WhatsApp Flows a RODO: zgoda i ochrona danych

SendSeven Team, Editorial Team

Jakie dane zbiera WhatsApp Flow, kto je przetwarza, kiedy potrzebujesz zgody i co powinna zawierać klauzula informacyjna oraz umowa powierzenia. Z listą kontrolną na start.

Jakie dane zbiera WhatsApp Flow i kto je przetwarza?

WhatsApp Flow zbiera dokładnie te dane, o które zapytasz. Do tego WhatsApp w każdym czacie przekazuje numer telefonu i nazwę profilu klienta. Dane są przetwarzane najwyżej w trzech miejscach: w WhatsApp (Meta), który przesyła odpowiedzi, w SendSeven, gdzie zapisują się w czacie i w kontakcie, oraz w Twoim CRM, jeśli go podłączysz.

W całym artykule posługujemy się przykładem Stolarni Dębowiak ze Swarzędza pod Poznaniem, fikcyjnej firmy, która wykonuje meble na wymiar: kuchnie i szafy. W jej flow klienci wybierają rodzaj mebla, podają przybliżone wymiary i kod pocztowy, dodają zdjęcie ściany i proszą o wycenę albo o oględziny w domu. Jeśli chcą, zapisują się też na newsletter.

• WhatsApp (Meta): wiadomości przechodzą przez WhatsApp (Meta), a Meta może przekazywać dane do USA. Opiera się przy tym na EU-US Data Privacy Framework i standardowych klauzulach umownych. Według Meta zdjęcia i dokumenty przesłane przez WhatsApp są przechowywane w formie zaszyfrowanej do 20 dni (dokumentacja Meta, po angielsku).
• SendSeven: hostowany w UE (Frankfurt), jest połączony bezpośrednio z WhatsApp jako Meta Business Partner. Odpowiedzi widać w czacie we wspólnej skrzynce. Odpowiedzi przypisane do pola znajdziesz też w kontakcie, a zdjęcia i dokumenty są dołączone do czatu i kontaktu.
• Twój CRM: jeśli skonfigurujesz webhook lub REST API, przekazujesz odpowiedzi dalej. Bez połączenia zostają w SendSeven. Jak to zrobić, pokazuje przewodnik po konfiguracji webhooków.

W większości przypadków to Ty jesteś administratorem danych swoich klientów, bo to Ty decydujesz, o co pytasz i dlaczego. SendSeven przetwarza dane w Twoim imieniu jako podmiot przetwarzający. Jak WhatsApp Flow działa od strony technicznej, opisujemy w artykule WhatsApp Flows: formularze w czacie dla małych firm. Kiedy flow sprawdza się lepiej niż przyciski, pokazuje nasze porównanie WhatsApp Flow, przycisków i chatbota.

Kiedy potrzebujesz zgody, a kiedy nie?

Do samego zapytania zwykle nie potrzebujesz osobnej zgody, ale do marketingu i newslettera już tak. Kto pisze do Ciebie i prosi we flow o wycenę, chce, by jego dane posłużyły właśnie do tego. Podstawą prawną jest wtedy zwykle art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy). Jeśli później zechcesz wysyłać tej samej osobie promocje, rabaty albo newsletter, potrzebujesz do tego jej zgody. Wiadomości marketingowe wysyłane elektronicznie reguluje w Polsce dodatkowo Prawo komunikacji elektronicznej (PKE). Niezależnie od tego Meta wymaga opt-inu, zanim z własnej inicjatywy wyślesz komuś szablon wiadomości.

