Anfragen per WhatsApp Flow qualifizieren: alle Angaben auf einmal

SendSeven Team, Editorial Team

Statt mehrerer Runden Nachfragen ein Formular im Chat: Wie ein Anfrage-Flow alle Angaben für ein Angebot auf einmal abfragt, die Antworten als Feld oder Tag am Kontakt speichert und die vollständige Anfrage an Ihr Team oder Ihr CRM weitergibt.

Warum bringt ein Formular im Chat mehr vollständige Anfragen?

Ein Formular im Chat bringt mehr vollständige Anfragen, weil es die Hürden zwischen Interesse und Anfrage entfernt: kein Wechsel in den Browser, kein Abtippen bekannter Angaben und keine Nachfragerunden, die sich über einen ganzen Tag ziehen. Der Interessent bleibt in WhatsApp, tippt seine Antworten an und schickt alles in einem Zug ab.

Warum kommen Anfragen im Chat so oft unvollständig an?

Weil Menschen schreiben, was ihnen wichtig ist, nicht, was Ihr Team braucht. „Was kostet eine PV-Anlage?“ ist eine ehrliche Frage, aber ohne Dachform, Verbrauch und Ort lässt sich darauf kein Angebot machen. Also fragt Ihr Team nach, der Interessent antwortet am Abend, die nächste Rückfrage folgt am Morgen. Jede Runde gibt dem Interessenten Zeit, auch bei einem anderen Betrieb anzufragen.

Ein WhatsApp Flow dreht das um. Statt die Angaben einzeln einzusammeln, stellt er alle Fragen gleichzeitig, als Auswahl, Datumsfeld oder Foto-Upload. Vier Dinge sorgen dafür, dass mehr Anfragen vollständig ankommen:

• Antippen statt Tippen: Eine Auswahl ist schneller beantwortet als eine offene Frage, und die Antwort ist eindeutig.
• Pflichtfelder: Was Ihr Team unbedingt braucht, lässt sich nicht überspringen.
• Vorbefüllung: Bekannte Angaben wie der Name stehen schon im ersten Bildschirm, der Interessent prüft sie nur.
• Kein Medienbruch: Wer abends auf dem Sofa nach einem Angebot fragt, füllt das Formular gleich dort aus, ohne eine Webseite, die erst laden muss. Was ein Flow technisch ist, erklärt der Beitrag WhatsApp Flows erklärt.

Ein Flow ersetzt allerdings kein Gespräch. Wer beraten werden will oder eine Frage hat, die in keine Auswahl passt, braucht Ihr Team oder einen KI-Bot. Wann welche Antwortform die richtige ist, zeigt der Beitrag WhatsApp Flow, Buttons oder Chatbot.

Welche Angaben braucht Ihr Team für ein Angebot wirklich?

Ihr Team braucht nur die Angaben, ohne die es kein Angebot schreiben und keinen Rückruf planen kann. Ein einfacher Test: Welche Fragen stellt Ihr Team heute bei fast jeder Anfrage als Erstes? Genau die gehören in den Flow. Alles, was vom Einzelfall abhängt, klären Sie im Gespräch.

Wie das aussieht, zeigt ein erfundener Solarbetrieb. Ein Interessent fragt im Chat nach dem Preis einer PV-Anlage, der Betrieb antwortet mit einem Anfrage-Flow. Auf drei Bildschirmen wählt der Interessent sein Vorhaben, beschreibt mit wenigen Antippern sein Haus, lädt ein Foto vom Dach hoch und sagt, wann ein Rückruf passt.

Ein paar Regeln haben sich für Anfrage-Flows bewährt:

• Auswahl vor Freitext: Verbrauch oder Teamgröße fragen Sie in Spannen ab, etwa „ca. 4.000 bis 6.000 kWh“, die Dachform als Auswahl wie Satteldach oder Flachdach. Ein Freitextfeld am Ende fängt alles auf, was nicht passt.
• Pflicht nur, wo nötig: Machen Sie Fotos und Zusatzinfos optional. Wer kein Foto zur Hand hat, soll trotzdem absenden können.
• Bekanntes vorbefüllen: Name oder E-Mail-Adresse übernimmt der Flow beim Senden aus dem Kontakt in den ersten Bildschirm, der Interessent prüft und bestätigt nur. Stellen Sie diese Felder deshalb an den Anfang.
• Ein Thema je Bildschirm: zuerst Name und Vorhaben, dann das Haus, zum Schluss Foto und Rückrufzeit. So weiß der Interessent immer, wo er steht.

