Wie verwalte ich WhatsApp, E-Mail und Instagram in einem Posteingang?
SendSevens Multichannel-Posteingang bündelt WhatsApp, SMS, E-Mail, Instagram, Messenger, Live-Chat und Telegram in einer Oberfläche. Automatische Zuweisung per Round-Robin oder Skill, KI-Antwortvorschläge aus der Wissensdatenbank, Ticket-System, vollständige Gesprächshistorie über alle Kanäle. DSGVO-konform mit EU-Hosting. Pakete ab 49 €/Monat (Basic); KI-Antworten und Wissensdatenbank ab 79 €/Monat (Professional). Keine Kosten pro Nutzer.
Alle Kanäle –
ein Posteingang.
WhatsApp, E-Mail, Instagram, Telegram, SMS und Live Chat an einem Ort. KI beantwortet Routinefragen. Ihr Team konzentriert sich auf das, was zählt: Kundenbeziehungen.
Wann kann das Gerät geliefert werden?
Haben Sie das Modell MX-200 vorrätig?
Danke, der Servicetechniker war super!
Brauche ein Angebot für 10 Stück
Gibt es auch eine Schulung dazu?
8 Kanäle. Kein Tool-Wechsel.
WhatsApp, E-Mail, Telegram und mehr in einer Ansicht
Weiterleitung an den richtigen Mitarbeiter
Nach Skill, Auslastung oder Round-Robin
Vollständiger Verlauf über alle Kanäle
Kontext bleibt erhalten, auch beim Kanalwechsel
KI-Antworten aus Ihrer Wissensdatenbank
Vorgeschlagen, priorisiert, ein Klick zum Senden
5 Tools, 5 Postfächer – und trotzdem gehen Nachrichten verloren
Folgendes Szenario: MedTechnik Hartmann aus Stuttgart, 16 Mitarbeiter, vertreibt Medizintechnik an Arztpraxen und Kliniken. Das Support-Team arbeitet täglich mit fünf verschiedenen Tools: Outlook für E-Mail, zwei Firmenhandys für WhatsApp, Instagram für Produktfragen und ein Webformular auf der Website.
Jeden Montag beginnt dasselbe Ritual: 45 Minuten sortieren, welche Anfrage wo eingegangen ist. Welcher Mitarbeiter hat die WhatsApp-Nachricht gesehen? Hat jemand auf die Instagram-Anfrage geantwortet? Wurde das Webformular weitergeleitet?
Das Ergebnis: 12 Nachrichten pro Woche gehen komplett unter. Die durchschnittliche Antwortzeit liegt bei 14 Stunden. Und wenn ein Kunde über WhatsApp schreibt und dann per E-Mail nachfragt, muss er sein Anliegen von vorne erklären, weil niemand den Überblick hat.
Ein Posteingang – alle Kanäle, voller Überblick
Mit SendSeven fließen WhatsApp, E-Mail, Instagram, Telegram, SMS und Live Chat in einen zentralen Posteingang. Jede Nachricht wird einem Mitarbeiter zugewiesen, jeder Kontakt hat eine vollständige Gesprächshistorie über alle Kanäle hinweg.
Ein Kunde schreibt über WhatsApp, meldet sich später per E-Mail. Ihr Team sieht den gesamten Verlauf. Routinefragen beantwortet die KI automatisch aus Ihrer Wissensdatenbank. Komplexere Anliegen werden nach Thema und Verfügbarkeit zugewiesen.
Das Dashboard zeigt in Echtzeit: offene Tickets, Antwortzeiten und Teamauslastung. Kein Wechsel zwischen fünf Apps mehr. Kein manuelles Sortieren am Montagmorgen. Ein Bildschirm, alles im Blick.
Unterhaltungen
9 offenMessbare Ergebnisse
Nach der Umstellung auf einen zentralen Posteingang sieht MedTechnik Hartmann Verbesserungen in drei Bereichen.
Unterhaltungen
9 offenEin Posteingang für jeden Kanal
Ihren Kunden ist egal, welchen Kanal sie nutzen. Sie wollen eine schnelle Antwort. Mit SendSeven landet jede Unterhaltung an einem Ort mit vollständiger Historie, egal ob sie auf WhatsApp begann, per E-Mail weiterging oder auf Instagram fortgesetzt wurde.
- Alle 8 Kanäle in einem Posteingang, kein Tool-Wechsel mehr
- Vollständiger Gesprächsverlauf pro Kontakt, kanalübergreifend
- Kunde wechselt von WhatsApp zu E-Mail? Sie sehen den gesamten Thread
- Rich Media, Lesebestätigungen und kanalspezifische Funktionen bleiben erhalten
Anna
Keine Nachricht geht mehr unter
Jede Anfrage wird zum nachverfolgbaren Ticket mit Priorität und Frist. Ihr Team sieht auf einen Blick: Was ist dringend? Was wartet? Was ist erledigt?