W Stolarni Dębowiak Paweł prosi o wycenę szafy na wymiar do sypialni. Do tego zapytania osobna zgoda zwykle nie jest potrzebna. Do newslettera z pomysłami na aranżację wnętrz i nowościami z warsztatu już tak. Flow to dobre miejsce na prośbę o tę zgodę, bo klient jest właśnie aktywny, a treść ustalasz Ty. Zwróć uwagę na cztery rzeczy:

• Osobne pole: zgodę zbieraj w osobnym polu opt-in, oddzielnie od zapytania. Domyślnie zaznaczone pole nie jest ważną zgodą w rozumieniu RODO, co potwierdził Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku w sprawie Planet49 (C-673/17, 1 października 2019).
• Dobrowolność: kto chce tylko wyceny, musi móc wysłać zapytanie bez zapisywania się na newsletter. Nie rób więc z opt-inu pola obowiązkowego.
• Jasna treść: napisz, co będziesz wysyłać, jakim kanałem i jak się wypisać. Link „Czytaj więcej” przy polu opt-in prowadzi do Twojej klauzuli informacyjnej.
• Zapisana treść: SendSeven zapisuje brzmienie zgody razem z każdym opt-inem. Jeśli ktoś zapyta o to później, zobaczysz, na jakie sformułowanie dana osoba się zgodziła.

Od Professional automatyzacja w Flow Builder obsługuje zapis na listę: uruchamia ją wyzwalacz, który włącza się po ukończeniu WhatsApp Flow, warunek sprawdza pole opt-in, a kolejny krok dodaje kontakt do Twojej listy newslettera. Na czym polega podwójny opt-in i dlaczego WhatsApp wymaga osobnej zgody, wyjaśnia przykład zastosowania podwójnego opt-inu, a artykuł WhatsApp opt-in: 7 strategii na pozyskanie subskrybentów pokazuje, jak zdobywać subskrybentów uczciwie.

Jak ograniczyć dane w WhatsApp Flow?

Minimalizacja danych we flow oznacza pytanie tylko o to, co potrzebne do celu, i zapisywanie każdej odpowiedzi tylko tam, gdzie Twój zespół z niej korzysta. Z flow jest to łatwiejsze niż w otwartym czacie, bo pytania ustalasz z góry i możesz dać do wyboru gotowe opcje zamiast wolnego tekstu.

• Uzasadnij każde pytanie: przy każdym pytaniu napisz jedno zdanie, po co potrzebujesz odpowiedzi. Jeśli żadne nie przychodzi Ci do głowy, usuń pytanie. Żeby przygotować wycenę, Stolarnia Dębowiak potrzebuje rodzaju mebla, przybliżonych wymiarów i kodu pocztowego, a nie daty urodzenia. Nasz artykuł o kwalifikacji leadów przez WhatsApp Flow pokazuje, jakie dane zwykle wystarczą do wyceny.
• Opcje zamiast wolnego tekstu: w polu z wolnym tekstem ludzie często piszą więcej, niż chcesz wiedzieć, aż po dane o zdrowiu czy finansach. Opcje ograniczają odpowiedź do tego, czego potrzebujesz. Jeśli mimo to potrzebujesz pola tekstowego, choćby na uwagi, napisz przy nim, co tam wpisać, a czego nie, na przykład: „Prosimy nie podawać tu informacji o zdrowiu”.
• Mało pól obowiązkowych: wszystko, co nie jest absolutnie niezbędne, zostaje nieobowiązkowe.
• Zapisuj tylko tam, gdzie trzeba: ustawieniem zapisu odpowiedzi przy każdym polu decydujesz, czy odpowiedź trafia do pola kontaktu, pola niestandardowego lub tagu w kontakcie, czy zostaje tylko w tabeli odpowiedzi. Wymiary szafy Pawła służą tylko tej jednej wycenie, więc mogą zostać w tabeli odpowiedzi, zamiast na stałe trafiać do kontaktu.
• Oznacz pola wrażliwe: pola oznaczone jako wrażliwe są zamaskowane w tabeli odpowiedzi, w API i w wychodzących webhookach. Twój zespół nadal widzi odpowiedź w czacie, więc może obsłużyć zapytanie.
• Zdjęcia tylko tam, gdzie pomagają: zdjęcie często pokazuje więcej, niż klient zamierzał pokazać, na przykład domowników albo korespondencję leżącą na stole. Zdjęcie ściany pod szafę ma sens, ale tylko jeśli zapytanie naprawdę go wymaga. Napisz też, co ma być na zdjęciu.

