WhatsApp Flows erklärt: Formulare direkt im Chat für KMU

SendSeven Team, Editorial Team

Ein WhatsApp Flow holt die Fragen, die Ihr Team heute einzeln im Chat stellt, in ein Formular, das sich direkt in WhatsApp öffnet. Dieser Beitrag erklärt, wie das für Ihre Kunden abläuft, welche Fragen ein Flow stellen kann, was er kostet und wo die Grenzen liegen.

Was ist ein WhatsApp Flow?

Ein WhatsApp Flow ist ein Formular, das sich innerhalb von WhatsApp öffnet. Meta stellt die Funktion für Unternehmen bereit, die die WhatsApp Business API nutzen. Ihr Kunde tippt in einer Nachricht auf einen Button, darauf erscheinen ein oder mehrere Bildschirme mit Fragen, und nach dem Absenden ist er wieder im Chat. Er verlässt WhatsApp nicht, lädt keine Webseite und installiert nichts.

Der Unterschied zum Link auf ein Webformular: Der Kunde bleibt dort, wo er ohnehin gerade schreibt, und Sie wissen bei jeder Antwort, von welchem Kontakt sie kommt. Der Unterschied zum Nachfragen im Chat: Alle Antworten kommen auf einmal, vollständig und in festen Feldern statt verteilt über einen langen Verlauf.

Technisch beschreibt Meta jeden Flow als Flow JSON, eine Datei, die Bildschirme, Felder und Buttons festlegt. Diese Datei müssen Sie nicht selbst schreiben. Man unterscheidet außerdem statische und dynamische Flows: Ein statischer Flow zeigt immer dieselben Bildschirme und Auswahlmöglichkeiten, ein dynamischer Flow holt unterwegs Daten aus Ihrem System, etwa freie Termine. Für die meisten Anfragen eines kleinen oder mittleren Unternehmens reicht ein statischer Flow.

Typische Einsätze sind Angebotsanfragen, Terminwünsche, Rückrufbitten, Retouren, Anmeldungen zu Events und kurze Umfragen. Die Angaben, die Ihre Kunden dabei freiwillig machen, sind Zero-Party-Daten: Sie stammen direkt von der Person, nicht aus einer Vermutung.

Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp Flows und dem Flow Builder?

Ein WhatsApp Flow ist ein Formular, das Ihr Kunde ausfüllt. Eine Automation im Flow Builder von SendSeven ist ein Ablauf, der im Hintergrund läuft: Sie startet bei einem Auslöser, etwa einem Stichwort oder einer neuen Anfrage, und führt Schritte aus, kanalübergreifend. Im Menü „Flows“ finden Sie beides nebeneinander, im Tab „SendSeven Flows“ die Abläufe aus dem Flow Builder, im Tab „WhatsApp Flows“ die Formulare.

Beides greift ineinander. Ab Professional kann eine Automation im Flow Builder mit dem Schritt „WhatsApp Flow senden“ ein Formular verschicken, auf die Antworten warten und danach weitermachen. Ein WhatsApp Flow allein verschickt dagegen keine Nachrichten und setzt keine Erinnerung. Er sammelt Angaben und legt sie dort ab, wo Sie sie brauchen.

Wie läuft ein WhatsApp Flow für Ihre Kunden ab?

Ihr Kunde tippt in einer WhatsApp-Nachricht auf einen Button, füllt zwei oder drei Bildschirme aus und schickt seine Angaben mit einem Tipp ab. Danach ist der Button ausgegraut, im Chat steht „Antwort gesendet“, und über „Antwort ansehen“ kann er seine Angaben später nachlesen.

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb bekommt per WhatsApp eine Anfrage für ein Angebot. Ohne Flow stellt das Büro jede Frage einzeln: welche Räume, wie groß, nur Wände oder auch Decken, ab wann, Fotos, Adresse. Zwischen Frage und Antwort liegen oft Stunden, am Ende sind es ca. sieben Nachrichten vom Betrieb, verteilt über einen ganzen Tag. Mit einem WhatsApp Flow sind es in diesem Beispiel ca. zwei, im Kern die Nachricht mit dem Button und das Dankeschön.

Was der Kunde nach dem Tipp auf den Button sieht, zeigt das nächste Bild. Der erste Bildschirm fragt Räume und Umfang ab, der zweite den gewünschten Start, Fotos, die Postleitzahl und einen freien Hinweis. Mit „Anfrage senden“ ist alles beim Betrieb.

Was sieht Ihr Team?

