WhatsApp Business para varias sedes y sucursales

SendSeven Team, Editorial Team

¿Un número de WhatsApp común para todas sus sedes y sucursales, o un número por establecimiento? Explicamos cuándo elegir cada opción, cuántos números permite Meta, por qué el límite de destinatarios es compartido y cómo cada sede ve solo sus propias conversaciones.

¿Un número para todas las sedes o uno por sucursal?

Elija un número común cuando sus clientes conocen sobre todo su marca y las consultas se reparten por tema: taller, ventas, atención al cliente. Elija un número por sucursal cuando los clientes se dirigen a una sede concreta y los equipos trabajan de forma independiente. Las dos opciones son sencillas de configurar y terminan en la misma bandeja de entrada; la diferencia está en el esfuerzo de configuración y en lo claro que resulta saber de dónde viene cada consulta.

La pregunta surge en casi cualquier negocio con más de una dirección: una fontanería con dos furgonetas, una clínica con varias consultas, una inmobiliaria con una segunda oficina. Y casi siempre se resuelve mal, con un móvil personal por sucursal, donde el historial del cliente queda en un aparato al que nadie más tiene acceso y desaparece en cuanto esa persona se va.

Cuándo un número común es la opción acertada

Un solo número para toda la empresa es la opción práctica por defecto, sobre todo al principio. Se verifica una sola vez, se mantiene un único nombre visible, y cada anuncio, cada pegatina y cada enlace de click-to-WhatsApp apunta a la misma dirección. Si más adelante se pasa a varios números, este sigue siendo el número principal.

La asignación a la sede correcta ocurre en el saludo: el primer contacto pregunta por la sede, el cliente elige una opción, y eso se convierte en una etiqueta en el contacto que la bandeja de esa sede filtra después. Este tipo de automatización está disponible a partir del plan Professional; el Basic incluye la bandeja de entrada y las campañas sin automatización.

Una segunda ventaja, más práctica: las plantillas de notificación pertenecen a la cuenta de WhatsApp Business, no al número individual. Un recordatorio de cita se redacta y Meta lo aprueba una sola vez, en lugar de enviar el mismo texto sede por sede.

Cuándo cada sucursal necesita su propio número

Hay tres situaciones en las que un número propio por sede es claramente la mejor solución.

Primero: sus clientes piensan en sedes. Quien escribe a «su» sucursal no quiere pasar antes por un menú. En preguntas cortas como «¿tenéis esto en stock?», cada paso de más cuesta respuestas.

Segundo: utiliza el Perfil de Empresa de Google. Cada sede verificada tiene su propio perfil con WhatsApp como botón de contacto, que solo aparece en móvil y sin texto previo, así que la pregunta llega sin ninguna pista de su origen. Con el mismo número en todos los perfiles no se sabe qué sede se quería contactar; con el número de la sede, la pregunta queda respondida antes de hacerse.

Tercero: responsabilidad separada. Cuando las sedes funcionan casi como negocios independientes, un número propio encaja con esa estructura: los horarios y las respuestas automáticas se configuran por canal, y un canal es exactamente un número, incluido a partir del plan Professional.

¿Cuántos números de WhatsApp permite Meta?

Un portfolio empresarial nuevo empieza limitado a dos números de teléfono registrados. Meta eleva automáticamente ese límite a 20 en cuanto la empresa queda verificada o se alcanza el nivel de 2.000 destinatarios. Quien necesite más números, puede plantear el caso con nosotros y lo tramitamos junto con Meta. SendSeven no limita el número de líneas que se gestionan.

Dos detalles importan más que la cifra en sí: el nombre visible se define por número de teléfono, y la verificación también se hace por número, mediante un código por SMS o llamada. Cinco números de sede significan cinco pequeñas configuraciones, no una sola. Fuente: la documentación de Meta sobre números de teléfono empresariales.

