Comment documenter le contexte interne de l'équipe dans les conversations clients ?

Avec les notes internes, rédigez des informations directement dans la conversation que seule votre équipe peut voir. Le client ne les voit jamais. Les notifications @Mention alertent vos collègues instantanément. Les notes persistent après la fermeture de la conversation et sont consultables. API complète avec opérations CRUD. Inclus dans tous les forfaits.

Notes internes

Des transferts sans
perte de contexte.

Des notes internes directement dans la conversation. Visibles uniquement par votre équipe. Avec notifications @mention et historique complet à chaque passation.

Disponible immédiatement Sans carte bancaire Essai gratuit de 14 jours
par passation à chercher dans le chat, l'e-mail et les post-it
5–10 min
Étude sectorielle du service client
disent que se répéter est leur plus grande frustration
65 %
Étude de satisfaction client
des demandes résolues sans résultat satisfaisant
37 %
Étude sectorielle du service client
des agents disposent des bons outils pour leur travail
seulement 26 %
Étude du service client
01
Défi

Tout discuté, rien documenté

Un collègue a parlé avec le client hier et lui a proposé un geste commercial. Aujourd'hui le client rappelle. Un autre membre de l'équipe prend l'appel. Pas de note, pas d'information, pas de contexte. Le client doit tout réexpliquer.

Pour les équipes partageant une boîte de réception unifiée, c'est un problème quotidien. L'information est piégée dans des e-mails personnels, des messages Slack, des post-it ou la mémoire d'une seule personne. Quand quelqu'un est en arrêt maladie, en vacances ou change d'équipe, le contexte disparaît.

65 % des clients disent que se répéter est leur plus grande frustration. Et seulement 26 % des agents de support disent avoir les bons outils pour leur travail.

Le résultat : des promesses contradictoires (l'agent A dit 5 jours, l'agent B dit 10), du travail en double et des clients qui perdent confiance.

65 %
des clients détestent devoir se répéter
Étude de satisfaction client
0
contexte perdu avec des notes internes directement dans la conversation
Tout documenté, tout visible
Zéro
note que le client voit jamais. Tout reste interne.
Visible uniquement par votre équipe
1
Rédigez une note
Dans l'onglet Notes de la conversation, visible uniquement par votre équipe
2
Notifiez un collègue
Via @mention directement dans la note
3
Le contexte reste pour toujours
Même après clôture, toujours récupérable
02
Solution

Des notes dans la conversation. Pour votre équipe uniquement.

Rédigez des notes internes directement dans la conversation. Seule votre équipe les voit. Jamais le client. Utilisez les @mentions pour notifier instantanément vos collègues.

Voici comment cela fonctionne : votre agent ouvre une conversation dans la boîte de réception et bascule vers l'onglet Notes. Il écrit : « Le client s'est vu proposer un geste commercial, max 50 €. @Sarah à garder en tête pour le prochain contact. » La note est enregistrée avec un horodatage et un auteur.

Quand Sarah ouvre la conversation la prochaine fois, elle voit la note immédiatement. Pas besoin de fouiller dans les e-mails, pas besoin de demander autour. Le contexte est là où il doit être : dans la conversation.

Les notes internes persistent même après la clôture de la conversation. Quand le client recontacte trois mois plus tard, tout le contexte interne est encore là. Sur tous les canaux : que la conversation ait commencé sur WhatsApp, e-mail ou chat en direct.

03
Résultat

Des résultats mesurables

Les équipes avec des notes internes transfèrent plus vite, travaillent plus cohéremment et frustrent moins de clients.

Zéro
contexte perdu lors des passations
Dans la conversation
Le contexte à sa place
Les notes font partie de la conversation, pas dans des outils séparés.
Invisible
Pour le client
Les notes internes ne sont jamais montrées au client.
@Mention
Notification instantanée
Identifiez vos collègues par @nom directement dans la conversation.

Des notes directement dans la conversation

Dans l'onglet Notes de chaque conversation, rédigez des informations internes visibles uniquement par votre équipe. Les horodatages et auteurs sont enregistrés automatiquement. Les notes sont recherchables et persistent même après la clôture de la conversation.

  • Onglet Notes dédié dans chaque conversation
  • Horodatage et auteur sur chaque note
  • Recherchable dans toute la plateforme
  • Persistent après la clôture des conversations

@Mention pour une attention immédiate

Tapez @nom dans une note pour notifier instantanément un collègue. Parfait pour les passations, les escalades ou quand une personne spécifique doit prendre la prochaine étape.

  • Tapez @nom : le collègue est notifié instantanément
  • Parfait pour les changements d'équipe
  • Escaladez vers des spécialistes via @mention
  • Fonctionne en parallèle de l'attribution des tickets

Invisible pour le client

Les notes internes ne sont jamais montrées au client. Que ce soit via le chat en direct, WhatsApp ou e-mail : le client ne voit que les messages qui lui sont adressés. Les informations sensibles (gestes commerciaux, décisions internes, escalades) restent internes.

  • Le client ne voit que ses propres messages et vos réponses
  • Les notes internes sont visuellement séparées du chat
  • Documentez les informations sensibles en toute sécurité
  • Fonctionne de la même façon sur tous les canaux

Notes via API

Créez, lisez, mettez à jour et supprimez des notes internes de manière programmatique. Quatre endpoints pour les opérations CRUD complètes. Idéal pour les intégrations avec CRM, helpdesk ou outils internes.