Im Posteingang von SendSeven erscheint die Antwort als Karte mit allen Fragen und Antworten direkt im Gesprächsverlauf. Zusätzlich legen Sie im WhatsApp-Flow-Editor für jedes Feld unter „Antwort speichern“ fest, wohin die Angabe geht: in ein Kontaktfeld, in ein benutzerdefiniertes Feld, als Tag an den Kontakt oder nur in die Antworten des Flows. Mit „Kontakt bei Abschluss taggen“ markieren Sie jeden, der den Flow abgeschickt hat. Passt eine Antwort nicht zum Feld, überschreibt sie keine Kontaktdaten, und bei einem Opt-in-Kontrollkästchen speichert SendSeven den Einwilligungstext mit. Wie Ihr Team mit diesen Angaben am Kontakt weiterarbeitet, zeigt der Anwendungsfall Kontaktverwaltung.

Kennen Sie den Kunden schon, füllt der Flow Felder auf dem ersten Bildschirm mit Angaben aus dem Kontakt vor, etwa Name oder E-Mail-Adresse. Das ist eine Momentaufnahme beim Versand: Ändert sich der Kontakt danach, bleibt der verschickte Flow, wie er ist.

Wie verschicken Sie einen WhatsApp Flow?

Einen WhatsApp Flow verschicken Sie auf vier Wegen:

• Aus dem Posteingang: direkt im Chat, solange das 24-Stunden-Fenster offen ist. Innerhalb des Fensters ist der Flow eine normale Session-Nachricht.
• Als Vorlage mit Flow-Button: eine von Meta genehmigte Nachrichtenvorlage mit Flow-Button, für den Erstkontakt außerhalb des Fensters. Der Link hinter dem Button bleibt 72 Stunden gültig.
• Aus einer Automation im Flow Builder mit dem Schritt „WhatsApp Flow senden“, ab Professional. Die Automation wartet auf die Antwort und kann sie danach weiterverwenden.
• Über die API, wenn Ihr eigenes System den Flow auslösen soll.

Welche Fragen kann ein WhatsApp Flow stellen?

Fast jede Frage, die Ihr Team heute einzeln im Chat stellt: kurze und lange Freitexte, Datum, Auswahl aus Listen, Mehrfachauswahl, Einwilligungen sowie Fotos und Dokumente. Dazu kommen Texte zur Erklärung und einfache Logik, die eine Frage nur bei einer bestimmten Antwort zeigt.

Gebaut wird im WhatsApp-Flow-Editor von SendSeven. SendSeven ist Meta Business Partner und bindet WhatsApp direkt über die Schnittstelle von Meta an. Nebeneinander sehen Sie die Liste der Bildschirme, die Komponenten des aktuellen Bildschirms, seine Einstellungen und eine ungefähre Vorschau, wie der Flow in WhatsApp aussieht. Der Editor prüft den Flow laufend gegen viele Regeln von Meta und zeigt Zähler, etwa wie viele Komponenten ein Bildschirm schon hat.

Sie müssen nicht bei null anfangen. SendSeven bringt zwölf Vorlagen mit, darunter Terminbuchung, Angebotsanfrage & Kostenvoranschlag, Rückruf-Anfrage, Retoure & Umtausch sowie Event- & Webinar-Anmeldung. Ab Professional baut der KI-Builder einen Flow aus Ihrer Beschreibung: Sie schreiben in eigenen Worten, was Sie fragen möchten, er legt die Bildschirme mit Ihren eigenen Kontaktfeldern, Listen und Tags an, prüft sie gegen die Regeln von WhatsApp und öffnet das Ergebnis im Editor. Er baut statische Flows und verbraucht KI-Credits, nur für erfolgreiche Läufe. Flows, die Sie schon im WhatsApp Manager von Meta gebaut haben, übernehmen Sie per Import.

Kann ich einen veröffentlichten WhatsApp Flow noch ändern?

Ja. Einen Entwurf probieren Sie zuerst auf Testnummern aus, Ihre Kunden erreicht der Flow nach dem Veröffentlichen. Fertig ist er damit nicht: Sie können ihn jederzeit weiter bearbeiten und die Änderungen neu veröffentlichen, SendSeven legt dafür im Hintergrund eine neue Version an. Automationen und der Versand über die API laufen ohne Umbau weiter. Eine genehmigte Vorlage mit Flow-Button öffnet die neue Fassung, sobald Sie die Vorlage bei Meta neu einreichen. Welche Vorlagen das betrifft, zeigt der Dialog zum Veröffentlichen.

Jeder Flow hat eigene Analysen mit einer Antworttabelle, die Sie als CSV exportieren können. Bei dynamischen Flows sehen Sie zusätzlich, auf welchem Bildschirm Kunden aussteigen.

