WhatsApp automatische Antwort einrichten: Begrüßung, Abwesenheit und 36 Vorlagen

SendSeven Team, Editorial Team

Die automatische Antwort bei WhatsApp richten Sie in der Business App unter Tools ein. So klappen Begrüßung und Abwesenheitsnotiz, welche der 36 Vorlagen zu Ihrem Betrieb passen, was bei ausbleibender Antwort zu prüfen ist und wie ein Team mit Öffnungszeiten, Vertretung, Flow und KI-Agent arbeitet.

Samstag, 16:40 Uhr. Der Installateur liegt unter einer Spüle, das Handy steckt im Wagen. Auf WhatsApp fragt jemand, ob am Montag noch ein Termin frei ist. Ohne Reaktion sieht der Kunde nur zwei graue Haken und wartet. Mit einer kurzen automatischen Antwort liest er: angekommen, Montag ab 8 Uhr geht es weiter. Das ist keine Magie, sondern Höflichkeit mit Zeitplan.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie eine automatische Antwort bei WhatsApp einrichten, welche Texte funktionieren (es sind 36 Vorlagen zum Kopieren), warum die Abwesenheitsnotiz manchmal nicht sendet und was Sie tun, wenn nicht mehr eine Person, sondern ein ganzes Team antwortet. Er ersetzt nicht den Blick in die WhatsApp-Hilfe, sondern ordnet ein, was dort steht, und sagt offen, wo wir etwas nicht belegen können.

Was kann WhatsApp Business automatisch beantworten?

Drei Funktionen der WhatsApp Business App nehmen Ihnen Tipparbeit ab. Sie sitzen alle im Bereich Tools und kosten nichts:

• Begrüßungsnachricht: geht an Kunden, die zum ersten Mal schreiben oder sich nach 14 Tagen ohne Kontakt wieder melden. Einen Zeitplan gibt es dafür nicht.
• Abwesenheitsnachricht (viele sagen Abwesenheitsnotiz): wird nach einem Zeitplan gesendet, zum Beispiel außerhalb der Öffnungszeiten oder im Urlaub.
• Schnellantworten: gespeicherte Textbausteine, die Sie selbst auswählen. Sie sind keine Automatik, sparen aber Zeit. Wie sie die Erstantwortzeit senken, steht in WhatsApp-Anfragen schneller beantworten.

Dazu kommt der Meta Business Agent, Metas KI-Dienst in der App. Ihn gibt es derzeit nur in bestimmten Ländern für ausgewählte Unternehmen, und solange er aktiv ist, ruhen Begrüßung und Abwesenheit (mehr dazu bei den Ursachen, wenn nichts ankommt). Was darüber hinausgeht, etwa Antworten je nach Anliegen oder ein Zeitplan pro Mitarbeiter, behandeln wir weiter unten.

Wie kann man eine Abwesenheitsnotiz bei WhatsApp erstellen?

Sie öffnen in der WhatsApp Business App den Bereich Tools, wählen die Abwesenheitsnachricht, schalten sie ein, schreiben den Text und legen Zeitplan und Empfänger fest. Fünf Minuten genügen. Das ist auch die Antwort auf „Wie kann ich in WhatsApp Business eine Abwesenheitsnotiz einrichten?“, und es gibt sie nur in der Business App.

Schritt für Schritt

1. WhatsApp Business App öffnen, dann Tools, dann Abwesenheitsnachricht.
2. Den Schalter Abwesenheitsnachricht senden einschalten.
3. Den Text eingeben. Nehmen Sie eine Vorlage aus diesem Artikel und ersetzen Sie die Platzhalter.
4. Den Zeitplan wählen (siehe unten).
5. Den Empfängerkreis wählen und speichern.

Wo genau Tools auf Ihrem Gerät sitzt, hängt von Gerät und App-Version ab. Meta beschreibt den Weg in der WhatsApp-Hilfe zu Abwesenheitsnachrichten.

Welcher Zeitplan passt zu Ihnen?

• Immer senden: die Nachricht gilt dauerhaft, solange die Funktion an ist. Gut für lange Abwesenheiten.
• Eigener Zeitplan: Sie legen den Zeitraum selbst fest. Das ist die richtige Wahl für Urlaub, Betriebsferien oder einen Feiertag.
• Außerhalb der Geschäftszeiten: die Nachricht läuft, wenn Ihr Betrieb geschlossen hat. Das funktioniert nur, wenn im Unternehmensprofil Öffnungszeiten hinterlegt sind.

