Formulario de Contacto Offline

Um formulario de contacto offline substitui a janela do Live Chat fora do horario de atendimento por um formulario de contacto estruturado. As mensagens recebidas chegam diretamente a caixa de entrada centralizada da equipa para um acompanhamento sem lacunas no proximo dia util.

O que e um formulario de contacto offline?

Um formulario de contacto offline e a alternativa nocturna do Live Chat: assim que a empresa nao esta disponivel fora do seu horario de atendimento, o widget de chat oculta a janela em tempo real e apresenta em alternativa um formulario de contacto compacto. Normalmente, solicita o nome, o endereco de e-mail e a mensagem do visitante, opcionalmente complementado por um consentimento de protecao de dados.

Do ponto de vista do cliente, significa: sem o desanimador banner "Ninguem esta online", mas sim uma proposta clara para deixar o pedido. Do ponto de vista da empresa, significa: nenhum pedido se perde, mesmo que a equipa so responda na manha seguinte.

O formulario nao e uma ferramenta de e-mail isolada. Numa solucao totalmente integrada como o SendSeven, cada mensagem offline chega diretamente como uma nova conversa na caixa de entrada centralizada, com todos os dados de contacto pre-preenchidos. A equipa ve o pedido da mesma forma que uma mensagem do Live Chat recebida e pode continua-lo de forma continua.

Como configurar um formulario offline eficaz

Um formulario offline bem configurado consiste em tres partes:

Regra de disponibilidade: quando esta a equipa offline? Os horarios comerciais fixos podem ser definidos por dia da semana e fuso horario. Os feriados sao geridos manualmente ou atraves de integracoes de calendario.
Campos do formulario: o nome e o endereco de e-mail sao campos obrigatorios. Um numero de telefone opcional ou a indicacao do assunto (lista suspensa: Suporte / Vendas / Geral) acelera o tratamento posterior.
Mensagem de confirmacao: apos o envio, os visitantes veem uma breve confirmacao com um tempo de espera realista, por exemplo "Respondemos ate amanha ao meio-dia".

O tempo de primeira resposta aumenta naturalmente durante os periodos offline. As equipas que utilizam sistematicamente formularios offline e que tratam as mensagens recebidas de forma prioritaria na caixa de entrada reduzem ainda assim claramente o tempo medio de resposta, porque nenhum pedido se perde numa caixa de correio de e-mail.

Configurar o formulario offline com o SendSeven

O widget de Live Chat do SendSeven apresenta automaticamente o formulario offline de acordo com um horario configuravel. Todas as mensagens offline recebidas aparecem imediatamente como nova conversa na caixa de entrada centralizada, em conformidade com o RGPD, com uma caixa de verificacao de consentimento e um campo de pre-chat opcional. A configuracao demora alguns minutos sem necessidade de conhecimentos de programacao.