- Nachrichten werden automatisch zu nachverfolgbaren Tickets
- Prioritätsstufen: dringende Fälle werden zuerst bearbeitet
- Antwortzeiten und Teamauslastung in Echtzeit einsehen
- Tags und Labels für einfaches Filtern und monatliches Reporting
Team-Übersicht
3 OnlineAutomatische Zuweisung an die richtige Person
Schluss mit manuellem Verteilen von Anfragen. SendSeven leitet Nachrichten basierend auf Fähigkeiten, Verfügbarkeit oder Round-Robin an den richtigen Mitarbeiter weiter. Niemand wird überlastet, nichts bleibt liegen.
- Round-Robin verteilt die Arbeitslast gleichmäßig im Team
- Skill-basiertes Routing: Technikfragen an die Technik, Rechnungsfragen an die Buchhaltung
- Sehen Sie, wer online, beschäftigt oder verfügbar ist
- Übergabe mit internen Notizen, damit der nächste Mitarbeiter den vollen Kontext hat
Hallo Dr. Weber, die Ersatzteile für das Modell MX-200 sind vorrätig. Ich kann Ihnen ein Angebot über 5 Stück zu je 250 € senden, inklusive Lieferung in 2–3 Werktagen.
Vielen Dank für Ihre Anfrage! Das Modell MX-200 ist aktuell verfügbar. Soll ich Ihnen die technischen Datenblätter zusenden?
Gerne prüfe ich die Verfügbarkeit für Sie. Darf ich fragen, ob es um eine Erstbestellung oder Nachbestellung geht?
KI antwortet in Sekunden. Ihr Team berät.
Bei Routinefragen erstellt die KI die passende Antwort aus Ihrer Wissensdatenbank. Ihr Team klickt zum Senden und nutzt die gesparte Zeit für Gespräche, die echten Mehrwert schaffen: individuelle Beratung, Nachbestellungen und Beziehungspflege.
- KI schlägt Antworten aus Ihrem FAQ und Ihrer Wissensdatenbank vor
- Ein Klick zum Senden oder vorher bearbeiten. Ihr Team behält die Kontrolle
- Gesprächszusammenfassungen: Kontext in 5 Sekunden statt 5 Minuten
- Mehr Zeit für die Gespräche, die Ihr Geschäft voranbringen
ROI in Zahlen
So sieht es in der Praxis aus
MedTechnik Hartmann, ein Medizintechnik-Distributor aus Stuttgart mit 16 Mitarbeitern, hat fünf getrennte Kommunikationstools durch einen zentralen Posteingang ersetzt. WhatsApp, E-Mail, Instagram und Webformulare fließen jetzt in einen Posteingang. Routinefragen beantwortet die KI, komplexe Anliegen werden automatisch dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen.
Typisches Szenario basierend auf Branchendaten
Einsatzbereit in Minuten
Keine Entwickler nötig. Kein kompliziertes Setup. Drei Schritte und Sie sind live.
Kanäle verbinden
Wählen Sie die Kanäle Ihrer Kunden. Der Setup-Assistent führt Sie durch, und die meisten Kanäle sind in unter 2 Minuten verbunden.
Team einladen & Zuweisung konfigurieren
Teammitglieder mit einem Klick hinzufügen. Automatische Zuweisung nach Skill, Verfügbarkeit oder Round-Robin einrichten.
KI aktivieren
FAQ oder Produktdokumentation hochladen. Die KI schlägt sofort Antworten vor und beantwortet Routinefragen rund um die Uhr.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Einrichtung über die Plattform oder per API.
Plattform-Anleitung: Schritt für Schritt
Das Conversations-Modul im SendSeven Dashboard ist Ihr zentraler Posteingang. So nutzen Sie es:
Zu Conversations navigieren
Klicken Sie auf "Conversations" in der linken Seitenleiste. Auf dem Handy tippen Sie auf das Chat-Symbol in der unteren Navigation.
Nach Kanal filtern
Nutzen Sie das Kanal-Dropdown, um Gespräche von bestimmten Plattformen zu sehen (WhatsApp, Telegram, SMS etc.) oder wählen Sie "Alle".
Gespräch öffnen
Klicken Sie auf ein Gespräch, um den vollständigen Nachrichtenverlauf zu sehen. Das rechte Panel zeigt Kontaktdetails, benutzerdefinierte Felder und Metadaten.
Antwort senden
Geben Sie Ihre Nachricht unten ein und drücken Sie Enter oder klicken Sie auf Senden. Die Nachricht wird über denselben Kanal zugestellt, den der Kunde nutzt.