Für bestimmte Personen einstellen

Der Empfängerkreis ist frei wählbar: alle, alle außer Ihren Kontakten, nur ausgewählte Kontakte oder alle außer ausgewählten. Damit lässt sich die Frage „Kann ich die automatische Antwort nur für bestimmte Personen einstellen?“ mit Ja beantworten. Ein Beispiel: Ihr Steuerberater, Ihre Familie und Ihre Stammlieferanten bekommen keine Standardantwort, alle anderen schon.

Was passiert bei ausgeschaltetem Handy?

Meta nennt als Voraussetzung, dass das Gerät eine aktive Internetverbindung hat. Daraus folgt: Die Automatik der App hängt an Ihrem Telefon. Ist es aus, im Flugmodus oder ohne Netz, sollten Sie sich nicht darauf verlassen, dass die Antwort hinausgeht. Wer wirklich offline sein möchte, etwa im Funkloch-Urlaub, sollte den Betrieb nicht an ein einzelnes Handy hängen (siehe Team-Abschnitt).

Begrüßungsnachricht in WhatsApp Business einrichten

Die Begrüßungsnachricht richten Sie unter Tools ein: Begrüßungsnachricht öffnen, „Begrüßungsnachricht senden“ einschalten, Text und Empfänger festlegen. Sie sagt Neukunden Hallo, bevor jemand von Ihnen Zeit hatte.

Wichtig ist die 14-Tage-Regel. Gesendet wird die Begrüßung an Kunden, die zum ersten Mal schreiben, oder die nach 14 Tagen ohne Kontakt wieder schreiben. Wer in den letzten 14 Tagen geschrieben hat, bekommt sie nicht. Das ist der häufigste Grund, warum ein Test nicht funktioniert: Sie probieren es mit der eigenen Zweitnummer, die gestern noch geschrieben hat.

Einen Zeitplan hat die Begrüßung nicht. Sie gilt also immer, wenn die Voraussetzungen stimmen, auch mitten am Tag. Formulieren Sie sie deshalb so, dass sie jederzeit passt: Nachricht angekommen, wir melden uns, so geht es weiter. Für „Wir sind gerade nicht da“ nehmen Sie die Abwesenheitsnachricht.

36 Vorlagen für automatische Antworten bei WhatsApp zum Kopieren

Eckige Klammern ersetzen Sie vor dem Speichern durch Ihre Angaben. Die Texte sind kurz, weil Kunden sie auf dem Handy lesen, und sie kommen ohne Kundennamen aus, damit sie überall passen. Wo es sinnvoll ist, steht eine Variante mit Sie und eine mit Du. Versprechen Sie nur Antwortzeiten, die Sie auch halten: Eine Zusage, die platzt, ist schlimmer als gar keine.

Begrüßung für neue Kunden

Die Begrüßung geht an Kunden, die zum ersten Mal schreiben oder sich nach 14 Tagen wieder melden. Sie soll zwei Dinge leisten: Ihre Nachricht ist angekommen, und so geht es weiter.

1. Standard, Sie

Hallo und willkommen bei [Firmenname]! Schön, dass Sie uns schreiben. Wir melden uns in der Regel innerhalb von [2 Stunden] bei Ihnen. Schreiben Sie uns gern schon jetzt, worum es geht.

2. Mit Öffnungszeiten, Sie

Willkommen bei [Firmenname]! Wir sind [Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr] für Sie da und antworten in dieser Zeit persönlich. Ihre Nachricht ist angekommen.

3. Standard, Du

Hey, schön, dass du dich bei [Firmenname] meldest! Wir schauen so schnell wie möglich rein. Schreib uns einfach, wobei wir helfen können.

4. Mit Link, Sie

Willkommen bei [Firmenname]! Unser Angebot und die wichtigsten Antworten finden Sie hier: [Link]. Wenn Sie etwas Bestimmtes suchen, schreiben Sie uns einfach.

5. Mit Rückfrage zum Anliegen, Sie

Guten Tag und danke für Ihre Nachricht an [Firmenname]. Damit wir Ihnen gleich richtig helfen können: Geht es um einen Termin, eine Bestellung oder ein Angebot? Schreiben Sie uns kurz, wir kümmern uns darum.

