WhatsApp Flows ve KVKK: açık rıza ve veri koruma

SendSeven Team, Editorial Team

Bir WhatsApp Flow hangi verileri toplar, bunları kim işler, ne zaman açık rıza gerekir ve aydınlatma metniyle veri işleme sözleşmesinde neler yer alır? KVKK ve GDPR için, kontrol listesiyle.

WhatsApp Flow hangi verileri toplar ve bunları kim işler?

Bir WhatsApp Flow tam olarak sizin sorduğunuz bilgileri toplar. WhatsApp ayrıca her sohbette müşterinin telefon numarasını ve profil adını da iletir. Veri en fazla üç yerde işlenir: yanıtları taşıyan WhatsApp'ta (Meta), yanıtların sohbette ve kişi profilinde saklandığı SendSeven'de ve bağlarsanız CRM'inizde.

Kurgusal bir örnek: İnegöl'deki özel ölçü mobilya atölyesi Gürsoylu Ölçü Mobilya, mutfak dolabı teklifleri için bir flow kullanıyor. Müşterisi Burak mutfağın ölçülerini yazıyor ve duvarın fotoğrafını gönderiyor. Bu bilgiler şu yolu izler:

• WhatsApp (Meta): Mesajlar WhatsApp (Meta) üzerinden iletilir ve Meta verileri ABD'ye aktarabilir. Bunun için Meta, AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi'ne (EU-US Data Privacy Framework) ve standart sözleşme maddelerine dayanır. Meta'ya göre WhatsApp yüklenen fotoğraf ve belgeleri şifreli olarak en fazla 20 gün saklar (Meta'nın dokümantasyonu, İngilizce).
• SendSeven: Platform AB'de (Frankfurt) barındırılır ve Meta Business Partner olarak doğrudan WhatsApp'a bağlıdır. Yanıtlar gelen kutusunda sohbette görünür. Bir alana eşlediğiniz yanıtlar kişi profilinde de yer alır, fotoğraf ve belgeler ise sohbete ve kişi profiline eklenir.
• CRM'iniz: Bir webhook ya da REST API bağlantısı kurarsanız yanıtları CRM'inize siz aktarırsınız. Bağlantı yoksa yanıtlar SendSeven'de kalır. Nasıl yapılacağını webhook kurulum rehberi gösteriyor.

KVKK ve GDPR'de, çoğu durumda müşterilerinizin verileri bakımından veri sorumlusu sizsiniz, çünkü neyi ve neden sorduğunuza siz karar verirsiniz. SendSeven bu verileri sizin adınıza işleyen, yani veri işleyen konumundadır. Türkiye'deki bir işletme olarak müşteri verilerini AB'de barındırılan bir sağlayıcıda tutmanız KVKK kapsamında “yurt dışına aktarım” sayılabilir; bunu hukuk danışmanınızla değerlendirin. Bir WhatsApp Flow'un teknik olarak nasıl çalıştığını WhatsApp Flows'u baştan anlatan yazımızda bulabilirsiniz. Flow'un ne zaman butonlardan daha uygun olduğunu WhatsApp Flow, butonlar ve chatbot karşılaştırmamızda görebilirsiniz.

Ne zaman açık rıza gerekir, ne zaman gerekmez?

Talebin kendisi için çoğu zaman ayrı bir rızaya ihtiyacınız olmaz, ama pazarlama ve bülten için olur. Size yazıp bir flow'da teklif isteyen biri, bilgilerini bunun için kullanmanızı bekler. Hukuki dayanak bu durumda çoğunlukla, sözleşme kurulmasına yönelik bu talebin karşılanmasıdır (GDPR'de madde 6(1)(b), İngilizce metin). KVKK'da da bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili ve bunun için gerekli olan veri işleme genellikle açık rıza gerektirmez. Aynı kişiye sonradan kampanya, indirim ya da bülten göndermek isterseniz bunun için açık rızasına ihtiyacınız olur. Ayrıca Meta, bir şablonla ilk mesajı göndermeden önce opt-in ister.

