WhatsApp Flows: küçük işletmeler için sohbet içinde formlar

SendSeven Team, Editorial Team

WhatsApp Flow, ekibinizin bugün sohbette tek tek sorduğu soruları WhatsApp'ın içinde açılan bir forma taşır. Bu yazıda WhatsApp Flow'un müşterileriniz için nasıl çalıştığını, hangi soruları sorabildiğini, ne kadar tuttuğunu ve sınırlarının nerede olduğunu anlatıyoruz.

WhatsApp Flow nedir?

WhatsApp Flow, WhatsApp içinde açılan bir formdur. Bu özelliği, WhatsApp Business API kullanan işletmeler için Meta sunar. Müşteriniz bir mesajdaki düğmeye dokunur, sorular içeren bir ya da birkaç ekran açılır ve formu gönderdikten sonra yeniden sohbete döner. WhatsApp'tan çıkmaz, bir web sayfasının yüklenmesini beklemez, hiçbir şey de kurmaz.

Bir web formunun bağlantısını göndermeye kıyasla avantajı şu: müşteriniz zaten yazıştığı yerde kalır ve her yanıtın hangi kişiden geldiğini bilirsiniz. Sohbette tek tek sormaya kıyasla ise yanıtlar uzun bir yazışmaya dağılmaz: hepsi birlikte, eksiksiz ve sabit alanlarda gelir.

Teknik olarak Meta, her flow'u ekranları, alanları ve düğmeleri tarif eden bir dosya olan Flow JSON ile ifade eder. Bunu kendiniz yazmanız gerekmez. Flow'lar statik ve dinamik olmak üzere ikiye ayrılır: statik flow her zaman aynı ekranları ve seçenekleri gösterir, dinamik flow ise müşteri ilerledikçe sisteminizden veri çeker, örneğin boş randevu saatlerini. Küçük ve orta ölçekli bir işletmeye gelen taleplerin çoğu için statik flow yeterlidir.

Tipik kullanım alanları teklif talebi, randevu talebi, geri arama talebi, iade, etkinlik kaydı ve kısa anketlerdir. İlk flow'unuz için teklif talebi iyi bir başlangıçtır. WhatsApp Flow ile lead nitelendirme yazımız bu durumu ayrıntılı ele alıyor. Müşterilerin bu yolla kendiliğinden verdiği bilgiler zero-party veridir: tahmine değil, doğrudan kişinin kendisine dayanır.

WhatsApp Flows ile Flow Builder arasındaki fark nedir?

WhatsApp Flow, müşterinizin doldurduğu bir formdur. Flow Builder'daki bir otomasyon ise arka planda çalışan bir akıştır: anahtar kelime ya da yeni bir talep gibi bir tetikleyiciyle başlar ve kanallar arasında adımları yürütür. İkisini Flows menüsünde yan yana bulursunuz: Flow Builder'daki otomasyonlar SendSeven Flows altında, formlar WhatsApp Flows altında.

İkisi birlikte çalışır. Professional'dan itibaren Flow Builder'daki bir otomasyon WhatsApp Flow'u gönderen adımı kullanabilir, yanıtları bekler ve sonrasında devam eder. Tek başına bir WhatsApp Flow mesaj göndermez, hatırlatma da kurmaz. Bilgileri toplar ve ihtiyacınız olan yere koyar.

WhatsApp Flow müşterileriniz için nasıl çalışır?

Müşteriniz bir WhatsApp mesajındaki düğmeye dokunur, iki ya da üç ekranı doldurur ve yanıtlarını tek dokunuşla gönderir. Sonrasında düğme grileşir, sohbette yanıtın gönderildiği görünür ve müşteriniz yanıtlarına daha sonra yeniden bakabilir.

Bir örnek: Karşıyaka'da oturan Elif Aksoy, banyosunu ve mutfağını yenilemek için İzmir'deki Egeliva Tadilat'a WhatsApp'tan yazar ve teklif ister. Flow olmadan firmanın ekibi her şeyi tek tek sorar: hangi bölümler, kaç metrekare, yalnızca kaplama mı yoksa tesisat da mı, ne zaman başlanacak, fotoğraflar, hangi ilçe ve mahalle. Bir soru ile cevabı arasında saatler geçebilir; sonunda bütün bir güne yayılan, işletmeden gelen yaklaşık yedi mesaj olur. Bizim örneğimizde yazışma sabah 09:11'de başlar, akşam 19:50'de biter. WhatsApp Flow ile işletmeden yaklaşık iki mesaj yeter: düğmeli mesaj ve teşekkür mesajı. Aynı talep 09:18'de tamamlanmış olur.

Müşterinizin düğmeye dokunduktan sonra gördüğü ekranlar şöyle: birinci ekran hangi bölümlerin yenileneceğini ve işin kapsamını, ikinci ekran tercih edilen başlangıç zamanını, fotoğrafları, ilçe ile mahalleyi ve varsa notları sorar. Talebi gönder düğmesine tek dokunuşla her şey işletmenin elindedir.