6. Kurz und ruhig, Sie

Hallo, hier ist [Firmenname]. Danke für Ihre Nachricht. Wir antworten so bald wie möglich.

Außerhalb der Öffnungszeiten und am Wochenende

Das ist der Klassiker für die Abwesenheitsnachricht. Drei Bausteine genügen: wann Sie wieder da sind, was der Kunde jetzt tun kann, wen er bei Eile erreicht.

7. Feierabend, Sie

Vielen Dank für Ihre Nachricht an [Firmenname]. Wir sind gerade nicht erreichbar. Unsere Öffnungszeiten sind [Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr]. Wir melden uns am nächsten Werktag bei Ihnen.

8. Feierabend mit Notfallnummer, Sie

Danke für Ihre Nachricht an [Firmenname]. Wir sind ab [8 Uhr] wieder für Sie da. In dringenden Fällen erreichen Sie uns unter [Telefonnummer].

9. Feierabend, Du

Hey, gerade ist bei uns Feierabend. Wir sind morgen ab [8 Uhr] wieder da und melden uns als Erstes bei dir.

10. Wochenende, Sie

Danke für Ihre Nachricht. Am Wochenende ist unser Team nicht im Haus. Ab Montag, [8 Uhr], kümmern wir uns um Ihr Anliegen.

11. Wochenende, Du

Schönes Wochenende! Wir lesen deine Nachricht am Montag und antworten dir als Erstes.

Feiertag und Brückentag

Hier hilft das konkrete Datum. Ein Satz wie „am nächsten Werktag“ lässt den Kunden raten, welcher Tag das ist.

12. Feiertag, Sie

Heute, am [Datum], ist [Feiertag] und [Firmenname] geschlossen. Ab [Datum] sind wir wieder für Sie da. Ihre Nachricht ist angekommen und wird dann beantwortet.

13. Brückentag, Sie

Zwischen [Datum] und [Datum] ist [Firmenname] geschlossen. Ab [Datum] erreichen Sie uns wieder wie gewohnt. Für Eiliges: [Telefonnummer].

Urlaub und Betriebsferien

Nennen Sie das Rückkehrdatum und einen Vertreter. Beides nimmt dem Kunden die Sorge, dass seine Nachricht im Nichts landet.

14. Urlaub mit Vertretung, Sie

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir sind vom [Datum] bis [Datum] im Urlaub und danach wieder für Sie erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name des Vertreters], [Telefonnummer].

15. Betriebsferien, Sie

[Firmenname] macht Betriebsferien vom [Datum] bis [Datum]. Anfragen bearbeiten wir ab dem [Datum] in der Reihenfolge des Eingangs. Für Notfälle: [Telefonnummer].

16. Urlaub, Du

Wir sind bis [Datum] im Urlaub. Danach melden wir uns bei dir, versprochen. Wenn es eilt, ruf [Name des Vertreters] an: [Telefonnummer].

Krankheit und hohe Auslastung

Ehrlich und kurz wirkt besser als jede Ausrede. Nennen Sie eine realistische Wartezeit, nicht die beste denkbare.

17. Krankheit im Team, Sie

Wegen Krankheit im Team sind wir aktuell nur eingeschränkt erreichbar. Wir melden uns, sobald wir wieder vollständig besetzt sind, voraussichtlich ab [Datum]. Danke für Ihr Verständnis.

18. Kurzfristiger Ausfall, Sie

Ihre Nachricht ist angekommen. Heute sind wir unterbesetzt, deshalb dauert die Antwort länger als sonst, bis zu [2 Werktage].

19. Viele Anfragen, Sie

Danke für Ihre Nachricht. Gerade erreichen uns besonders viele Anfragen. Wir antworten Ihnen in den nächsten [2 Werktagen] persönlich.

20. Viele Anfragen mit Alternative, Sie

Danke für Ihre Nachricht. Aktuell ist bei uns viel los. Für einen schnellen Termin nutzen Sie bitte [Link zur Terminbuchung], alles andere beantworten wir so bald wie möglich.

Arztpraxis

Gesundheitsthemen verlangen Sie als Anrede und einen klaren Hinweis auf Notfälle. Die Rufnummern gelten für Deutschland, in Österreich und der Schweiz gelten andere.

