Wie dokumentiere ich interne Absprachen im Kundengespräch?
Mit internen Notizen schreiben Sie Informationen direkt ins Gespräch, die nur Ihr Team sieht. Der Kunde sieht sie nie. @Mention-Benachrichtigungen informieren Kollegen sofort. Notizen bleiben auch nach Abschluss erhalten und sind durchsuchbar. Vollständige API mit CRUD-Operationen. In jedem Tarif enthalten.
Übergaben ohne
Kontextverlust.
Legen Sie interne Notizen direkt im Kundengespräch an, ohne dass der Kunde sie sieht. Per @Mention informieren Sie Kollegen sofort, und bei jeder Übergabe ist der komplette Kontext da.
Alles besprochen, nichts dokumentiert
Eine Kollegin hat gestern mit dem Kunden telefoniert und Kulanz zugesagt. Heute ruft der Kunde wieder an. Ein anderer Mitarbeiter geht ran. Keine Notiz, kein Hinweis, kein Kontext. Der Kunde muss alles nochmal erklären.
Für Teams mit geteiltem Posteingang ist das ein tägliches Problem. Informationen stecken in persönlichen E-Mails, Slack-Nachrichten, Post-its oder im Gedächtnis einzelner Mitarbeiter. Wenn jemand krank wird, Urlaub nimmt oder die Schicht wechselt, geht der Kontext verloren.
65 % der Kunden nennen es als größten Frustfaktor, ihr Anliegen mehrfach erklären zu müssen. Und nur 26 % der Kundenservice-Mitarbeiter sagen, dass sie die richtigen Werkzeuge für ihre Arbeit haben.
Das Ergebnis: Widersprüchliche Aussagen (Kollege A sagt 5 Tage, Kollegin B sagt 10), doppelte Arbeit und Kunden, die das Vertrauen verlieren.
Notizen im Gespräch. Nur für Ihr Team.
Schreiben Sie interne Notizen direkt in der Konversation. Nur Ihr Team sieht sie. Der Kunde nie. Mit @Mention benachrichtigen Sie Kollegen sofort.
So funktioniert es: Ihr Mitarbeiter öffnet ein Gespräch im Posteingang und wechselt zum Notizen-Tab. Dort schreibt er: 'Kunde hat Kulanz zugesagt bekommen, max. 50 € Gutschrift. @Sarah bitte bei nächstem Kontakt berücksichtigen.' Die Notiz wird mit Zeitstempel und Autor gespeichert.
Wenn Sarah das Gespräch das nächste Mal öffnet, sieht sie die Notiz sofort. Kein Suchen in E-Mails, kein Fragen bei Kollegen. Der Kontext ist da, wo er hingehört: im Gespräch.
Interne Notizen bleiben auch nach Abschluss des Gesprächs erhalten. Wenn der Kunde in drei Monaten wieder schreibt, ist der gesamte interne Kontext noch da. Über alle Kanäle: ob das Gespräch per WhatsApp, E-Mail oder Live-Chat begonnen hat.
Messbare Ergebnisse
Teams mit internen Notizen übergeben schneller, arbeiten konsistenter und frustrieren weniger Kunden.
Notizen direkt im Gespräch
Im Notizen-Tab jedes Gesprächs schreiben Sie interne Informationen, die nur Ihr Team sieht. Zeitstempel und Autor werden automatisch gespeichert. Notizen sind durchsuchbar und bleiben auch nach Abschluss des Gesprächs erhalten.
- Separater Notizen-Tab in jedem Gespräch
- Zeitstempel und Autor bei jeder Notiz
- Durchsuchbar über die gesamte Plattform
- Bleiben nach Gesprächsabschluss erhalten
@Mention für sofortige Aufmerksamkeit
Tippen Sie @Name in einer Notiz, um einen Kollegen direkt zu benachrichtigen. Ideal für Übergaben, Eskalationen oder wenn eine bestimmte Person den nächsten Schritt übernehmen soll.
- @Name tippen: Kollege wird sofort benachrichtigt
- Ideal für Übergaben zwischen Schichten
- Eskalation an Spezialisten per @Mention
- Kombinierbar mit Ticket-Zuweisung
Unsichtbar für den Kunden
Interne Notizen werden dem Kunden nie angezeigt. Egal ob im Live-Chat, per WhatsApp oder E-Mail: Der Kunde sieht nur die Nachrichten, die an ihn gerichtet sind. Sensible Informationen (Kulanz, interne Entscheidungen, Eskalationen) bleiben intern.
- Kunde sieht nur seine eigenen Nachrichten und Ihre Antworten
- Interne Notizen sind optisch klar vom Chat getrennt
- Sensible Informationen sicher dokumentieren
- Funktioniert auf allen Kanälen gleich
Notizen per API
Erstellen, lesen, bearbeiten und löschen Sie interne Notizen programmatisch. Vier Endpoints für vollständige CRUD-Operationen. Ideal für Integrationen mit CRM, Helpdesk oder internen Tools.