Tadilat gibi işlerde müşterinin fotoğraf göndermesi ya da her şeyi sesli mesajla anlatması sık görülür. Sesli mesaj sohbette kullanılmaya devam eder. Flow ise fotoğrafları diğer yanıtların yanında ayrı bir alanda ister, böylece fotoğraflar yazışmanın arasında kaybolmaz. Teklif de çoğu zaman keşiften sonra netleşir; flow, ekibinizin keşfe çıkmadan önce bilmesi gerekenleri baştan toplar.

Ekibiniz ne görür?

SendSeven gelen kutusunda yanıt, tüm soru ve cevaplarıyla birlikte doğrudan konuşmanın içinde bir kart olarak görünür. WhatsApp Flow editöründe her alandaki yanıtı kaydetme ayarı yanıtın nereye gideceğini belirler: bir kişi alanına, özel bir alana, kişiye eklenen bir etikete ya da yalnızca flow'un yanıtlarına. Flow tamamlandığında kişiye etiket ekleme ayarıyla formu gönderen herkesi etiketlersiniz. Bir yanıt alana uymuyorsa kişi verilerinin üzerine yazılmaz, bir opt-in onay kutusunda ise SendSeven onay metnini de kaydeder. Onay ve veri koruma tarafını KVKK ve GDPR açısından WhatsApp Flows yazımız anlatıyor. Ekibinizin bu bilgilerle kişi üzerinden nasıl çalışmaya devam ettiğini kişi yönetimi kullanım senaryosunda görebilirsiniz.

Müşteriyi zaten tanıyorsanız flow, ilk ekrandaki alanları kişi profilindeki bilgilerle, örneğin adla ya da e-posta adresiyle, önceden doldurabilir. Bu, gönderim anındaki bir anlık görüntüdür: kişinin bilgileri sonradan değişse bile gönderdiğiniz flow olduğu gibi kalır.

Bir WhatsApp Flow nasıl gönderilir?

Bir WhatsApp Flow'u dört yolla gönderebilirsiniz:

• Gelen kutusundan: 24 saatlik pencere açıkken doğrudan sohbetten. Pencere içinde flow, normal bir session message olarak gider.
• Şablon olarak: pencerenin dışında bir konuşma başlatmak için Meta tarafından onaylanmış, Flow düğmeli bir mesaj şablonu. Düğmenin arkasındaki bağlantı 72 saat geçerli kalır.
• Flow Builder'daki bir otomasyondan: Professional'dan itibaren WhatsApp Flow'u gönderen adımla. Otomasyon yanıtı bekler ve sonrasında kullanabilir.
• API üzerinden: flow'u kendi sisteminizin tetiklemesini istiyorsanız.

WhatsApp Flow hangi soruları sorabilir?

Ekibinizin bugün sohbette tek tek sorduğu hemen her şeyi: kısa ve uzun yazılı yanıtlar, tarihler, listelerden seçimler, çoktan seçmeli sorular, onaylar, fotoğraflar ve belgeler. Buna açıklama için metin blokları ve bir soruyu yalnızca belirli bir yanıtta gösteren basit mantık da eklenir.

Flow'ları SendSeven'in WhatsApp Flow editöründe oluşturursunuz. SendSeven bir Meta Business Partner'dır ve WhatsApp'a doğrudan Meta'nın kendi API'si üzerinden bağlanır. Editör; ekran listesini, geçerli ekranın bileşenlerini, ayarlarını ve flow'un WhatsApp'taki yaklaşık önizlemesini yan yana gösterir. Siz çalışırken flow'u Meta'nın kurallarının birçoğuna göre kontrol eder ve sayaçlar gösterir, örneğin bir ekranda şimdiden kaç bileşen olduğunu.

Sıfırdan başlamanız gerekmez. SendSeven; aralarında randevu talebi, teklif ve fiyat talebi, geri arama talebi, iade ve değişim ile etkinlik ve webinar kaydının bulunduğu başlangıç şablonlarıyla gelir. Şablonların yapısını korur, soruları ve metinleri kendi işinize göre yeniden yazarsınız. Professional'dan itibaren yapay zeka builder'ı, tarifinizden bir flow oluşturur. Neyi sormak istediğinizi kendi cümlelerinizle yazarsınız; builder ekranları kendi kişi alanlarınızla, listelerinizle ve etiketlerinizle kurar, WhatsApp'ın kurallarına göre kontrol eder ve sonucu editörde açar. Statik flow'lar oluşturur; AI kredisi yalnızca oluşturma başarılı olduğunda harcanır. Meta'nın WhatsApp Manager'ında daha önce oluşturduğunuz flow'ları da içe aktarabilirsiniz.

Yayınladıktan sonra bir WhatsApp Flow'u yine de değiştirebilir miyim?