21. Außerhalb der Sprechzeiten

Guten Tag, Sie haben die Praxis [Praxisname] erreicht. Unsere Sprechzeiten sind [Montag bis Freitag, 8 bis 12 Uhr]. Bitte schicken Sie uns über WhatsApp keine Notfälle. In dringenden Fällen außerhalb der Sprechzeiten erreichen Sie in Deutschland den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117, im Notfall die 112.

22. Terminwunsch

Danke für Ihre Nachricht an die Praxis [Praxisname]. Terminwünsche bearbeiten wir während der Sprechzeiten. Schneller geht es online: [Link zur Terminbuchung].

23. Praxisurlaub

Die Praxis [Praxisname] ist vom [Datum] bis [Datum] geschlossen. In dieser Zeit vertritt uns [Name der Vertretungspraxis], Telefon [Telefonnummer].

Handwerk

Handwerker sind selten am Telefon, wenn die Kunden schreiben. Die Antwort kann gleich um das bitten, was Sie für ein Angebot brauchen.

24. Auf der Baustelle

Danke für Ihre Anfrage bei [Firmenname]! Wir sind gerade auf der Baustelle und melden uns am [nächsten Werktag]. Schicken Sie uns gern schon jetzt ein Foto vom Schaden und Ihre Adresse.

25. Notdienst

Danke für Ihre Nachricht an [Firmenname]. Bei Wasserschaden oder Heizungsausfall erreichen Sie unseren Notdienst unter [Telefonnummer]. Alles andere beantworten wir am [nächsten Werktag].

Onlineshop

Im Shop kommen die meisten Nachrichten zu Bestellungen. Die Bestellnummer in der Antwort anzufordern spart die erste Rückfrage.

26. Bestellung, Du

Hallo und danke für deine Nachricht an [Shopname]! Bei Fragen zu einer Bestellung geht es am schnellsten mit deiner Bestellnummer. Unser Team antwortet werktags von [9 bis 17 Uhr].

27. Retoure, Du

Du möchtest etwas zurückschicken? Das Retourenformular findest du hier: [Link]. Alles andere beantworten wir werktags ab [9 Uhr].

Agentur und Dienstleister

Hier zählt der Eindruck von Verlässlichkeit. Eine feste Rückmeldezeit und ein Link zum Erstgespräch reichen.

28. Im Kundentermin, Sie

Danke für Ihre Nachricht an [Agenturname]. Wir sind in Kundenterminen und melden uns bis [morgen, 12 Uhr]. Für ein Erstgespräch können Sie direkt einen Termin buchen: [Link].

29. Urlaub mit Projektvertretung, Sie

Wir sind bis [Datum] im Urlaub. Laufende Projekte betreut [Name des Vertreters], [Telefonnummer]. Neue Anfragen beantworten wir ab dem [Datum].

Gastronomie

Gäste wollen eine Uhrzeit und die Karte. Beides gehört in die Antwort.

30. Reservierung, Du

Danke für deine Nachricht an [Restaurantname]! Tischreservierungen nehmen wir täglich zwischen [14 und 17 Uhr] entgegen. Die aktuelle Karte findest du hier: [Link].

31. Ruhetag, Du

Heute ist bei uns Ruhetag. Ab morgen, [11:30 Uhr], sind wir wieder da. Deine Reservierungsanfrage bestätigen wir dir dann.

Immobilien

Interessenten schreiben oft zu einem bestimmten Objekt. Bestätigen Sie die Anfrage und nennen Sie den nächsten Schritt.

32. Objektanfrage, Sie

Vielen Dank für Ihr Interesse an [Objekt]. Wir melden uns innerhalb von [24 Stunden] zur Besichtigung. Das Exposé finden Sie hier: [Link].

33. Außerhalb der Geschäftszeiten, Sie

Danke für Ihre Anfrage an [Firmenname]. Besichtigungstermine vergeben wir [Montag bis Freitag zwischen 9 und 17 Uhr]. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einem Vorschlag.

Locker, aber professionell

Ein Augenzwinkern passt zu Betrieben, die auch sonst so reden. Wer unsicher ist, bleibt bei den Vorlagen oben.

34. Feierabend mit Augenzwinkern, Sie

Gerade ist hier Feierabend. Ihre Nachricht liegt morgen ab [8 Uhr] ganz oben auf unserem Stapel.

35. Urlaub mit Augenzwinkern, Sie

Wir tanken gerade Sonne und sind ab dem [Datum] wieder erreichbar. Dringende Fälle erreichen [Name des Vertreters] unter [Telefonnummer].