Teammitglied zuweisen
Klicken Sie auf "Zuweisen", um das Gespräch an einen anderen Agenten zu übertragen. Die Person erhält eine Benachrichtigung.
API-Referenz: Entwickler-Zugang
Nutzen Sie die Conversations und Messages API, um eigene Posteingangs-Interfaces zu bauen oder mit bestehenden Tools zu integrieren.
| Method | Path | Description |
|---|---|---|
| GET | /api/v1/conversations | Alle Unterhaltungen mit Pagination und Filtern auflisten |
| GET | /api/v1/conversations/{id} | Unterhaltungsdetails inkl. Nachrichten abrufen |
| POST | /api/v1/messages | Nachricht an eine Unterhaltung senden |
| PATCH | /api/v1/conversations/{id}/assign | Unterhaltung einem Agenten zuweisen |
const response = await fetch(
'https://api.sendseven.com/api/v1/conversations?status=open&limit=20',
{
headers: {
'Authorization': 'Bearer YOUR_API_TOKEN',
'X-Tenant-ID': 'YOUR_TENANT_ID'
}
}
);
const { items } = await response.json();
console.log(`Found ${items.length} conversations`);const response = await fetch('https://api.sendseven.com/api/v1/messages', {
method: 'POST',
headers: {
'Authorization': 'Bearer YOUR_API_TOKEN',
'X-Tenant-ID': 'YOUR_TENANT_ID',
'Content-Type': 'application/json'
},
body: JSON.stringify({
conversation_id: 'conv_123',
content: 'Hello! How can I help you today?',
content_type: 'text'
})
});
const message = await response.json();
console.log('Message sent:', message.id);const response = await fetch(
'https://api.sendseven.com/api/v1/conversations/conv_123/assign',
{
method: 'PATCH',
headers: {
'Authorization': 'Bearer YOUR_API_TOKEN',
'X-Tenant-ID': 'YOUR_TENANT_ID',
'Content-Type': 'application/json'
},
body: JSON.stringify({ assignee_id: 'user_456' })
}
);
const conversation = await response.json();
console.log('Assigned to:', conversation.assignee_name);Häufige Fragen
Was ist ein zentraler Posteingang und warum brauchen wir das?
Ein zentraler Posteingang bündelt Nachrichten aus all Ihren Kanälen (WhatsApp, E-Mail, Instagram, Telegram, SMS, Messenger und Live Chat) an einem Ort. Ohne einen solchen wechselt Ihr Team zwischen 5 Apps, Kunden wiederholen sich und Anfragen gehen unter. Mit einem zentralen Posteingang hat jede Unterhaltung eine vollständige Historie über alle Kanäle.
Wie funktioniert die automatische Zuweisung?
SendSeven verteilt eingehende Nachrichten automatisch an den richtigen Mitarbeiter: nach Fähigkeiten (z. B. Technikfragen an die Technik), nach Auslastung oder per Round-Robin. Ihr Team sieht in Echtzeit, wer online und verfügbar ist. Bei der Übergabe werden interne Notizen mitgegeben, damit der nächste Mitarbeiter den vollen Kontext hat.
Wie unterstützt die KI unser Support-Team?
Wenn ein Kunde schreibt, durchsucht die KI Ihre Wissensdatenbank und schlägt die passende Antwort vor. Ihr Team kann sie mit einem Klick senden oder vorher bearbeiten. Bei Routinefragen wie 'Wann haben Sie geöffnet?' oder 'Wie ist der Lieferstatus?' kann die KI automatisch antworten. Ihr Team konzentriert sich auf die Gespräche, die wirklich einen Menschen brauchen.
Eignet sich SendSeven für kleine Teams mit 2 bis 10 Mitarbeitern?
Absolut. SendSeven ist für Teams jeder Größe gemacht. Mit automatischer Zuweisung und KI für Routinefragen kann ein Team von 3 Personen dasselbe Nachrichtenvolumen bewältigen, für das früher 5–6 Mitarbeiter nötig waren. Es gibt keine Nutzerlimits bei allen Plänen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die meisten Teams sind in unter 15 Minuten einsatzbereit. Einen Kanal verbinden dauert ca. 2 Minuten mit dem geführten Assistenten. FAQ für die KI-Vorschläge hochladen dauert wenige Minuten. Keine Entwickler nötig.
Was kostet der zentrale Posteingang?
Der zentrale Posteingang ist ab Basic (Pakete ab 49 €/Monat) enthalten, ohne Kosten pro Nutzer und mit unbegrenzten Teammitgliedern, inklusive KI und aller 8 Kanäle. 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig. Preise ansehen.
Schluss mit 5 Postfächern. Alle Kanäle an einem Ort.
Kanäle verbinden. Team einladen. KI aktivieren. In unter 15 Minuten einsatzbereit, ohne Kreditkarte.