Wie dokumentiere ich interne Absprachen im Kundengespräch?

Mit internen Notizen schreiben Sie Informationen direkt ins Gespräch, die nur Ihr Team sieht. Der Kunde sieht sie nie. @Mention-Benachrichtigungen informieren Kollegen sofort. Notizen bleiben auch nach Abschluss erhalten und sind durchsuchbar. Vollständige API mit CRUD-Operationen. In jedem Tarif enthalten.

Interne Notizen

Übergaben ohne
Kontextverlust.

Legen Sie interne Notizen direkt im Kundengespräch an, ohne dass der Kunde sie sieht. Per @Mention informieren Sie Kollegen sofort, und bei jeder Übergabe ist der komplette Kontext da.

Sofort verfügbar Keine Kreditkarte nötig 14 Tage kostenlos
pro Übergabe mit Suchen in Chat, E-Mail und Notizzettel
5–10 Min.
Branchenerhebung Kundenservice
nennen Wiederholung als größten Frustfaktor
65 %
Branchenstudie Kundenzufriedenheit
der Anfragen ohne zufriedenstellende Lösung
37 %
Branchenerhebung Kundenservice
der Mitarbeiter haben die richtigen Werkzeuge
nur 26 %
Branchenstudie Kundenservice
01
Herausforderung

Alles besprochen, nichts dokumentiert

Eine Kollegin hat gestern mit dem Kunden telefoniert und Kulanz zugesagt. Heute ruft der Kunde wieder an. Ein anderer Mitarbeiter geht ran. Keine Notiz, kein Hinweis, kein Kontext. Der Kunde muss alles nochmal erklären.

Für Teams mit geteiltem Posteingang ist das ein tägliches Problem. Informationen stecken in persönlichen E-Mails, Slack-Nachrichten, Post-its oder im Gedächtnis einzelner Mitarbeiter. Wenn jemand krank wird, Urlaub nimmt oder die Schicht wechselt, geht der Kontext verloren.

65 % der Kunden nennen es als größten Frustfaktor, ihr Anliegen mehrfach erklären zu müssen. Und nur 26 % der Kundenservice-Mitarbeiter sagen, dass sie die richtigen Werkzeuge für ihre Arbeit haben.

Das Ergebnis: Widersprüchliche Aussagen (Kollege A sagt 5 Tage, Kollegin B sagt 10), doppelte Arbeit und Kunden, die das Vertrauen verlieren.

65 %
der Kunden hassen es, ihr Anliegen wiederholen zu müssen
Branchenstudie Kundenzufriedenheit
0
Kontextverlust mit internen Notizen direkt im Gespräch
Alles dokumentiert, alles sichtbar
Null
Notizen, die der Kunde sieht. Alles bleibt intern.
Nur für Ihr Team sichtbar
1
Notiz schreiben
Im Notizen-Tab des Gesprächs, nur für das Team
2
Kollegen benachrichtigen
Per @Mention direkt in der Notiz
3
Kontext bleibt erhalten
Auch nach Abschluss, für immer abrufbar
02
Lösung

Notizen im Gespräch. Nur für Ihr Team.

Schreiben Sie interne Notizen direkt in der Konversation. Nur Ihr Team sieht sie. Der Kunde nie. Mit @Mention benachrichtigen Sie Kollegen sofort.

So funktioniert es: Ihr Mitarbeiter öffnet ein Gespräch im Posteingang und wechselt zum Notizen-Tab. Dort schreibt er: 'Kunde hat Kulanz zugesagt bekommen, max. 50 € Gutschrift. @Sarah bitte bei nächstem Kontakt berücksichtigen.' Die Notiz wird mit Zeitstempel und Autor gespeichert.

Wenn Sarah das Gespräch das nächste Mal öffnet, sieht sie die Notiz sofort. Kein Suchen in E-Mails, kein Fragen bei Kollegen. Der Kontext ist da, wo er hingehört: im Gespräch.

Interne Notizen bleiben auch nach Abschluss des Gesprächs erhalten. Wenn der Kunde in drei Monaten wieder schreibt, ist der gesamte interne Kontext noch da. Über alle Kanäle: ob das Gespräch per WhatsApp, E-Mail oder Live-Chat begonnen hat.