36. Nicht am Handy, Du

Wir sind gerade nicht am Handy. Schreib uns trotzdem, wir melden uns am [Wochentag] als Erstes.

Sie möchten, dass der Kunde direkt weiß, wann er wieder von Ihnen hört? Dann ersetzen Sie die allgemeine Zeitangabe überall durch ein Datum oder eine Uhrzeit. Das wirkt professioneller als jede Floskel.

Warum funktioniert meine Abwesenheitsnotiz in WhatsApp Business nicht?

In den meisten Fällen steckt eine der folgenden Einstellungen dahinter. Gehen Sie die Liste von oben nach unten durch:

1. Der Empfänger ist ausgeschlossen. Prüfen Sie den Empfängerkreis. Haben Sie „alle außer Kontakten“ gewählt und testen mit der Nummer eines Kontakts, passiert nichts.
2. Der Zeitplan passt nicht. Bei „Außerhalb der Geschäftszeiten“ braucht das Unternehmensprofil hinterlegte Öffnungszeiten. Fehlen sie, hat die App keinen Anlass zu senden.
3. Die 14-Tage-Regel greift (nur Begrüßung). Wer in den letzten 14 Tagen geschrieben hat, bekommt die Begrüßung nicht.
4. Das Gerät hat keine Internetverbindung. Meta nennt eine aktive Verbindung als Voraussetzung. Prüfen Sie WLAN und mobile Daten.
5. Der Meta Business Agent ist aktiv. Laut Meta lassen sich Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht nicht nutzen, solange er verknüpft ist, und erst nach dem Löschen des Agenten wieder. Details stehen in der WhatsApp-Hilfe.
6. Funktion aus- und wieder einschalten, App aktualisieren, Gerät neu starten. Das klingt banal, hilft aber öfter, als man denkt.

So testen Sie sauber: Schreiben Sie von einer Nummer, die nicht ausgeschlossen ist und in den letzten 14 Tagen nicht bei Ihnen geschrieben hat, und lassen Sie das Gerät dabei online. Läuft danach nichts, hilft der Wechsel zu einer Lösung, die nicht am Telefon hängt.

Wie kann ich die automatische Antwort auf WhatsApp ausschalten oder ändern?

Gehen Sie in der WhatsApp Business App zurück zu Tools, öffnen Sie die Abwesenheitsnachricht oder die Begrüßungsnachricht und schalten Sie die Funktion aus. Text, Zeitplan und Empfänger passen Sie an derselben Stelle an.

Der häufigste Fehler nach dem Urlaub: Die Abwesenheitsnachricht läuft weiter, weil „Immer senden“ gewählt war. Wer mit Rückkehrdatum arbeitet, nimmt deshalb den eigenen Zeitplan. Notieren Sie sich das Ende trotzdem im Kalender.

Gibt es eine automatische Antwort bei WhatsApp privat, ohne Business?

Nach unserem Stand bietet Meta automatische Antworten nur in der WhatsApp Business App. Apps von Drittanbietern, die in Ihre Chats eingreifen, empfehlen wir nicht und nennen sie hier deshalb nicht.

Wer WhatsApp geschäftlich nutzt, sollte ohnehin die Business App nehmen. Sie ist kostenlos, zeigt ein Unternehmensprofil mit Öffnungszeiten und bringt genau diese Funktionen mit. Wie der Einstieg gelingt, steht in WhatsApp Business Account einrichten. Den Unterschied zwischen App-Nummer und Unternehmenskonto erklärt der Artikel zum Messaging-Konto.

Kann man bei WhatsApp eine Nachricht zu einer bestimmten Zeit schicken?

In der App gibt es das offiziell noch nicht. Wer „WhatsApp automatisch schreiben“ lassen oder eine Nachricht für morgen früh vorbereiten will, kommt mit der App nicht weiter. Mit SendSeven geht es über den Planer, ab dem Paket Professional.

Eine Regel von Meta gilt dabei immer: Freier Text ist nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht erlaubt. Danach brauchen Sie eine von Meta freigegebene Vorlage, und auch eine gesendete Vorlage öffnet das 24-Stunden-Fenster nicht neu. Ein geplanter Gruß am Montagmorgen an jemanden, der Freitag zuletzt geschrieben hat, ist also nur als Vorlage möglich.

