Come documentare il contesto interno del team nelle conversazioni con i clienti?
Con le note interne, scriva informazioni direttamente nella conversazione visibili solo al team. Il cliente non le vede mai. Le notifiche @Mention avvisano i colleghi istantaneamente. Le note persistono dopo la chiusura della conversazione e sono ricercabili. API completa con operazioni CRUD. Incluso in ogni piano.
Passaggi senza
perdere il contesto.
Note interne direttamente nella conversazione. Visibili solo al vostro team. Con notifiche @menzione e cronologia completa ad ogni passaggio.
Tutto discusso, niente documentato
Un collega ha parlato ieri con il cliente e ha offerto un credito di cortesia. Oggi il cliente richiama. Un altro membro del team risponde. Nessuna nota, nessun avviso, nessun contesto. Il cliente deve spiegare tutto da capo.
Per i team che condividono una casella unificata, questo è un problema quotidiano. Le informazioni restano intrappolate in email personali, messaggi Slack, post-it o nella memoria di una singola persona. Quando qualcuno si ammala, va in ferie o cambia turno, il contesto scompare.
Il 65% dei clienti afferma che ripetersi è la loro frustrazione più grande. E solo il 26% degli operatori di assistenza dichiara di avere gli strumenti giusti per il lavoro.
Il risultato: promesse contraddittorie (l'operatore A dice 5 giorni, l'operatore B dice 10), lavoro duplicato e clienti che perdono la fiducia.
Note dentro la conversazione. Solo per il vostro team.
Scrivete note interne direttamente nella conversazione. Solo il vostro team le vede. Mai il cliente. Usate le @menzioni per notificare i colleghi all'istante.
Ecco come funziona: il vostro operatore apre una conversazione nella casella e passa alla scheda Note. Scrive: "Al cliente è stato offerto un credito di cortesia, max €50. @Sara per favore tieni presente al prossimo contatto." La nota viene salvata con timestamp e autore.
Quando Sara apre la conversazione la prossima volta, vede subito la nota. Niente ricerche nelle email, niente domande in giro. Il contesto è dove deve essere: nella conversazione.
Le note interne persistono anche dopo la chiusura della conversazione. Quando il cliente si rifà vivo dopo tre mesi, l'intero contesto interno è ancora lì. Su ogni canale: che la conversazione sia iniziata su WhatsApp, email o live chat.
Risultati misurabili
I team con note interne passano il testimone più velocemente, lavorano con più coerenza e frustrano meno clienti.
Note direttamente dentro la conversazione
Nella scheda Note di ogni conversazione, scrivete informazioni interne visibili solo al team. Timestamp e autori vengono salvati automaticamente. Le note sono ricercabili e persistono anche dopo la chiusura della conversazione.
- Scheda Note dedicata in ogni conversazione
- Timestamp e autore su ogni nota
- Ricercabili in tutta la piattaforma
- Persistono dopo la chiusura delle conversazioni
@Menzione per attenzione immediata
Digitate @nome in una nota per notificare un collega immediatamente. Perfetto per i passaggi di consegna, le escalation o quando una persona specifica deve occuparsi del passo successivo.
- Digitate @nome: il collega viene notificato all'istante
- Perfetto per i cambi turno
- Inoltrare a specialisti via @menzione
- Funziona insieme all'assegnazione ticket
Invisibili per il cliente
Le note interne non vengono mai mostrate al cliente. Che sia via live chat, WhatsApp o email: il cliente vede solo i messaggi a lui indirizzati. Le informazioni sensibili (crediti di cortesia, decisioni interne, escalation) restano interne.
- Il cliente vede solo i propri messaggi e le vostre risposte
- Le note interne sono visivamente separate dalla chat
- Documentate in sicurezza le informazioni sensibili
- Funziona allo stesso modo su tutti i canali
Note via API
Create, leggete, aggiornate ed eliminate note interne a livello programmatico. Quattro endpoint per operazioni CRUD complete. Ideale per integrazioni con CRM, helpdesk o strumenti interni.
