WhatsApp Flow ile lead nitelendirme: tüm bilgiler tek seferde

SendSeven Team, Editorial Team

Ek soru turları yerine sohbetin içinde tek bir form: lead toplama flow'u bir teklif için gereken her bilgiyi tek seferde sorar, yanıtları kişiye alan veya etiket olarak kaydeder ve eksiksiz talebi ekibinize ya da CRM'inize iletir.

Sohbetteki bir form neden daha eksiksiz talepler getirir?

Sohbetteki bir form daha eksiksiz talepler getirir, çünkü ilgi ile talep arasındaki engelleri kaldırır: tarayıcıya geçmek yok, sizin zaten bildiğiniz bilgileri yeniden yazmak yok, bütün güne yayılan ek soru turları yok. Müşteri adayınız WhatsApp içinde kalır, yanıtlarını dokunarak seçer ve her şeyi tek seferde gönderir.

Sohbetteki talepler neden bu kadar sık eksik gelir?

Çünkü insanlar ekibinizin ihtiyaç duyduğunu değil, kendileri için önemli olanı yazar. “Çatıya güneş paneli kurmak ne kadar tutar?” gayet makul bir sorudur, ama çatı tipi, elektrik tüketimi ve konum olmadan kimse buna bir teklifle yanıt veremez. Ekibiniz soruyor, müşteri adayı akşam yanıtlıyor, bir sonraki ek soru ertesi sabaha kalıyor. Her tur, müşteri adayına bir başka firmaya da sorması için zaman tanır.

Bir WhatsApp Flow bunu tersine çevirir. Ayrıntıları tek tek toplamak yerine bütün soruları aynı anda sorar: seçenekler, tarih alanları ya da fotoğraf yükleme olarak. Dört şey, taleplerin daha eksiksiz gelmesine yardımcı olur:

• Yazmak yerine dokunmak: Bir seçeneğe dokunmak, açık bir soruya yazarak yanıt vermekten hızlıdır ve yanıt nettir.
• Zorunlu alanlar: Ekibinizin olmadan çalışamayacağı bilgi atlanamaz.
• Hazır gelen bilgiler: Ad gibi bildiğiniz bilgiler ilk ekranda zaten doludur, müşteri adayınız yalnızca kontrol eder.
• Uygulama değiştirmek yok: Akşam kanepede oturup teklif isteyen biri formu orada doldurur, bir web sayfasının yüklenmesini beklemez.

Teknik temel bilgiler için WhatsApp Flows'u baştan anlatan yazımıza bakın.

Yine de bir flow sohbetin yerini tutmaz. Tavsiye isteyen ya da seçeneklerinizin hiçbirine uymayan bir sorusu olan kişi, ekibinize veya bir YZ botuna ihtiyaç duyar. WhatsApp Flow, butonlar ve chatbot karşılaştırmamızda hangi yanıt biçiminin hangi durumda uygun olduğunu görebilirsiniz.

Ekibiniz teklif için hangi bilgilere gerçekten ihtiyaç duyar?

Yalnızca ekibinizin teklif yazmak ya da geri arama planlamak için ihtiyaç duyduğu bilgileri sorun. Basit bir test: ekibiniz bugün hemen her talepte ilk olarak hangi soruları soruyor? Flow'a onlar girer. Duruma göre değişen her şeyi görüşmeye bırakın.

Bunun Kaymakoğlu Solar için nasıl göründüğüne bakalım: Konya'da çatı tipi güneş enerjisi sistemleri (GES) kuran kurgusal bir firma. Zeynep Arslan 18:30'da WhatsApp'tan Kaymakoğlu Solar'a yazıp evlerinin çatısına güneş enerjisi sistemi kurdurmanın ne kadar tutacağını soruyor. Kaymakoğlu Solar bir teklif talebi flow'uyla yanıt veriyor. Zeynep üç ekranda projesini seçiyor, mülkünü birkaç dokunuşla anlatıyor, çatısının fotoğrafını yükleyip ilçesini (Selçuklu) yazıyor ve geri aranmak için bir zaman seçiyor.