Wo die Automatik der App endet

Für einen Betrieb mit einem Telefon reichen die drei Funktionen. Mit Wachstum stoßen Sie auf Grenzen, die Sie kennen sollten:

• Sie hängt am Telefon. Ohne Internetverbindung des Geräts sendet die App nichts.
• Sie ist ein fester Text. Meta beschreibt Begrüßung und Abwesenheit als Nachricht mit Zeitplan, nicht als Antwort, die vom Anliegen des Kunden abhängt.
• Sie kennt kein Team. Eine persönliche Abwesenheit mit Vertretung je Mitarbeiter beschreibt Meta nicht.
• Gruppen: Meta beschreibt die Funktionen für einzelne Kunden. Für Gruppen nennt Meta nichts.
• Nachrichten planen kann die App nicht, siehe oben.

Wo die Business App insgesamt aufhört, steht in den Artikeln Was kostenlos ist und wo bezahlt beginnt und WhatsApp Business mit mehreren Benutzern. Wer die App am PC öffnet, findet die Grenzen im Artikel WhatsApp Business Web und Desktop.

App und Plattform auf derselben Nummer: Was passiert mit der Automatik?

Mit Coexistence läuft dieselbe Nummer in der Business App und auf einer Plattform. Nach Metas Angaben bleiben Begrüßung, Abwesenheit, Schnellantworten und Labels in der App unverändert, auf der Plattformseite werden sie nicht unterstützt. Die Folge: Die App-Automatik greift in der App, im gemeinsamen Posteingang braucht es die Automatisierung der Plattform.

Ob die Begrüßung der App auch bei Chats greift, die im Posteingang laufen, können wir nicht zusichern. Unsere Empfehlung: Lassen Sie nicht beides parallel antworten, sonst bekommt der Kunde womöglich zwei Antworten. Entscheiden Sie sich für einen Ort. Den Überblick liefert der Coexistence-Leitfaden, die Einrichtung zeigt die Seite zu WhatsApp Coexistence.

Automatische Antworten im Team: Öffnungszeiten, Vertretung, Flow und KI-Agent

Sobald zwei, drei oder zehn Personen antworten, passt der Zeitplan eines einzelnen Handys nicht mehr. Auf der Plattform von SendSeven, einem Meta Business Partner und Tech Provider, gibt es dafür vier Bausteine.

Geschäftszeiten einmal festlegen

Die Geschäftszeiten pflegen Sie unter Einstellungen, Unternehmen. Flows laufen wahlweise während oder außerhalb dieser Zeiten, und der Countdown für unbeantwortete Gespräche wartet bis zur Öffnung, statt nachts abzulaufen.

Persönliche Abwesenheit mit Vertretung

Unter „Meine Verfügbarkeit“ pflegt jedes Teammitglied seine Arbeitszeiten, trägt Abwesenheiten mit einer Vertretung ein und hinterlegt zwei persönliche Auto-Antworten: eine für „abwesend“, eine für „außerhalb der Arbeitszeit“. Das gibt es ab dem Paket Basic, in API Only ist es nicht enthalten. Wer im Urlaub ist, trägt sich ein, und die Vertretung ist hinterlegt.

Flow mit Wochenplan

Im Flow Builder trägt jeder Auslöser (Trigger) einen Wochenplan: Der Flow läuft während oder außerhalb der Geschäftszeiten. Mögliche Trigger sind unter anderem eine Kundennachricht, ein Button-Klick, ein erstellter, aktualisierter oder abonnierter Kontakt oder ein zugewiesenes Gespräch. Für Abwesenheitsnachrichten gibt es eine fertige Flow-Vorlage, Sie müssen nicht bei null anfangen. Der Flow Builder gehört zum Paket Professional.

Wer Antworten je nach Anliegen braucht, baut sie im Flow: Die Texte dafür liefern Ihnen die Vorlagen oben, der Flow entscheidet, wann welcher Text hinausgeht.

Kann WhatsApp automatisch mit KI antworten?

Ja, mit einem KI-Agenten, ab dem Paket Professional. Er arbeitet in einem von drei Modi: Aus, Assist (er schlägt vor, Ihr Team sendet) oder Auto (er antwortet selbst). Die Wissensdatenbank liefert ihm die Antworten. In der Business App selbst testet Meta mit dem Meta Business Agent eine eigene KI, bisher nur in bestimmten Ländern für ausgewählte Unternehmen. Und wer bei KI auf WhatsApp zuerst an ChatGPT denkt: Was dort gerade gilt, steht in ChatGPT auf WhatsApp. Wie so ein Agent arbeitet, erklärt Was ist ein KI-Chatbot?