03
Ergebnis

Messbare Ergebnisse

Teams mit internen Notizen übergeben schneller, arbeiten konsistenter und frustrieren weniger Kunden.

Null
Kontextverlust bei Übergaben
Im Gespräch
Kontext, wo er hingehört
Notizen sind Teil des Gesprächs, nicht in separaten Tools.
Unsichtbar
Für den Kunden
Interne Notizen werden dem Kunden nie angezeigt.
@Mention
Direkte Benachrichtigung
Kollegen per @Name im Gespräch informieren.

Notizen direkt im Gespräch

Im Notizen-Tab jedes Gesprächs schreiben Sie interne Informationen, die nur Ihr Team sieht. Zeitstempel und Autor werden automatisch gespeichert. Notizen sind durchsuchbar und bleiben auch nach Abschluss des Gesprächs erhalten.

  • Separater Notizen-Tab in jedem Gespräch
  • Zeitstempel und Autor bei jeder Notiz
  • Durchsuchbar über die gesamte Plattform
  • Bleiben nach Gesprächsabschluss erhalten

@Mention für sofortige Aufmerksamkeit

Tippen Sie @Name in einer Notiz, um einen Kollegen direkt zu benachrichtigen. Ideal für Übergaben, Eskalationen oder wenn eine bestimmte Person den nächsten Schritt übernehmen soll.

  • @Name tippen: Kollege wird sofort benachrichtigt
  • Ideal für Übergaben zwischen Schichten
  • Eskalation an Spezialisten per @Mention
  • Kombinierbar mit Ticket-Zuweisung

Unsichtbar für den Kunden

Interne Notizen werden dem Kunden nie angezeigt. Egal ob im Live-Chat, per WhatsApp oder E-Mail: Der Kunde sieht nur die Nachrichten, die an ihn gerichtet sind. Sensible Informationen (Kulanz, interne Entscheidungen, Eskalationen) bleiben intern.

  • Kunde sieht nur seine eigenen Nachrichten und Ihre Antworten
  • Interne Notizen sind optisch klar vom Chat getrennt
  • Sensible Informationen sicher dokumentieren
  • Funktioniert auf allen Kanälen gleich

Notizen per API

Erstellen, lesen, bearbeiten und löschen Sie interne Notizen programmatisch. Vier Endpoints für vollständige CRUD-Operationen. Ideal für Integrationen mit CRM, Helpdesk oder internen Tools.

  • POST: Notiz zu einem Gespräch hinzufügen
  • GET: Alle Notizen eines Gesprächs abrufen
  • PATCH: Bestehende Notiz bearbeiten
  • DELETE: Notiz entfernen

ROI in Zahlen

Null
Kontextverlust bei Übergaben
Notizen im Gespräch
< 30 Sek.
pro Übergabe statt 5–10 Min.
Notiz lesen statt suchen
Null
widersprüchliche Aussagen
Team sieht dieselben Notizen
100 %
Transparenz im Team
Alles dokumentiert

So könnte es aussehen

Ein Sanitärbetrieb mit 8 Mitarbeitern bearbeitet Kundenanfragen über WhatsApp und Telefon. Bisher: Absprachen per Zuruf, Kulanz-Zusagen im Kopf des Chefs, Rückruf-Versprechen auf Post-its. Mit internen Notizen: Jede Absprache wird im Gespräch dokumentiert. Wer das Ticket übernimmt, sieht sofort, was besprochen wurde.

Kontext bei Übergabe
Kollegen fragenNotiz lesen
Widersprüchliche Aussagen
RegelmäßigAusgeschlossen
Dokumentation
Post-its, GedächtnisIm Gespräch, durchsuchbar

Typisches Szenario basierend auf Branchendaten

Sofort verfügbar

Kein Setup. Notizen sind in jedem Gespräch verfügbar.

01 · –

Gespräch öffnen

Beliebiges Gespräch im Posteingang öffnen.

02 · Sofort

Notiz schreiben

Zum Notizen-Tab wechseln, Text eingeben, optional @Mention hinzufügen.