Flow bu rızayı sormak için iyi bir yerdir, çünkü müşteriniz o anda aktiftir ve metnin tam hâlini siz belirlersiniz. Dört noktaya dikkat edin:

• Ayrı bir alan: Rızayı talepten ayrı, kendi opt-in alanıyla isteyin. KVKK'da açık rıza, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır ve kişinin olumlu bir irade beyanını gerektirir (Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun açık rıza rehberi). GDPR'de önceden işaretlenmiş bir kutu geçerli rıza sayılmaz; AB Adalet Divanı bunu Planet49 kararında (C-673/17, 1 Ekim 2019) teyit etti.
• Özgür irade: Yalnızca teklif isteyen biri, bültene yazılmadan da talebini gönderebilmeli. Burak mutfak dolabı teklifi istiyor diye kampanya mesajı almak zorunda kalmamalı. Bu yüzden opt-in'i zorunlu alan yapmayın.
• Açık ve somut metin: Ne göndereceğinizi, hangi kanaldan göndereceğinizi ve nasıl çıkılacağını yazın. “Her türlü ticari işlem” gibi genel ifadelerden kaçının. Opt-in alanındaki bağlantı kişiyi aydınlatma metninize götürür.
• Metni saklayın: SendSeven her opt-in ile birlikte onay metnini de kaydeder. Biri sonradan sorarsa, kişinin hangi metne onay verdiğini görebilirsiniz.

Professional'dan itibaren liste kaydını Flow Builder'daki bir otomasyon yapar: bir WhatsApp Flow tamamlandığında devreye giren tetikleyici otomasyonu başlatır, bir koşul opt-in alanına bakar, sonraki adım da kişiyi bülten listenize ekler. Çift opt-in nedir ve WhatsApp neden ayrı bir onay ister, bunu çift opt-in kullanım alanı sayfası anlatıyor. Aboneleri dürüst yollarla nasıl kazanacağınızı ise WhatsApp Opt-in: 2026'da Abone Kazandıran 7 Strateji yazısında bulabilirsiniz.

WhatsApp Flow'da veri minimizasyonu nasıl uygulanır?

Bir flow'da veri minimizasyonu, yalnızca amaç için gerekeni sormak ve her yanıtı yalnızca ekibinizin onunla çalıştığı yerde tutmak demektir. Flow bunu açık bir sohbetten daha kolay kılar, çünkü soruları önceden belirler ve serbest metin yerine seçenek sunabilirsiniz.

• Her soruyu gerekçelendirin: Her soru için neden gerektiğini tek cümleyle yazın. Cümle bulamıyorsanız soruyu silin. Gürsoylu Ölçü Mobilya mutfak dolabı teklifi için mutfağın ölçülerini, kaç parça istendiğini ve ilçeyi bilmek ister, doğum tarihini ya da T.C. kimlik numarasını değil. Teklif için genellikle hangi bilgilerin yettiğini WhatsApp Flow ile lead nitelendirmeyi anlatan yazımız gösteriyor.
• Serbest metin yerine seçenek: İnsanlar serbest metin alanına çoğu zaman bilmek istediğinizden fazlasını yazar, sağlık ya da mali ayrıntılara kadar. Seçenek, yanıtı ihtiyacınız olanla sınırlar. Not için yine de bir serbest metin alanı koyacaksanız, buraya neyin yazılıp neyin yazılmayacağını söyleyin, örneğin “Lütfen sağlık bilgisi yazmayın.”
• Az sayıda zorunlu alan: Kesinlikle gerekli olmayan her şey isteğe bağlı kalsın.
• Amaca göre kaydedin: Her alandaki yanıtı kaydetme ayarıyla yanıtın bir kişi alanına, özel alana ya da kişi üzerindeki bir etikete mi gideceğini, yoksa yalnızca flow'un yanıtlarında mı kalacağını siz belirlersiniz. Yalnızca bu tek talep için gereken bilgi, kişi profilinde kalıcı durmak yerine yanıtlarda kalabilir.
• Hassas alanları işaretleyin: Hassas olarak işaretlediğiniz alanlar yanıt tablosunda, API'de ve giden webhook'larda maskelenmiş görünür. Ekibiniz talebi işleyebilsin diye yanıtı sohbette yine görür.
• Fotoğrafı yalnızca işe yarıyorsa isteyin: Bir fotoğraf çoğu zaman amaçladığınızdan fazlasını gösterir, örneğin kişileri ya da araç plakasını. Yalnızca talep gerçekten gerektiriyorsa isteyin ve içinde ne olması gerektiğini söyleyin. Atölye için duvarın ve mutfağın fotoğrafı ölçü almaya yardımcı olur, karede insan olması gerekmez.

Talepleri ne kadar süre saklayacağınıza da önceden karar verin ve bunu veri işleme kayıtlarınıza not edin. Sağlık gibi özel nitelikli kişisel verileri sormak istiyorsanız, önce veri koruma uzmanınızla ya da danışmanınızla netleştirin.