Wichtig für das Vertrauen Ihrer Kunden ist die Übergabe an Ihr Team. Der Agent übergibt, wenn der Kunde eine Person sprechen will, bei Stichwörtern, die Sie selbst festlegen, wenn er nicht weiterhelfen kann oder nach eigener Entscheidung.

Das 24-Stunden-Fenster gilt auch für Automatik

Frei formulierte automatische Antworten gehen nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht. Eine antwortende Automatik ist damit meist unkritisch, weil die Antwort auf eine frische Nachricht folgt. Heikel wird es bei zeitversetzten Nachrichten, siehe Nachricht planen.

Was kostet eine automatische Antwort?

In der WhatsApp Business App entstehen dafür keine Gebühren. Über eine Plattform setzt sich der Preis aus zwei Teilen zusammen.

Meta: Eine automatische Antwort im 24-Stunden-Fenster ist eine Service-Nachricht. Seit dem 1. Oktober 2026 sind die ersten 1.000 Service-Nachrichten je Nummer und Monat bei Meta frei, danach kostet jede 0,0456 € (Deutschland). Eingehende Nachrichten von Kunden sind kostenlos. Aktuelle Preise: WhatsApp Business API Kosten und Metas Preisänderungen.

SendSeven: Das Paket Basic kostet 49 € im Monat, enthält 2.500 Nachrichten und berechnet danach 0,02 € je Nachricht. Dazu gehören Posteingang, Kontakte, Kampagnen und die persönlichen Auto-Antworten. Professional (79 €) bringt Flow Builder, KI-Agenten und Wissensdatenbank. SendSeven berechnet seine eigene Nachrichtengebühr auch auf die ersten 1.000 Service-Nachrichten, auf die Meta keine Gebühr erhebt. Kostenlos ist es mit SendSeven deshalb nicht.

Ein Flow-Sendeschritt kostet keine KI-Credits. Antworten eines KI-Agenten verbrauchen KI-Credits. Alle Pakete und Preise stehen auf der Preisseite, testen können Sie 14 Tage ohne Kreditkarte.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Gibt es bei WhatsApp automatische Antworten?

Ja, in der WhatsApp Business App. Dort gibt es die Begrüßungsnachricht für neue Kunden und die Abwesenheitsnachricht mit Zeitplan, beide unter Tools. Die private WhatsApp bietet nach unserem Stand keine automatischen Antworten. Für ein Team, das gemeinsam antwortet, braucht es die Automatisierung einer Plattform.

Gibt es eine Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz in WhatsApp?

Ja, weiter oben stehen 36 Vorlagen zum Kopieren, sortiert nach Situation und Branche, für Urlaub, Feiertag, Wochenende, Krankheit und mehr. Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre Angaben, fügen Sie den Text unter Tools bei der Abwesenheitsnachricht ein und speichern Sie.

Warum funktioniert meine Abwesenheitsnotiz in WhatsApp Business nicht?

Meist liegt es an einer von wenigen Einstellungen: ein ausgeschlossener Empfänger, fehlende Öffnungszeiten im Profil beim Zeitplan „Außerhalb der Geschäftszeiten“, eine fehlende Internetverbindung des Geräts, ein aktiver Meta Business Agent oder ein veralteter Stand der App. Die Checkliste geht alle Punkte durch.

Wie kann ich die automatische Antwort auf WhatsApp ausschalten?

Öffnen Sie in der WhatsApp Business App unter Tools die Abwesenheitsnachricht oder die Begrüßungsnachricht und schalten Sie die Funktion aus. Das gilt für die Automatik der App, nicht für Flows oder Antworten einer Plattform.

Kann ich die automatische Antwort nur für bestimmte Personen einstellen?

Ja. Bei der Abwesenheitsnachricht wählen Sie den Empfängerkreis: alle, alle außer Ihren Kontakten, nur ausgewählte Kontakte oder alle außer ausgewählten Kontakten. So bekommen zum Beispiel Stammkunden keine Standardantwort, oder nur eine kleine Gruppe bekommt sie.

Funktioniert die Abwesenheitsnotiz bei ausgeschaltetem Handy?