Evet. Taslağı önce test numaralarında denersiniz, müşterileriniz flow'u ancak siz yayınladığınızda alır. Yayınladığınız flow kesinleşmiş sayılmaz: istediğiniz zaman düzenlemeye devam edip değişiklikleri yeniden yayınlayabilirsiniz, SendSeven arka planda yeni bir sürüm oluşturur. Otomasyonlar ve API üzerinden gönderim, yeniden bağlamaya gerek kalmadan çalışmaya devam eder. Flow düğmeli onaylı bir şablon, şablonu Meta'ya yeniden gönderdiğinizde yeni sürümü açar. Yayınlama penceresi bunun hangi şablonları etkilediğini gösterir.

Her flow'un ayrıca kendi analiz bölümü vardır: CSV dosyası olarak dışa aktarabileceğiniz bir yanıt tablosu. Dinamik flow'larda müşterilerin hangi ekranda vazgeçtiğini de görürsünüz.

Bir flow'a hiç ihtiyacınız olup olmadığından emin değil misiniz? WhatsApp Flow, buton ve chatbot karşılaştırmamız seçim yapmanıza yardımcı olur. Yanıt düğmeleri ve listelerin nasıl gönderildiği etkileşimli WhatsApp mesajları rehberinde, tüm biçimlerin genel görünümü ise etkileşimli mesajlar sözlük maddesinde anlatılır.

WhatsApp Flow ne kadar tutar?

WhatsApp Flows Beta aşamasındadır. Tamamlanan flow'lar Beta süresince ücretsizdir. Gönderdiğiniz her flow, diğer tüm WhatsApp mesajları gibi planınızın mesaj paketinden bir mesaj sayılır ve Meta'nın ücretleri her zamanki gibi geçerlidir. WhatsApp Flows genel kullanıma açıldığında, tamamlanan her flow için ek bir ücret uygulanacaktır. Sizi çok önceden bilgilendireceğiz.

Meta'nın WhatsApp mesajları için aldığı ücretler, flow'un müşterinize nasıl ulaştığına bağlıdır. Flow'u 24 saatlik pencere içinde gönderirseniz bu bir servis mesajıdır. Konuşmayı Flow düğmeli bir şablonla başlatırsanız Meta, şablonun kategorisine göre ücretlendirir; örneğin marketing ya da utility.

Hangi özellikleri kullanabileceğiniz planınıza bağlıdır:

• Statik flow'lar WhatsApp içeren her plana dahildir, yani Basic'ten itibaren.
• Yapay zeka builder'ı ve Flow Builder'daki bir otomasyondan gönderim Professional'dan itibaren kullanılabilir.
• Dinamik flow'lar canlı veriyle Scale'den itibaren kullanılabilir.

Her durumda değeri yalnızca mesaj sayısına bakarak ölçmeyin. Flow, bilgileri defalarca sorup beklemek yerine tek seferde toplar ve ekibinizin takip etmesi gereken iş azalır.

WhatsApp Flows'un sınırları neler?

Sınırlar yönetilebilir düzeyde: flow'lar yalnızca WhatsApp'ta çalışır, canlı veri için dinamik flow gerekir ve bir ekrana ne kadarının sığacağına Meta karar verir.

• Yalnızca WhatsApp: Sohbet içindeki form bir WhatsApp özelliğidir. Diğer kanallarda sorularınızı yine konuşmanın içinde sorarsınız; Live Chat'te ayrıca bir sohbet öncesi form da kullanabilirsiniz.
• Canlı veri dinamik flow gerektirir: Statik bir flow, kurarken belirlediğiniz seçenekleri gösterir; örneğin hizmetleri, bölümleri ya da randevu saatlerini. Anlık müsaitlik için Scale'den itibaren kullanılabilen dinamik bir flow gerekir. WhatsApp Business uygulamasıyla API'nin yan yana çalıştığı Coexistence modundaki numaralarda yalnızca statik flow'lar çalışır.
• Her ekranda yer: Meta, ekran başına en fazla 50 bileşene ve tek bir fotoğraf ya da belge seçiciye izin verir; bir dosya en fazla 25 MB olabilir (Meta'nın bileşenler ve dosya yükleme dokümantasyonu, İngilizce). Ekran başlığı için editör, 30 karakterlik sınıra kadar bir sayaç gösterir.
• Veriler: SendSeven AB'de (Frankfurt) barındırılır. Flow'un kendisi, her WhatsApp mesajı gibi Meta üzerinden çalışır; yüklenen dosyalar WhatsApp'ın sunucularında şifrelenmiş olarak en fazla 20 gün saklanır.

Kısaca: WhatsApp Flow, birçok ayrı mesajla sormanın yerine sohbette bir form koyar; ekibiniz uzun bir yazışma yerine eksiksiz bilgileri sabit alanlarda alır.

Tüm özellikleri bir bakışta görmek için WhatsApp Flows sayfasına bakabilirsiniz.

Devamını okuyun:

• WhatsApp Flow mu, buton mu, chatbot mu: hangi talep için hangisi?
• WhatsApp Flow ile lead nitelendirme: tüm bilgiler tek seferde
• WhatsApp Flows ve KVKK: açık rıza ve veri koruma
• WhatsApp fiyatları 2026: Meta neyi değiştirdi, ne aynı kaldı

Sık sorulan sorular