Formulario fuera de línea (Offline-Formular)
Un formulario fuera de línea es un formulario de contacto que aparece en el widget de Live Chat cuando no hay ningún agente disponible. Captura nombre, correo electrónico y mensaje del visitante para que el equipo pueda hacer un seguimiento proactivo.
¿Qué es un formulario fuera de línea?
Un formulario fuera de línea es la alternativa que aparece en el widget de Live Chat en cuanto todos los agentes están desconectados o el chat está desactivado para ese momento. En lugar de mostrar simplemente «No estamos disponibles», el widget pide al visitante sus datos de contacto y su consulta.
Así, ningún lead potencial se pierde por haber llegado fuera del horario comercial. El equipo encuentra la consulta en su bandeja de entrada al siguiente día laborable y puede retomar el contacto de forma proactiva.
Qué campos debe contener un buen formulario fuera de línea
El principio general es: cuantos menos campos, mayor la tasa de envío. Los estudios muestran que cada campo adicional reduce la tasa de relleno del formulario entre un 5 y un 11 por ciento.
Configuración recomendada:
- Nombre (campo de texto, obligatorio)
- Correo electrónico o teléfono (campo de texto, obligatorio)
- Mensaje (campo de texto, opcional)
Opcional, pero útil para equipos con múltiples áreas:
- Categoría del asunto (menú desplegable: Ventas / Soporte / Otros)
Lo que definitivamente no debe incluir: campos de empresa obligatorios, número de clientes, más de cuatro campos en total. Cada campo adicional reduce las conversiones.
Formulario fuera de línea y RGPD / LOPDGDD
En cuanto un formulario fuera de línea recopila datos personales (nombre, correo electrónico, teléfono), se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en toda la UE, así como la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) en España.
Lista de verificación:
- Enlace a la política de privacidad junto al botón de envío
- Casilla de consentimiento con texto claro (p. ej., «Acepto que mis datos se utilicen para responder a mi consulta»)
- Datos almacenados solo mientras sea necesario para procesar la consulta
- Posibilidad de solicitar la supresión de los datos
Con SendSeven, el formulario fuera de línea se activa directamente en el configurador del widget y ya incluye los textos de consentimiento RGPD obligatorios.
Formulario fuera de línea en SendSeven
El formulario fuera de línea en SendSeven puede activarse y configurarse en el panel de control en unos pocos clics. El equipo recibe las solicitudes como conversaciones normales en la bandeja de entrada unificada, lo que facilita el seguimiento.
Ventaja adicional: el formulario funciona también en combinación con las respuestas automáticas del bot. Si el horario de atención en SendSeven indica que hay tiempo para reaccionar, primero responde el bot; si no, aparece el formulario. Así se consigue la primera reacción más rápida posible y se mejora el tiempo de primera respuesta.