Ustal również, jak długo przechowujesz zapytania, i zapisz to w rejestrze czynności przetwarzania. Jeśli chcesz pytać o szczególne kategorie danych, na przykład o zdrowie, najpierw skonsultuj to ze swoim inspektorem ochrony danych (IOD) lub doradcą. Przy przetwarzaniu na większą skalę konieczna może być też ocena skutków dla ochrony danych (DPIA).

Co powinna zawierać klauzula informacyjna i umowa powierzenia?

Klauzula informacyjna mówi klientom, co dzieje się z ich danymi, a umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) określa, jak SendSeven przetwarza je w Twoim imieniu. Obie powinny być gotowe, zanim opublikujesz pierwszy flow. Klauzula informacyjna dla WhatsApp Flows zwykle obejmuje:

• cel pytań i podstawę prawną, osobno dla zapytania i dla marketingu,
• WhatsApp (Meta) jako kanał, przez który przechodzą dane, z informacją o możliwym przekazaniu do USA,
• SendSeven jako dostawcę, który przetwarza dane w Twoim imieniu,
• podłączony CRM i innych ewentualnych odbiorców,
• czas, przez jaki przechowujesz dane,
• prawa klientów i sposób wycofania zgody.

Link do klauzuli dodaj tam, gdzie zbierasz dane: przy polu opt-in („Czytaj więcej”) albo w wiadomości, w której wysyłasz flow.

Umowę powierzenia udostępniamy na życzenie. Jak SendSeven sam postępuje z danymi i jak się z nami skontaktować w tej sprawie, opisuje nasza polityka prywatności. Dla WhatsApp obowiązują ponadto warunki Meta. Jeśli potencjalni klienci trafiają do Ciebie z reklamy, artykuł o reklamach Click-to-WhatsApp i RODO opisuje drogę, jaką przechodzą ich dane.

Na co uważać przy szablonach i kreatorze AI?

Szablony i kreator AI oszczędzają pracę przy tworzeniu, ale odpowiedzialność za pytania i treści zostaje po Twojej stronie. Przed publikacją sprawdź każdy flow tak samo jak nowy formularz na swojej stronie.

• Szablony: SendSeven oferuje gotowe szablony flow, między innymi do pozyskiwania i kwalifikacji leadów, zapytań o wycenę i próśb o oddzwonienie. Zawarte w nich treści zgód to tylko przykłady: zachowaj strukturę, a pytania i teksty napisz własnymi słowami, dostosuj je do klauzuli informacyjnej, a przed użyciem zleć ich sprawdzenie.
• Kreator AI: od Professional kreator AI tworzy statyczny flow na podstawie Twojego opisu. Korzysta z kredytów AI, rozliczanych tylko za udane generowanie, a przetwarzanie AI odbywa się w UE. Kreator potrzebuje tylko opisu Twojego zastosowania, więc nie wpisuj do niego prawdziwych danych klientów.
• Przed publikacją: czy pytania, pola obowiązkowe i miejsce zapisu każdej odpowiedzi są właściwe? Czy opt-in jest nieobowiązkowy, a jego treść dopasowana? Jeśli później zmieni się Twoja klauzula informacyjna, edytuj flow i opublikuj go ponownie. Jeśli wysyłasz go w szablonie wiadomości z przyciskiem Flow, prześlij szablon do Meta ponownie, bo w przeciwnym razie nadal będzie otwierał starą wersję.

W skrócie: WhatsApp Flow to formularz jak każdy inny, więc pytaj tylko o to, co potrzebne, zbieraj osobną zgodę na marketing, podlinkuj klauzulę informacyjną i podpisz umowę powierzenia.

Przegląd funkcji znajdziesz na stronie WhatsApp Flows. Jak zespoły śledzą zgody dla każdego kontaktu i kanału, pokazuje przykład zastosowania o zarządzaniu zgodami, a hasło glosariusza WhatsApp Flows wyjaśnia podstawy.

Czytaj także:

• WhatsApp Flows: formularze w czacie dla małych firm
• Kwalifikacja leadów przez WhatsApp Flow: wszystkie dane naraz
• Click-to-WhatsApp Ads a RODO 2026: łańcuch danych, DPA, baner cookie
• WhatsApp opt-in: 7 strategii na pozyskanie subskrybentów w 2026

Najczęściej zadawane pytania