03 · Gespeichert

Fertig

Notiz ist gespeichert, mit Zeitstempel und Autor. Jeder im Team kann sie sehen.

Für Entwickler & Power-User

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Einrichtung über die Plattform oder per API.

Plattform-Anleitung: Schritt für Schritt

Interne Notizen sind in jedem Gespräch verfügbar:

1

Gespräch öffnen

Navigieren Sie zu Conversations und wählen Sie ein offenes oder geschlossenes Gespräch.

2

Zum Notizen-Tab wechseln

Im Gesprächspanel klicken Sie auf den "Notizen"-Tab (neben Nachrichten). Auf dem Handy wischen Sie im Nachrichtenbereich nach links.

3

Notiz hinzufügen

Geben Sie Ihre interne Notiz ein. Sie können @-Erwähnungen nutzen, um bestimmte Teammitglieder zu benachrichtigen.

4

Notizverlauf anzeigen

Alle Notizen sind mit Zeitstempel und Autor versehen. Notizen bleiben auch nach Gesprächsabschluss erhalten.

Alles erledigt!
API-Referenz: Entwickler-Zugang

Nutzen Sie die Notes API, um interne Notizen programmatisch hinzuzufügen und abzurufen.

MethodPathDescription
GET/api/v1/conversations/{id}/notesAlle Notizen einer Unterhaltung auflisten
POST/api/v1/conversations/{id}/notesNeue interne Notiz hinzufügen
PATCH/api/v1/notes/{id}Bestehende Notiz aktualisieren
DELETE/api/v1/notes/{id}Notiz löschen
Sprache:
Interne Notiz hinzufügen
const response = await fetch(
  'https://api.sendseven.com/api/v1/conversations/conv_123/notes',
  {
    method: 'POST',
    headers: {
      'Authorization': 'Bearer YOUR_API_TOKEN',
      'X-Tenant-ID': 'YOUR_TENANT_ID',
      'Content-Type': 'application/json'
    },
    body: JSON.stringify({
      content: '@john Please review this escalation before responding'
    })
  }
);

const note = await response.json();
console.log('Note added:', note.id);
Notizen auflisten
const response = await fetch(
  'https://api.sendseven.com/api/v1/conversations/conv_123/notes',
  {
    headers: {
      'Authorization': 'Bearer YOUR_API_TOKEN',
      'X-Tenant-ID': 'YOUR_TENANT_ID'
    }
  }
);

const notes = await response.json();
notes.forEach(note => console.log(`[${note.author}]: ${note.content}`));

Häufige Fragen

Kann der Kunde interne Notizen sehen?

Nein. Interne Notizen sind ausschließlich für Ihr Team sichtbar. Der Kunde sieht nur die Nachrichten, die direkt an ihn gerichtet sind.

Bleiben Notizen nach Abschluss des Gesprächs erhalten?

Ja. Notizen sind permanent. Wenn der Kunde in Wochen oder Monaten wieder schreibt, ist der interne Kontext noch da.

Wie funktioniert die @Mention-Benachrichtigung?

Tippen Sie @Name in einer Notiz. Der erwähnte Kollege wird sofort benachrichtigt. Kombinierbar mit der Ticket-Zuweisung per @Mention.

Funktionieren Notizen auf allen Kanälen?

Ja. Egal ob das Gespräch per WhatsApp, E-Mail, Live-Chat oder Telegram geführt wird: Interne Notizen sind immer im Notizen-Tab verfügbar.

Gibt es eine API für interne Notizen?

Ja. Vier Endpoints: Notiz erstellen, alle Notizen abrufen, Notiz bearbeiten und Notiz löschen. Vollständige CRUD-Operationen.

Was kosten interne Notizen?

Interne Notizen sind in jedem SendSeven-Tarif enthalten, ohne Extra-Kosten. Die Tarife beginnen bei 49 €/Monat (Basic). Preise ansehen.

Übergaben ohne Kontextverlust

Notiz schreiben, @Kollegen erwähnen, Kontext bewahren. In jedem Gespräch, auf jedem Kanal.

Setup in 5 Min.
Keine Kreditkarte erforderlich
14 Tage kostenlos testen