Lead toplama flow'ları için birkaç kural işe yarar:

• Yazılı yanıttan önce seçenekler: Mülk tipini (müstakil ev, apartman, iş yeri ya da tarımsal yapı) ve çatı tipini seçenek olarak, elektrik tüketimini ve ekip büyüklüğünü ise aralık olarak sorun; örneğin ayda yaklaşık 400 ila 600 kWh. Tüketimini bilmeyenler için bir “Bilmiyorum” seçeneği ekleyin. En sona koyacağınız açık bir metin alanı, hiçbir seçeneğe uymayan her şeyi karşılar.
• Zorunluluk yalnızca gerektiğinde: Fotoğrafı ve ek ayrıntıları isteğe bağlı yapın. Elinde fotoğraf olmayan da talebini gönderebilmeli.
• Bildiğiniz bilgileri önceden doldurun: Flow'u gönderirken ilk ekranı kişideki ad veya e-posta adresi gibi bilgilerle doldurabilirsiniz; müşteri adayınız yalnızca kontrol edip onaylar. Bu alanları başa koyun.
• Ekran başına tek konu: Önce ad ve proje, sonra mülk, en sonda fotoğraf, ilçe ve geri arama zamanı. Böylece müşteri adayınız formun neresinde olduğunu hep bilir.

Bir şablonla daha hızlı başlarsınız. Hazır şablonlar arasında lead toplama ve nitelendirme, teklif ve fiyat talebi, geri arama talebi ve demo talebi için flow'lar bulunur; bunları WhatsApp Flow editöründe kendi sorularınıza uyarlarsınız. Professional'dan itibaren formu kendi cümlelerinizle anlatırsınız ve yapay zeka builder bundan statik bir flow oluşturur. Bunun için AI kredisi harcanır, ancak yalnızca başarılı oluşturmalarda.

WhatsApp Flow lead'leri nasıl önceden sıralar?

Lead toplama flow'u gelen talepleri önceden sıralar, çünkü yanıtlar ekibinizin ihtiyaç duyduğu yere kaydedilir: bir kişi alanına, özel bir alana veya kişi üzerindeki bir etikete. Ekibiniz sohbeti okumadan, kimin GES ile batarya planladığını ve kimin yalnızca şarj istasyonu istediğini bir bakışta görür.

• Yanıtlar doğru yere: Her alandaki yanıtı kaydetme ayarıyla yanıtın nereye gideceğine siz karar verirsiniz: bir kişi alanına, “Proje” gibi özel bir alana, kişi üzerinde bir etikete ya da yalnızca flow'un yanıtlarına. Bir yanıt kişi alanının türüne veya seçeneklerine uymuyorsa, kişinin mevcut bilgilerinin üzerine yazılmaz.
• Otomatik etiket: Flow'u gönderen herkes, flow tamamlandığında kişiye etiket ekleme ayarıyla “GES talebi” gibi bir etiket alır. Yeni talepleri kişi yönetiminde bir filtreyle bulursunuz.
• Alanlar yalnızca gerektiğinde: Bir koşulla (eğer/değilse) bir alan yalnızca belirli bir durumda görünür; örneğin mevcut sistemle ilgili soru yalnızca “Sadece batarya” seçenlere gösterilir. Her koşul tam olarak bir seçeneği kontrol eder, bu yüzden alanın görünmesini istediğiniz her yanıt için ayrı bir koşul ekleyin.
• Açıklama yerine fotoğraf: Çatının, elektrik panosunun ya da hasarın fotoğrafı, ekibinize çoğu zaman üç cümleden fazlasını anlatır. Meta, ekran başına yalnızca bir fotoğraf veya belge seçiciye izin verir. Yüklenen dosyalar sohbette ve kişide ek olarak görünür.

Kaydedilen yanıtlar, ekibinizin öncelik belirlemesine yardımcı olan bir profil oluşturur: batarya, müstakil ev ve fotoğraf içeren bir talep, evle ilgili ayrıntı vermeyen bir talepten daha ileri aşamadadır. Müşteri adayları bu bilgileri size kendi istekleriyle verdiği için bunlar zero-party veri sayılır.

WhatsApp Flow müşteri adayınıza nasıl ulaşır?

Lead toplama flow'u müşteri adayınıza genellikle üç yoldan biriyle ulaşır: gelen kutusundan bir yanıt olarak, Flow Builder'daki bir otomasyonla ya da Flow düğmeli bir WhatsApp mesaj şablonuyla. Hangisinin uygun olduğu, görüşmeyi kimin başlattığına bağlıdır.