Y un número de teléfono siempre pertenece a un único camino: o bien la aplicación WhatsApp Business en un móvil, o bien la WhatsApp Business Platform. El camino intermedio regulado se llama coexistencia, y se explica más adelante.

El límite de 24 horas se aplica por portfolio, no por sucursal

El límite de destinatarios de WhatsApp cuenta los destinatarios únicos a los que se puede escribir por primera vez en un periodo móvil de 24 horas. Desde el 7 de octubre de 2025 se aplica por portfolio empresarial, no por número de teléfono, así que cinco números de sede no multiplican el cupo por cinco. Los niveles son 250, después de la verificación 2.000, luego automáticamente 10.000, 100.000 y sin límite.

Este es el punto en el que más a menudo se rompe la expectativa: añadir números para enviar más mensajes de marketing no aporta nada. Las respuestas dentro de una ventana de servicio ya abierta no cuentan, solo los mensajes que inician una conversación nueva. Para el funcionamiento normal de una sede, donde el cliente escribe primero, el límite casi nunca es un problema; se nota sobre todo en promociones y broadcasts. Fuente: la documentación de Meta sobre límites de mensajería.

Cómo cada sucursal ve solo sus propias conversaciones

La verdadera palanca no está en los números de teléfono, sino detrás de ellos. En SendSeven, la bandeja de entrada compartida se divide en bandejas dedicadas, por ejemplo «Sede Norte», «Sede Sur» y «Taller». Cada bandeja recibe sus propias reglas:

• Canales: qué números de teléfono y conexiones de correo alimentan la bandeja. Un mismo canal puede estar en más de una bandeja.
• Etiquetas: un filtro sobre las etiquetas del contacto, con los modos «alguna», «todas» y «ninguna».
• Campos personalizados: un filtro sobre un campo de contacto propio, por ejemplo «la sede es Norte».

Estos filtros se evalúan de forma continua: si cambia la etiqueta de un contacto, la conversación pasa automáticamente a la bandeja correspondiente. El acceso se rige por dos ajustes: una bandeja es visible para todo el equipo o solo para determinados usuarios, y cada empleado ve el historial completo del contacto o solo sus propias bandejas. Los propietarios y administradores siempre ven todo, y las bandejas se consultan también desde el móvil.

Las bandejas dedicadas están incluidas a partir del plan Professional; sin ellas, las etiquetas y la asignación dentro de la bandeja compartida ya cubren la mayor parte. Sobre cómo se reúnen los datos de los clientes en todos los canales, consulte nuestro artículo sobre la gestión centralizada de contactos.

Configurarlo en seis pasos

1. Decida cuántos números necesita. En caso de duda, empiece con uno solo: añadir un segundo más adelante es más sencillo que retirar uno ya publicitado.
2. Inicie la verificación de empresa: eleva el límite de números a 20 y el nivel de destinatarios a 2.000, y lleva tiempo, así que conviene empezar pronto.
3. Registre sus números de teléfono: defina un nombre visible para cada uno y confírmelo con un código. El nombre visible debe dejar clara la sede, por ejemplo «Talleres Martínez Zaragoza».
4. Cree una bandeja por sede y fíltrela: por canal si hay números propios, por etiqueta o campo personalizado si el número es común.
5. Asigne al equipo: sitúe a cada empleado en sus bandejas y prevea una cobertura para que nadie se quede bloqueado en vacaciones.
6. Configure el saludo, el menú de selección y los mensajes de ausencia, y pruebe con una consulta real: escriba desde un móvil personal y compruebe si la conversación llega a la bandeja correcta.

Si todavía está en el primer paso, nuestro artículo sobre cómo crear una cuenta de WhatsApp Business explica la configuración básica.

Incorporar los móviles de sucursal ya existentes

La mayoría de las empresas ya tienen algo en marcha: un móvil por sede con la aplicación WhatsApp Business y años de historial dentro. Esos números no hay que abandonarlos: con la coexistencia, la aplicación sigue funcionando en el móvil mientras el mismo número también funciona en la plataforma.