- POST: Notiz zu einem Gespräch hinzufügen
- GET: Alle Notizen eines Gesprächs abrufen
- PATCH: Bestehende Notiz bearbeiten
- DELETE: Notiz entfernen
ROI in Zahlen
So könnte es aussehen
Ein Sanitärbetrieb mit 8 Mitarbeitern bearbeitet Kundenanfragen über WhatsApp und Telefon. Bisher: Absprachen per Zuruf, Kulanz-Zusagen im Kopf des Chefs, Rückruf-Versprechen auf Post-its. Mit internen Notizen: Jede Absprache wird im Gespräch dokumentiert. Wer das Ticket übernimmt, sieht sofort, was besprochen wurde.
Typisches Szenario basierend auf Branchendaten
Sofort verfügbar
Kein Setup. Notizen sind in jedem Gespräch verfügbar.
Gespräch öffnen
Beliebiges Gespräch im Posteingang öffnen.
Notiz schreiben
Zum Notizen-Tab wechseln, Text eingeben, optional @Mention hinzufügen.
Fertig
Notiz ist gespeichert, mit Zeitstempel und Autor. Jeder im Team kann sie sehen.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Einrichtung über die Plattform oder per API.
Plattform-Anleitung: Schritt für Schritt
Interne Notizen sind in jedem Gespräch verfügbar:
Gespräch öffnen
Navigieren Sie zu Conversations und wählen Sie ein offenes oder geschlossenes Gespräch.
Zum Notizen-Tab wechseln
Im Gesprächspanel klicken Sie auf den "Notizen"-Tab (neben Nachrichten). Auf dem Handy wischen Sie im Nachrichtenbereich nach links.
Notiz hinzufügen
Geben Sie Ihre interne Notiz ein. Sie können @-Erwähnungen nutzen, um bestimmte Teammitglieder zu benachrichtigen.
Notizverlauf anzeigen
Alle Notizen sind mit Zeitstempel und Autor versehen. Notizen bleiben auch nach Gesprächsabschluss erhalten.
API-Referenz: Entwickler-Zugang
Nutzen Sie die Notes API, um interne Notizen programmatisch hinzuzufügen und abzurufen.
| Method | Path | Description |
|---|---|---|
| GET | /api/v1/conversations/{id}/notes | Alle Notizen einer Unterhaltung auflisten |
| POST | /api/v1/conversations/{id}/notes | Neue interne Notiz hinzufügen |
| PATCH | /api/v1/notes/{id} | Bestehende Notiz aktualisieren |
| DELETE | /api/v1/notes/{id} | Notiz löschen |
const response = await fetch(
'https://api.sendseven.com/api/v1/conversations/conv_123/notes',
{
method: 'POST',
headers: {
'Authorization': 'Bearer YOUR_API_TOKEN',
'X-Tenant-ID': 'YOUR_TENANT_ID',
'Content-Type': 'application/json'
},
body: JSON.stringify({
content: '@john Please review this escalation before responding'
})
}
);
const note = await response.json();
console.log('Note added:', note.id);const response = await fetch(
'https://api.sendseven.com/api/v1/conversations/conv_123/notes',
{
headers: {
'Authorization': 'Bearer YOUR_API_TOKEN',
'X-Tenant-ID': 'YOUR_TENANT_ID'
}
}
);
const notes = await response.json();
notes.forEach(note => console.log(`[${note.author}]: ${note.content}`));Häufige Fragen
Kann der Kunde interne Notizen sehen?
Nein. Interne Notizen sind ausschließlich für Ihr Team sichtbar. Der Kunde sieht nur die Nachrichten, die direkt an ihn gerichtet sind.
Bleiben Notizen nach Abschluss des Gesprächs erhalten?
Ja. Notizen sind permanent. Wenn der Kunde in Wochen oder Monaten wieder schreibt, ist der interne Kontext noch da.
Wie funktioniert die @Mention-Benachrichtigung?
Tippen Sie @Name in einer Notiz. Der erwähnte Kollege wird sofort benachrichtigt. Kombinierbar mit der Ticket-Zuweisung per @Mention.
Gibt es eine API für interne Notizen?
Ja. Vier Endpoints: Notiz erstellen, alle Notizen abrufen, Notiz bearbeiten und Notiz löschen. Vollständige CRUD-Operationen.
Was kosten interne Notizen?
Interne Notizen sind in jedem SendSeven-Tarif enthalten, ohne Extra-Kosten. Die Tarife beginnen bei 49 €/Monat (Basic). Preise ansehen.
Übergaben ohne Kontextverlust
Notiz schreiben, @Kollegen erwähnen, Kontext bewahren. In jedem Gespräch, auf jedem Kanal.