• Gelen kutusundan: Müşteri adayı yazar, ekibiniz flow ile yanıt verir. Bu, Basic'ten itibaren çalışır; yeter ki 24 saatlik pencere açık olsun, yani müşteri adayı son 24 saat içinde size yazmış olsun.
• Otomasyondan: Professional'dan itibaren Flow Builder'daki bir otomasyon, ekibiniz parmağını kıpırdatmadan flow'u gönderir. Anahtar kelime eşleşti tetikleyicisi “teklif”, “fiyat” veya “GES” gibi kelimelere, Bir reklamdan geldi tetikleyicisi ise Click-to-WhatsApp reklamı üzerinden size yazan herkese tepki verir. Formu WhatsApp Flow'u gönderen adım iletir.
• Flow düğmeli şablondan: Size 24 saatten uzun süredir yazmamış biri, örneğin bir fuarda tanıştığınız bir kişi, opt-in vermişse Meta tarafından onaylanmış, Flow düğmeli bir mesaj şablonu alır. Düğmenin ardındaki bağlantı 72 saat geçerli kalır.

Böyle bir lead toplama flow'u statik bir flow'dur; Basic'ten itibaren kullanılabilir ve Coexistence modundaki numaralarda da çalışır. Basic'te flow'u elle, gelen kutusundan veya şablonla gönderirsiniz. Başlamak için çoğu zaman bu yeterlidir: ekibiniz her fiyat sorusunu, ek soruları tek tek sormak yerine aynı flow ile yanıtlar.

Müşteri adayları sohbeti neredeyse her yerden başlatabilir: kurulum yaptığınız bir binanın önündeki tabelada WhatsApp'ı “GES teklifi” metniyle açan bir QR kod, web sitenizdeki bir WhatsApp düğmesi ya da bir reklam.

Müşteri adayı flow'u gönderince ne olur?

Müşteri adayınız flow'u gönderir göndermez yanıtlar, gelen kutunuzdaki sohbette görünür; ilgili alanlar ve etiketler kişiye kaydedilir. Professional'dan itibaren bir WhatsApp Flow tamamlandığında devreye giren tetikleyici, eksiksiz talebi ileten bir otomasyon başlatır.

Böyle bir otomasyon örneğin şunları yapabilir:

• etiket ekleyebilir ve “Durum: yeni talep” gibi kişi alanlarını güncelleyebilir,
• kişi flow'da bültene onay verdiyse onu bir listeye ekleyebilir,
• yanıta göre dallanabilir; örneğin batarya taleplerini şarj istasyonu taleplerinden farklı bir ekibe yönlendirebilir,
• sohbeti round-robin ile sıradaki ekip üyesine atayıp ekibinize e-posta bildirimi gönderebilir,
• müşteri adayınıza talebinin ulaştığını bildirip sizden ne zaman haber alacağını söyleyebilir.

Flow'da bülten onayı istemenin kendi kuralları vardır. KVKK ve GDPR açısından WhatsApp Flows yazımızda nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz.

Flow'u bir otomasyon gönderdiyse, otomasyondaki WhatsApp Flow'u gönderen adım yanıtları bekler. Belirlediğiniz bekleme süresi içinde yanıt gelmezse bu adımın zaman aşımı sonucu devreye girer; otomasyon nazik bir hatırlatma gönderebilir ya da sohbeti ekibinize devredebilir.

Satış ekibiniz bir CRM kullanıyorsa, yanıtları bir webhook veya REST API ile aktarabilirsiniz. Bilgiler kişide kayıtlı olduğu için CRM'iniz onları oradan alır. Nasıl kurulacağını webhook kurulum rehberi gösterir. Her flow'un ayrıca, CSV dosyası olarak dışa aktarabileceğiniz bir yanıt tablosu içeren kendi analitiği vardır.

Kısaca: Lead toplama flow'u, ekibinizin her teklif için ihtiyaç duyduğu bilgileri tek seferde sorar, bunları kişide düzenli biçimde kaydeder ve eksiksiz talebi iletir.

Tüm özellikleri tek bakışta görmek için WhatsApp Flows ve Flow Builder sayfalarına bakın. Ekiplerin kişileri ve alanları nasıl düzenlediğini kişi yönetimi kullanım senaryosunda, bir flow'un bir botla birlikte nasıl çalıştığını chatbot otomasyonu kullanım senaryosunda görebilirsiniz.

Devamını okuyun:

• WhatsApp Flows: küçük işletmeler için sohbet içinde formlar
• WhatsApp Flow mu, buton mu, chatbot mu: hangi talep için hangisi?
• Click-to-WhatsApp Ads için Etkili Reklam Tasarımı 2026: Görsel, Metin ve CTA Rehberi
• WhatsApp Flows ve KVKK: açık rıza ve veri koruma
• B2B'de Canlı Sohbet 2026: Ziyaretçi Kaybetmek Yerine Lead Yakalayın

Sık sorulan sorular