  • POST : Ajouter une note à une conversation
  • GET : Récupérer toutes les notes d'une conversation
  • PATCH : Mettre à jour une note existante
  • DELETE : Supprimer une note

ROI en chiffres

Zéro
contexte perdu lors des passations
Notes dans la conversation
< 30 sec
par passation au lieu de 5–10 min
Lire la note au lieu de chercher
Zéro
promesses contradictoires
L'équipe voit les mêmes notes
100 %
transparence d'équipe
Tout documenté

Ce que cela donne

Un plombier-chauffagiste à Toulouse avec 8 employés gère les demandes clients via WhatsApp et téléphone. Avant : les accords verbaux, les gestes commerciaux dans la tête du patron, les promesses de rappel sur des post-it. Avec les notes internes : chaque accord est documenté dans la conversation. Quiconque reprend le ticket voit instantanément ce qui a été discuté.

Contexte à la passation
Demander au collègueLire la note
Promesses contradictoires
Arrive régulièrementÉliminées
Documentation
Post-it, mémoireDans la conversation, recherchable

Scénario type basé sur des données sectorielles

Disponible immédiatement

Aucune configuration requise. Les notes sont disponibles dans chaque conversation.

01 · –

Ouvrez une conversation

Ouvrez n'importe quelle conversation dans votre boîte de réception.

02 · Instantané

Rédigez une note

Basculez vers l'onglet Notes, tapez votre texte, ajoutez éventuellement une @mention.

03 · Enregistré

C'est fait

La note est enregistrée avec horodatage et auteur. Toute l'équipe peut la voir.

Pour développeurs et utilisateurs avancés

Guides pas-à-pas pour la configuration via la plateforme ou l'API.

Guide plateforme : pas-à-pas

Les notes internes sont accessibles depuis n'importe quelle conversation :

1

Ouvrir une conversation

Naviguez vers Conversations et selectionnez n'importe quelle conversation ouverte ou fermee.

2

Passer a l'onglet Notes

Dans le panneau de conversation, cliquez sur l'onglet "Notes" (a cote de Messages). Sur mobile, balayez vers la gauche.

3

Ajouter une note

Tapez votre note interne dans le champ de texte. Vous pouvez utiliser @mentions pour notifier des membres specifiques.

4

Voir l'historique des notes

Toutes les notes sont horodatees et montrent l'auteur. Les notes persistent meme apres la fermeture de la conversation.

Vous êtes prêt !
Référence API : accès développeur

Utilisez l'API Notes pour ajouter et recuperer des notes internes programmatiquement.

MethodPathDescription
GET/api/v1/conversations/{id}/notesLister toutes les notes d'une conversation
POST/api/v1/conversations/{id}/notesAjouter une nouvelle note interne
PATCH/api/v1/notes/{id}Mettre a jour une note existante
DELETE/api/v1/notes/{id}Supprimer une note
Langage :
Ajouter une note interne
const response = await fetch(
  'https://api.sendseven.com/api/v1/conversations/conv_123/notes',
  {
    method: 'POST',
    headers: {
      'Authorization': 'Bearer YOUR_API_TOKEN',
      'X-Tenant-ID': 'YOUR_TENANT_ID',
      'Content-Type': 'application/json'
    },
    body: JSON.stringify({
      content: '@john Please review this escalation before responding'
    })
  }
);

const note = await response.json();
console.log('Note added:', note.id);
Lister les notes
const response = await fetch(
  'https://api.sendseven.com/api/v1/conversations/conv_123/notes',
  {
    headers: {
      'Authorization': 'Bearer YOUR_API_TOKEN',
      'X-Tenant-ID': 'YOUR_TENANT_ID'
    }
  }
);

const notes = await response.json();
notes.forEach(note => console.log(`[${note.author}]: ${note.content}`));

Questions fréquentes

Le client peut-il voir les notes internes ?

Non. Les notes internes sont visibles uniquement par votre équipe. Le client ne voit que les messages qui lui sont directement adressés.

Les notes persistent-elles après la clôture d'une conversation ?

Oui. Les notes sont permanentes. Quand le client recontacte des semaines ou des mois plus tard, le contexte interne est toujours là.

Comment fonctionne la notification @mention ?

Tapez @nom dans une note. Le collègue mentionné est notifié instantanément. Fonctionne en parallèle de l'attribution des tickets via @mention.

Les notes fonctionnent-elles sur tous les canaux ?

Oui. Que la conversation soit sur WhatsApp, e-mail, chat en direct ou Telegram : les notes internes sont toujours disponibles dans l'onglet Notes.

Y a-t-il une API pour les notes internes ?

Oui. Quatre endpoints : créer une note, récupérer toutes les notes, mettre à jour une note et supprimer une note. Opérations CRUD complètes.

Combien coûtent les notes internes ?

Les notes internes sont incluses dans chaque forfait SendSeven, sans frais supplémentaires. Les forfaits démarrent à 49 €/mois (Basic). Voir les tarifs.

Des transferts sans perte de contexte

Rédigez une note, @mentionnez un collègue, préservez le contexte. Dans chaque conversation, sur chaque canal.

Configuration en 5 minutes
Aucune carte bancaire requise
100 messages de test