API Cloud. É suficiente para o funcionamento normal de uma filial; para grandes campanhas, a mudança completa é a melhor opção.

Um detalhe para as caixas: o histórico importado chega ao canal de WhatsApp e, por isso, aparece em qualquer caixa que filtre por canal. A importação não aplica etiquetas. Quem filtra por etiqueta tem de marcar os contactos transferidos posteriormente, à mão ou através de uma coluna no ficheiro CSV durante a importação.

Quanto custa com vários locais?

Na SendSeven, um local adicional não acrescenta outra mensalidade base. Todos os planos incluem números de WhatsApp ilimitados, utilizadores ilimitados e os oito canais. Paga a mensalidade fixa do plano escolhido, a partir de 49 € por mês no plano Basic, que inclui uma quota de mensagens; as caixas dedicadas e as automações fazem parte do plano Professional, a partir de 79 € por mês.

Importante para o planeamento: a quota de mensagens incluída aplica-se à conta, não por filial. Dez locais partilham a mesma quota, tal como partilham o limite de destinatários. Na SendSeven, a Meta fatura diretamente as suas próprias tarifas de mensagens, ao preço de lista, consoante o país do destinatário. Para destinatários em Portugal, essas tarifas estão atualmente em 0,0490 € por mensagem de Marketing e 0,0142 € por mensagem de Utilidade ou de Autenticação (tarifário da Meta em vigor desde 1 de abril de 2026, que a Meta pode alterar). As mensagens de Serviço continuam gratuitas até 30 de setembro de 2026; a partir de 1 de outubro de 2026 a Meta passa a cobrar as mensagens de Serviço e as mensagens de Utilidade dentro da janela de 24 horas, com tarifas que serão anunciadas antes de 1 de setembro de 2026. A plataforma em si aplica um preço fixo por mensagem, nunca uma percentagem sobre a lista de preços da Meta. Todos os valores estão na página de preços.

Perguntas frequentes

Posso usar um número de WhatsApp para várias filiais?

Sim. A atribuição à filial certa acontece através da saudação ou de uma etiqueta no contacto, e cada equipa vê, através da sua caixa, apenas as conversas que lhe correspondem.

Quantos números de telefone posso adicionar?

Um portefólio empresarial novo começa com dois números registados. Depois da verificação empresarial, ou ao atingir o nível de 2.000 destinatários, a Meta eleva automaticamente esse limite para 20. Se uma empresa precisar de mais números, tratamos o caso em conjunto com a Meta. Em alternativa, todas as filiais funcionam com um único número, separadas depois por etiquetas. A SendSeven não limita quantos números de telefone gere connosco.

Preciso de um contrato próprio por filial?

Não. Uma única conta abrange todos os locais. Quem quiser separar as filiais por completo a nível contabilístico pode criar um inquilino próprio por local, com fatura própria.

A Filial Norte vê as conversas da Filial Sul?

Só se o permitir. Uma caixa está visível para toda a equipa ou restrita a determinados utilizadores, e ainda pode definir, por colaborador, se este vê o histórico completo do contacto.

Cada filial tem de ser verificada em separado?

A verificação empresarial aplica-se ao portefólio e, por isso, cobre todos os locais. Já o nome de exibição e a confirmação do número são feitos por número de telefone.

Com cinco números tenho cinco vezes mais destinatários?

Não. O limite de destinatários aplica-se por portefólio empresarial desde 7 de outubro de 2025. Mais números não o aumentam.

Conclusão

Comece com um único número se os seus clientes se dirigem à sua marca, e com um número por local se se dirigem à filial. Mais importante do que essa decisão é tirar as mensagens dos telemóveis pessoais: uma caixa de entrada, uma caixa dedicada por local e um acesso bem definido. Sobre como vários colaboradores trabalham no mesmo número sem se atravessarem, temos um artigo sobre a caixa de entrada de equipa. Para setores específicos temos páginas próprias, entre elas retalho e stands automóveis.