Formulaire hors ligne

Un formulaire hors ligne remplace la fenêtre de live chat en dehors des heures d'ouverture par un formulaire de contact structuré. Les messages entrants arrivent directement dans la boîte de réception centralisée de l'équipe pour un suivi exhaustif dès le lendemain.

Qu'est-ce qu'un formulaire hors ligne ?

Un formulaire hors ligne est la veilleuse du live chat : dès que l'entreprise n'est plus joignable en dehors de ses heures de service, le widget de chat masque la fenêtre en temps réel et affiche à la place un formulaire de contact compact. Il demande généralement le nom, l'adresse e-mail et le message du visiteur – avec éventuellement une case de consentement RGPD.

Du point de vue du client, cela signifie : pas de message décourageant « Personne n'est en ligne », mais une proposition claire de laisser sa demande. Du côté de l'entreprise, cela veut dire : aucune demande n'est perdue, même si l'équipe ne répond que le lendemain matin.

Le formulaire n'est pas un outil e-mail isolé – dans une solution pleinement intégrée comme SendSeven, chaque message hors ligne arrive directement comme nouvelle conversation dans la boîte de réception centralisée, avec toutes les coordonnées pré-remplies. L'équipe voit la demande exactement comme un message de live chat entrant et peut la traiter sans couture.

Comment configurer un formulaire hors ligne efficace

Un formulaire hors ligne bien configuré se compose de trois parties :

1. Règle de disponibilité : quand l'équipe est-elle hors ligne ? Les horaires fixes sont configurables par jour de la semaine et par fuseau horaire. Les jours fériés sont gérés manuellement ou via des intégrations de calendrier.
2. Champs du formulaire : le nom et l'adresse e-mail sont obligatoires. Un numéro de téléphone optionnel ou l'objet de la demande (liste déroulante : Support / Vente / Général) accélère le traitement ultérieur.
3. Message de confirmation : après envoi, les visiteurs voient une courte confirmation avec un délai de réponse réaliste – par exemple « Nous vous répondrons d'ici demain midi ».

Le temps de première réponse augmente naturellement lors des périodes hors ligne. Les équipes qui utilisent les formulaires hors ligne de façon systématique et traitent les messages entrants en priorité dans la boîte de réception réduisent néanmoins le délai moyen de réponse – parce qu'aucune demande ne se perd dans une boîte e-mail.

Configurer le formulaire hors ligne avec SendSeven

Le widget live chat SendSeven affiche automatiquement le formulaire hors ligne selon un calendrier configurable. Tous les messages hors ligne entrants apparaissent immédiatement comme nouvelles conversations dans la boîte de réception centralisée – conforme RGPD, avec case de consentement et champ de pré-chat optionnel. La mise en place prend quelques minutes sans compétences en programmation.