Cuatro cosas conviene saber:

• Hasta 180 días de historial se pueden trasladar, y los contactos llegan con su nombre y número.
• El móvil se refleja por completo: incluso lo que se escribe directamente en la aplicación aparece en la bandeja de entrada compartida. La asignación, las notas y los tiempos de respuesta, en cambio, solo se generan a partir de respuestas enviadas desde la plataforma, así que conviene acordar un único lugar desde el que responder.
• El móvil debe usarse al menos una vez cada trece días, o los dispositivos vinculados se desconectan. A un número pueden estar vinculados hasta cinco dispositivos, contando el móvil principal y la plataforma.
• El caudal de envío es menor: 20 mensajes por segundo, frente a 80 a través de la API Cloud. Es suficiente para el funcionamiento normal de una sede; para grandes campañas, el cambio completo es la mejor opción.

Un detalle para las bandejas: el historial importado llega al canal de WhatsApp, así que aparece en cualquier bandeja que filtre por canal. La importación no aplica etiquetas: quien filtre por etiqueta debe etiquetar después los contactos trasladados, a mano o mediante una columna del archivo CSV durante la importación.

¿Cuánto cuesta con varias sedes?

En SendSeven, una sede adicional no añade otra cuota base: todos los planes incluyen números de WhatsApp ilimitados, usuarios ilimitados y los ocho canales. Se paga la cuota fija del plan elegido, desde 49 € al mes en el plan Basic, que incluye un cupo de mensajes; las bandejas dedicadas y las automatizaciones forman parte del plan Professional, desde 79 € al mes.

Algo que conviene tener en cuenta: el cupo de mensajes incluido se aplica a la cuenta, no por sede, igual que ocurre con el límite de destinatarios. Meta factura directamente sus propias tarifas de mensajería, a precio de lista, según el país del destinatario. La plataforma en sí aplica un precio fijo por mensaje, nunca un porcentaje sobre la lista de precios de Meta. Todas las cifras están en la página de precios.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar un número de WhatsApp para varias sucursales?

Sí. La asignación a la sede correcta ocurre a través del saludo o de una etiqueta en el contacto, y cada equipo ve, mediante su propia bandeja, solo sus conversaciones.

¿Cuántos números de teléfono puedo añadir?

Un portfolio empresarial nuevo empieza con dos números registrados; tras la verificación de empresa, o al alcanzar el nivel de 2.000 destinatarios, Meta eleva ese límite a 20 automáticamente, y si necesita más, tramitamos el caso con Meta. Otra opción: todas las sedes funcionan con un solo número, separadas después mediante etiquetas, y SendSeven no limita esa cifra.

¿Necesito un contrato distinto por sucursal?

No. Una sola cuenta cubre todas las sedes; para una separación contable completa, se puede crear un tenant independiente con su propia factura por sede.

¿La sede Norte ve las conversaciones de la sede Sur?

Solo si usted lo permite. Una bandeja es visible para todo el equipo o restringida a determinados usuarios, y además puede ajustarse, por empleado, si ve el historial completo del contacto.

¿Hay que verificar cada sucursal por separado?

La verificación de empresa se aplica al portfolio y por tanto cubre todas las sedes. El nombre visible y la confirmación del número, en cambio, se hacen por número de teléfono.

¿Con cinco números tengo cinco veces más destinatarios?

No. El límite de destinatarios se aplica por portfolio empresarial desde el 7 de octubre de 2025. Añadir números no lo incrementa.

Conclusión

Empiece con un solo número si sus clientes se dirigen a su marca, y con uno por sede si se dirigen a la sucursal. Más importante que esa decisión es sacar los mensajes de los móviles personales: una bandeja de entrada, una bandeja dedicada por sede y un acceso bien definido. Sobre cómo trabajan varios empleados en el mismo número sin pisarse, tenemos un artículo sobre la bandeja de entrada de equipo. Para sectores concretos contamos con páginas propias, entre ellas comercio minorista y concesionarios.