Wer tiefer einsteigen möchte, findet Schritt für Schritt alles im Leitfaden WhatsApp Flows (auf Englisch). Wann ein Flow und wann Antwort-Buttons oder eine Liste passen, zeigt der Beitrag WhatsApp Flow, Buttons oder Chatbot. Wie Sie Buttons und Listen verschicken, erklärt der Leitfaden zu interaktiven WhatsApp-Nachrichten, eine Übersicht aller Formen bietet der Glossareintrag interaktive Nachrichten.

Was kostet ein WhatsApp Flow?

WhatsApp Flows ist in der Beta. Abgeschlossene Flows sind während der Beta kostenlos. Jeder Flow, den Sie senden, zählt wie jede andere WhatsApp-Nachricht als eine Nachricht aus dem Nachrichtenkontingent Ihres Tarifs, die Gebühren von Meta gelten wie gewohnt. Sobald WhatsApp Flows allgemein verfügbar ist, fallen zusätzliche Gebühren pro abgeschlossenem Flow an – wir informieren Sie rechtzeitig vorher.

Was Meta berechnet, hängt davon ab, wie der Flow beim Kunden ankommt. Schicken Sie ihn innerhalb des 24-Stunden-Fensters, ist er eine Service-Nachricht. Starten Sie das Gespräch mit einer Vorlage mit Flow-Button, rechnet Meta nach der Kategorie der Vorlage ab, etwa Marketing oder Utility. Wie Meta WhatsApp-Nachrichten abrechnet, fasst der Beitrag WhatsApp-Preise 2026 zusammen, die Gesamtkosten der WhatsApp Business API der Beitrag WhatsApp Business API Kosten 2026.

Welche Funktionen Sie nutzen, hängt vom Tarif ab:

• Statische Flows gibt es in jedem Tarif mit WhatsApp, also ab Basic.
• Den KI-Builder und den Versand aus einer Automation im Flow Builder gibt es ab Professional.
• Dynamische Flows mit Live-Daten gibt es ab Scale.

Rechnen Sie den Nutzen deshalb nicht nur über die Zahl der Nachrichten. Der Flow fragt alle Angaben auf einmal ab, statt sie über mehrere Runden einzusammeln, und Ihr Team muss weniger nachfragen.

Wo liegen die Grenzen von WhatsApp Flows?

Die Grenzen sind überschaubar: WhatsApp Flows gibt es nur auf WhatsApp, Live-Daten brauchen einen dynamischen Flow, und Meta legt fest, wie viel auf einen Bildschirm passt.

• Nur WhatsApp: Das Formular im Chat ist eine Funktion von WhatsApp. Auf den anderen Kanälen fragen Sie Angaben weiter im Gespräch ab, im Live-Chat auch über ein vorgelagertes Formular.
• Live-Daten mit dynamischen Flows: Ein statischer Flow zeigt die Auswahl, die Sie beim Bauen festlegen, etwa Leistungen, Räume oder Zeitfenster. Freie Termine in Echtzeit zeigt ein dynamischer Flow ab Scale. Auf Nummern im Coexistence-Modus, bei denen WhatsApp Business App und API parallel laufen, funktionieren nur statische Flows.
• Platz je Bildschirm: Meta erlaubt bis zu 50 Komponenten je Bildschirm und eine Foto- oder Dokumentauswahl je Bildschirm, eine Datei darf bis zu 25 MB groß sein (Dokumentation von Meta zu Komponenten und Datei-Upload, auf Englisch). Für den Titel eines Bildschirms zeigt der Editor einen Zähler bis 30 Zeichen.
• Daten: SendSeven ist in der EU gehostet (Frankfurt). Der Flow selbst läuft wie jede WhatsApp-Nachricht über Meta, hochgeladene Dateien liegen bis zu 20 Tage verschlüsselt bei WhatsApp.

Wie ein Flow in eine WhatsApp-Strategie insgesamt passt, von der Einrichtung bis zu den Vorlagen, beschreibt der Leitfaden zur WhatsApp Business API.

Der Punkt in einem Satz: Ein WhatsApp Flow ersetzt das Nachfragen in vielen einzelnen Nachrichten durch ein Formular im Chat, und Ihr Team bekommt vollständige Angaben in festen Feldern statt eines langen Verlaufs.

Alle Funktionen im Überblick zeigt die Seite WhatsApp Flows.

Weiterführende Beiträge:

• WhatsApp Flow, Buttons oder Chatbot: Was passt zu welcher Frage?
• Anfragen per WhatsApp Flow qualifizieren: alle Angaben auf einmal
• WhatsApp Flows und DSGVO: Einwilligung und Datenschutz im Formular
• Kundenumfrage per WhatsApp Flow: Feedback im Chat sammeln
• Wiederkehrende Meldungen mit Foto per WhatsApp Flow erfassen
• WhatsApp-Preise 2026: Was Meta geändert hat
• WhatsApp Business API: Der Leitfaden für den DACH-Raum

Häufig gestellte Fragen