In der App-Lösung nach unserem Stand nicht verlässlich. Meta nennt eine aktive Internetverbindung des Geräts als Voraussetzung, die Automatik hängt also am Telefon. Wer Abwesenheiten ohne Handy abdecken will, braucht eine Plattform, die nicht am einzelnen Gerät hängt.

Gilt die automatische Antwort auch in WhatsApp-Gruppen?

Meta beschreibt Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht für Einzelchats mit Kunden. Für Gruppen nennt Meta nichts. Verlassen Sie sich deshalb nicht darauf, dass eine Gruppe eine automatische Antwort bekommt, und testen Sie es, wenn es für Sie wichtig ist.

Gibt es eine automatische Antwort bei WhatsApp privat, ohne Business?

Nach unserem Stand bietet Meta automatische Antworten nur in der WhatsApp Business App. Apps von Drittanbietern, die in Ihre Chats eingreifen, empfehlen wir nicht. Wer geschäftlich schreibt, ist mit der kostenlosen Business App besser aufgehoben.

Kann man bei WhatsApp eine Nachricht zu einer bestimmten Zeit schicken?

In der App gibt es das offiziell noch nicht. Mit SendSeven planen Sie Nachrichten über den Planer, ab dem Paket Professional. Außerhalb des 24-Stunden-Fensters geht das nur mit einer von Meta freigegebenen Vorlage, freier Text ist dann nicht erlaubt.

Kann man WhatsApp im Urlaub ausschalten?

Ja, und Ihre Kunden erfahren es trotzdem. Stellen Sie die Abwesenheitsnachricht mit eigenem Zeitplan auf Ihre Urlaubstage, mit Rückkehrdatum und Vertretung. Das Telefon braucht dafür eine Internetverbindung, denn die Automatik hängt am Gerät.

Was ist der Nachteil von WhatsApp Business?

Die App ist für kleine Betriebe gemacht und hat Grenzen: Sie hängt am Telefon, und die feste Automatik beschränkt sich auf Begrüßung, Abwesenheit und Schnellantworten; Metas KI-Dienst, der Meta Business Agent, ist bisher nur in bestimmten Ländern für ausgewählte Unternehmen verfügbar. Für mehrere Mitarbeiter, Zuweisungen und Logik braucht es eine Plattform.

Kostet eine automatische Antwort auf WhatsApp etwas?

In der Business App entstehen dafür keine Gebühren. Über eine Plattform ist eine automatische Antwort im 24-Stunden-Fenster eine Service-Nachricht: Meta berechnet seit dem 1. Oktober 2026 erst ab der 1.001. im Monat je Nummer 0,0456 € (Deutschland). Dazu kommt die Nachrichtengebühr des Anbieters.

Fazit

Eine automatische Antwort bei WhatsApp kostet Sie fünf Minuten Einrichtung und erspart Ihren Kunden das Rätselraten. Für einen Betrieb mit einem Telefon reichen Begrüßung und Abwesenheitsnachricht aus der Business App, mit dem passenden Text aus den 36 Vorlagen. Wichtig sind drei Dinge: ein konkretes Datum statt „bald“, der Empfängerkreis und ein Test aus der Sicht eines echten Neukunden.

Sobald Ihr Team wächst, das Telefon nicht mehr das Zentrum des Betriebs ist oder Antworten vom Anliegen abhängen sollen, ist die Plattform der nächste Schritt. Wie der gelingt, ohne die Nummer zu wechseln, zeigt der Coexistence-Leitfaden.

Quellen

Alle Angaben zu WhatsApp und Meta mit Stand 9. November 2026. SendSeven-Preise: Preisseite.

1. WhatsApp-Hilfe: Begrüßungsnachricht in der WhatsApp Business App. faq.whatsapp.com/501866148528310
2. WhatsApp-Hilfe: Abwesenheitsnachrichten verwenden. faq.whatsapp.com/smba/account-and-profile/how-to-use-away-messages, englische Fassung faq.whatsapp.com/2565868990219715
3. WhatsApp-Hilfe: Meta Business Agent. faq.whatsapp.com/291930066973116
4. Meta for Developers: Onboarding von WhatsApp-Business-App-Nutzern (Coexistence). developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/embedded-signup/onboarding-business-app-users
5. Meta for Developers: WhatsApp Business Platform Pricing. developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/pricing