- POST: Aggiungete una nota a una conversazione
- GET: Recuperate tutte le note di una conversazione
- PATCH: Aggiornate una nota esistente
- DELETE: Rimuovete una nota
ROI in numeri
Ecco come funziona
Un'impresa di impianti termoidraulici a Napoli con 8 dipendenti gestisce le richieste dei clienti via WhatsApp e telefono. Prima: accordi verbali, crediti di cortesia nella testa del titolare, promesse di richiamata su post-it. Con le note interne: ogni accordo è documentato nella conversazione. Chiunque prenda in carico il ticket vede immediatamente cosa è stato discusso.
Scenario tipico basato su dati di settore
Disponibile immediatamente
Nessuna configurazione necessaria. Le note sono disponibili in ogni conversazione.
Aprite una conversazione
Aprite qualsiasi conversazione nella casella.
Scrivete una nota
Passate alla scheda Note, scrivete il testo, aggiungete opzionalmente una @menzione.
Fatto
La nota viene salvata con timestamp e autore. Tutti nel team possono vederla.
Guide passo-passo per la configurazione tramite piattaforma o API.
Guida piattaforma: passo dopo passo
Le note interne sono accessibili da qualsiasi conversazione:
Apri una Conversazione
Vai a Conversazioni e seleziona qualsiasi conversazione aperta o chiusa.
Passa alla Scheda Note
Nel pannello conversazione, clicca la scheda "Note" (accanto a Messaggi). Su mobile, scorri a sinistra sull'area messaggi.
Aggiungi una Nota
Digita la tua nota interna nel campo di testo. Puoi usare @menzioni per notificare membri specifici del team.
Visualizza Cronologia Note
Tutte le note hanno data/ora e mostrano l'autore. Le note persistono anche quando la conversazione viene chiusa.
Riferimento API: accesso sviluppatori
Usa l'API Note per aggiungere e recuperare note interne programmaticamente.
| Method | Path | Description |
|---|---|---|
| GET | /api/v1/conversations/{id}/notes | Elenca tutte le note per una conversazione |
| POST | /api/v1/conversations/{id}/notes | Aggiungi una nuova nota interna |
| PATCH | /api/v1/notes/{id} | Aggiorna una nota esistente |
| DELETE | /api/v1/notes/{id} | Elimina una nota |
const response = await fetch(
'https://api.sendseven.com/api/v1/conversations/conv_123/notes',
{
method: 'POST',
headers: {
'Authorization': 'Bearer YOUR_API_TOKEN',
'X-Tenant-ID': 'YOUR_TENANT_ID',
'Content-Type': 'application/json'
},
body: JSON.stringify({
content: '@john Please review this escalation before responding'
})
}
);
const note = await response.json();
console.log('Note added:', note.id);const response = await fetch(
'https://api.sendseven.com/api/v1/conversations/conv_123/notes',
{
headers: {
'Authorization': 'Bearer YOUR_API_TOKEN',
'X-Tenant-ID': 'YOUR_TENANT_ID'
}
}
);
const notes = await response.json();
notes.forEach(note => console.log(`[${note.author}]: ${note.content}`));Domande frequenti
Il cliente può vedere le note interne?
No. Le note interne sono visibili solo al vostro team. Il cliente vede solo i messaggi a lui direttamente indirizzati.
Le note persistono dopo la chiusura di una conversazione?
Sì. Le note sono permanenti. Quando il cliente si rifà vivo settimane o mesi dopo, il contesto interno è ancora lì.
Come funziona la notifica @menzione?
Digitate @nome in una nota. Il collega menzionato viene notificato all'istante. Funziona insieme all'assegnazione ticket via @menzione.
C'è un'API per le note interne?
Sì. Quattro endpoint: creare una nota, recuperare tutte le note, aggiornare una nota ed eliminare una nota. Operazioni CRUD complete.
Quanto costano le note interne?
Le note interne sono incluse in ogni piano SendSeven, senza costi aggiuntivi. I piani partono da 49 €/mese (Basic). Vedi i prezzi.
Passaggi senza perdere il contesto
Scrivete una nota, @menzionate un collega, preservate il contesto. In ogni conversazione, su ogni canale.