Schneller geht es mit einer Vorlage: Unter anderem für Lead-Erfassung, Angebotsanfrage, Rückruf-Anfrage und Demo-Anfrage liegen fertige Flows bereit, die Sie im WhatsApp-Flow-Editor an Ihre Fragen anpassen. Ab Professional beschreiben Sie Ihren Fall in eigenen Worten, und der KI-Builder erzeugt daraus einen statischen Flow. Er verbraucht KI-Credits, und zwar nur für erfolgreiche Läufe.

Wie sortiert ein Anfrage-Flow Ihre Leads vor?

Ein Anfrage-Flow sortiert Ihre Leads vor, indem jede Antwort dort landet, wo Ihr Team sie braucht: in einem Kontaktfeld, in einem benutzerdefinierten Feld oder als Tag am Kontakt. So sieht Ihr Team auf einen Blick, wer eine PV-Anlage mit Speicher plant und wer nur eine Wallbox sucht, ohne den Chat zu lesen.

• Antwort speichern: Für jede Eingabe legen Sie fest, wohin die Antwort geht: in ein Kontaktfeld, in ein benutzerdefiniertes Feld wie „Vorhaben“, als Tag an den Kontakt oder nur in die Antworten des Flows. Passt eine Antwort nicht zum Feldtyp oder zu den Optionen des Kontaktfelds, überschreibt sie die Kontaktdaten nicht.
• Kontakt bei Abschluss taggen: Jeder, der den Flow abschickt, bekommt automatisch einen Tag, etwa „Anfrage Solar“. So finden Sie alle neuen Anfragen in der Kontaktverwaltung mit einem Filter.
• Felder nur bei Bedarf: Mit „Wenn / Sonst“ erscheint ein Feld nur unter einer Bedingung, etwa eine Frage zur vorhandenen Anlage nur für alle, die „Speicher nachrüsten“ gewählt haben. Jede Bedingung prüft genau eine Auswahl. Für jede Antwort, die das Feld zeigen soll, legen Sie eine eigene Bedingung an.
• Foto statt Beschreibung: Ein Foto vom Dach, vom Zählerschrank oder vom Schaden sagt Ihrem Team oft mehr als drei Sätze. Meta erlaubt eine Foto- oder Dokumentauswahl je Bildschirm. Hochgeladene Dateien erscheinen als Anhang im Chat und am Kontakt.

Aus den gespeicherten Antworten wird so ein Profil, mit dem Ihr Team Prioritäten setzen kann: Eine Anfrage mit Speicher, Einfamilienhaus und Foto ist weiter als eine ohne Angaben zum Haus. Wer Leads danach weiter begleitet, etwa mit einer Erinnerung nach zwei Wochen, findet Ideen im Glossareintrag Lead Nurturing.

Wie kommt der Anfrage-Flow zum Interessenten?

Der Anfrage-Flow kommt meist auf einem von drei Wegen zum Interessenten: als Antwort aus dem Posteingang, über eine Automation im Flow Builder oder über eine WhatsApp-Vorlage mit Flow-Button. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wer das Gespräch beginnt.

• Aus dem Posteingang: Ein Interessent schreibt, Ihr Team antwortet mit dem Flow. Das geht ab Basic, solange das 24-Stunden-Fenster offen ist, also der Interessent Ihnen in den letzten 24 Stunden geschrieben hat.
• Per Automation: Ab Professional schickt eine Automation im Flow Builder den Flow ohne Zutun Ihres Teams. Der Auslöser „Bei Stichwort-Treffer“ reagiert auf Wörter wie „Angebot“, „Preis“ oder „PV“, der Auslöser „Kam von einer Anzeige“ auf jeden, der über eine Click-to-WhatsApp-Anzeige schreibt. Der Schritt „WhatsApp Flow senden“ verschickt dann das Formular. Welche Stichwörter sich bewähren, beschreibt der Beitrag WhatsApp-Triggerwörter.
• Per Vorlage mit Flow-Button: Wer Ihnen seit mehr als 24 Stunden nicht geschrieben hat, etwa ein Kontakt von der Messe, bekommt mit seiner Einwilligung eine von Meta genehmigte Vorlage mit Flow-Button. Der Link hinter dem Button bleibt 72 Stunden gültig.