Aydınlatma metninizde ve veri işleme sözleşmesinde neler olmalı?

Aydınlatma metniniz müşterilerinize verileriyle ne olacağını anlatır. Veri işleme sözleşmesi (DPA) ise SendSeven'in verileri sizin adınıza nasıl işlediğini belirler. İkisi de ilk flow'unuz yayına girmeden hazır olmalı. WhatsApp Flow'lar için bir aydınlatma metni genellikle şunları içerir:

• soruların amacı ve hukuki dayanağı, talep için ve pazarlama için ayrı ayrı,
• verinin üzerinden geçtiği kanal olarak WhatsApp (Meta) ve ABD'ye olası aktarıma dair bir not,
• verileri sizin adınıza işleyen hizmet sağlayıcı olarak SendSeven,
• bağlı bir CRM ve varsa diğer alıcılar,
• bilgileri ne kadar süre sakladığınız,
• müşterilerinizin hakları ve rızalarını nasıl geri alacakları.

Metne verinin toplandığı yerden bağlantı verin: opt-in alanındaki bağlantı ya da flow'u ileten mesaj bunun için uygundur.

Veri işleme sözleşmesini talep üzerine sunuyoruz. SendSeven'in kendi tarafında verileri nasıl işlediğini ve bu konuda bize nasıl ulaşabileceğinizi gizlilik politikamız anlatıyor. Meta'nın WhatsApp koşulları da geçerlidir. Müşteriler size bir reklam üzerinden ulaşıyorsa, Click-to-WhatsApp Ads ve KVKK yazımız bu yoldan gelen veriler için KVKK tarafını ele alıyor.

Şablonlarda ve yapay zeka builder'da nelere bakmalısınız?

Şablonlar ve yapay zeka builder, flow kurarken emek kazandırır, ama soruların ve metinlerin sorumluluğu sizde kalır. Her flow'u yayına almadan önce, web sitenizdeki yeni bir formu denetler gibi kontrol edin.

• Şablonlar: SendSeven'de lead toplama ve nitelendirme, teklif ve fiyat talebi ve geri arama talebi gibi hazır flow şablonları bulunur. Şablonun yapısını kullanıp soruları ve onay metnini kendi işletmenize göre yazın. Şablonlardaki onay metinleri yalnızca örnektir: aydınlatma metninize göre uyarlayın ve gözden geçirin.
• Yapay zeka builder: Professional'dan itibaren yapay zeka builder, anlattığınız kullanım amacından statik bir flow oluşturur. Bunun için AI kredisi kullanılır, yalnızca başarılı oluşturmalarda; yapay zeka işleme AB'de yapılır. Builder yalnızca kullanım amacınızı bilmek ister. Gürsoylu Ölçü Mobilya gibi bir atölye açıklamaya “mutfak dolabı için teklif formu” yazar, gerçek bir müşterinin adını ya da ölçülerini yazmaz.
• Yayınlamadan önce: Sorular, zorunlu alanlar ve her yanıtın kaydedildiği yer uygun mu? Opt-in isteğe bağlı mı, metni uyarlandı mı? Aydınlatma metniniz sonradan değişirse flow'u düzenleyip yeniden yayınlayın. Flow'u Flow düğmeli bir mesaj şablonuyla gönderiyorsanız, ardından şablonu Meta'ya yeniden gönderin, yoksa şablon eski sürümü açmaya devam eder.

Kısaca: WhatsApp Flow da diğer formlar gibi bir formdur. Yalnızca gerekeni sorun, pazarlama için ayrı açık rıza alın, aydınlatma metninizi bağlayın ve veri işleme sözleşmesini imzalayın.

Tüm özellikleri bir arada görmek için WhatsApp Flows sayfasına bakın. Abone uyumluluğu kullanım alanı, ekiplerin rızayı kişi ve kanal bazında nasıl takip ettiğini gösteriyor. Sözlükteki WhatsApp Flows ve WhatsApp Flow şablonu maddeleri ise temel kavramları anlatıyor.

Devamını okuyun:

• WhatsApp Flows: küçük işletmeler için sohbet içinde formlar
• WhatsApp Flow ile lead nitelendirme: tüm bilgiler tek seferde
• Click-to-WhatsApp Ads ve KVKK 2026
• WhatsApp Opt-in: 2026'da Abone Kazandıran 7 Strateji

Sık sorulan sorular