Im Tarif Basic schicken Sie den Flow von Hand, aus dem Posteingang oder über eine Vorlage. Für den Anfang reicht das oft: Ihr Team antwortet auf jede Preisfrage mit demselben Flow, statt einzeln nachzufragen.

Der Einstieg in den Chat kann dabei überall liegen: ein QR-Code auf dem Bauschild, der WhatsApp mit dem Text „Angebot Solar“ öffnet, ein WhatsApp-Button auf Ihrer Webseite oder eine Anzeige. Wie ein Autohaus Probefahrt-Anfragen auf diese Weise schnell beantwortet, zeigt der Beitrag Lead Response im Autohaus.

Was passiert, wenn der Interessent den Flow abschickt?

Sobald der Interessent den Flow abschickt, stehen die Antworten im Chat im Posteingang, und die zugeordneten Felder und Tags sind am Kontakt gespeichert. Ab Professional startet der Auslöser „WhatsApp Flow abgeschickt“ eine Automation, die die vollständige Anfrage weiterreicht.

Eine solche Automation kann zum Beispiel:

• Tags setzen und Kontaktfelder aktualisieren, etwa „Status: neue Anfrage“,
• den Kontakt in eine Liste eintragen, wenn er im Flow dem Newsletter zugestimmt hat,
• je nach Antwort verzweigen, etwa Speicher-Anfragen an ein anderes Team als Wallbox-Anfragen,
• den Chat reihum einem Teammitglied zuweisen und Ihr Team per E-Mail informieren,
• dem Interessenten bestätigen, dass die Anfrage angekommen ist und wann er von Ihnen hört.

Fragen Sie im Flow eine Einwilligung für den Newsletter ab, gelten dafür eigene Regeln. Was dabei zu beachten ist, zeigt der Beitrag WhatsApp Flows und DSGVO.

Hat eine Automation den Flow selbst verschickt, wartet sie auf die Antworten. Kommt bis zur Frist nichts zurück, kann sie einmal freundlich nachfassen oder den Chat an Ihr Team geben.

Arbeitet Ihr Vertrieb in einem CRM, übergeben Sie die Antworten über einen Webhook oder die REST API. Die Angaben liegen am Kontakt und lassen sich von dort weiterreichen. Wie das eingerichtet wird, zeigt die Anleitung zur Webhook-Einrichtung. Einen ersten Überblick über Ihre Flows geben die Analysen je Flow.

Der Punkt in einem Satz: Ein Anfrage-Flow fragt die Angaben, die Ihr Team für jedes Angebot braucht, auf einmal ab, speichert sie sortiert am Kontakt und gibt die Anfrage vollständig weiter.

Alle Funktionen im Überblick zeigen die Seiten WhatsApp Flows und Flow Builder, Schritt für Schritt geht es in der Anleitung zu WhatsApp Flows (auf Englisch). Wie Teams Kontakte und Felder organisieren, zeigt der Anwendungsfall Kontaktverwaltung, das Zusammenspiel mit einem Bot der Anwendungsfall KI-Chatbot.

Weiterführende Beiträge:

• WhatsApp Flows erklärt: Formulare direkt im Chat für KMU
• WhatsApp Flow, Buttons oder Chatbot: Was passt zu welcher Frage?
• Click-to-WhatsApp Ads gestalten: Creative, vorbefüllte Nachricht und Flow-Trigger
• WhatsApp Flows und DSGVO: Einwilligung und Datenschutz im Formular
• Wiederkehrende Meldungen mit Foto per WhatsApp Flow erfassen
• Live-Chat im B2B: Leads erfassen statt Besucher verlieren

Häufig gestellte Fragen