WhatsApp Flows: formularios dentro del chat para pequeñas empresas

SendSeven Team, Editorial Team

Un WhatsApp Flow toma las preguntas que tu equipo hace hoy una a una por el chat y las reúne en un formulario que se abre dentro de WhatsApp. Este artículo explica cómo funciona para tus clientes, qué preguntas puede hacer, cuánto cuesta y dónde están sus límites.

¿Qué es un WhatsApp Flow?

Un WhatsApp Flow es un formulario que se abre dentro de WhatsApp. Es una función de Meta para las empresas que usan la API de WhatsApp Business. Tu cliente toca un botón de un mensaje, se abren una o varias pantallas con preguntas y, al enviarlo, vuelve a la conversación. No sale de WhatsApp, no abre ninguna página web y no instala nada.

Frente a mandar un enlace a un formulario web, tu cliente se queda donde ya está escribiendo y sabes de qué contacto vienen las respuestas. Frente a preguntar por el chat, las respuestas llegan todas juntas, completas y en campos fijos, en lugar de repartidas por una conversación larga.

Técnicamente, Meta describe cada flow como Flow JSON, un archivo que define las pantallas, los campos y los botones. No tienes que escribirlo tú. Hay dos tipos de flows, estáticos y dinámicos: un flow estático muestra siempre las mismas pantallas y opciones, mientras que uno dinámico carga datos de tu sistema a medida que el cliente avanza, por ejemplo los huecos libres de tu agenda. Para la mayoría de las consultas que recibe una pyme, basta con un flow estático.

Los usos más habituales son las solicitudes de presupuesto, las peticiones de cita, las solicitudes de llamada, las devoluciones, las inscripciones a eventos y las encuestas breves. Las solicitudes de presupuesto son un buen punto de partida. Nuestro artículo sobre cómo cualificar leads con un WhatsApp Flow explica ese caso en detalle. Los datos que tus clientes te dan así por iniciativa propia son datos zero-party: vienen directamente de la persona, sin suposiciones por tu parte.

¿Qué diferencia hay entre WhatsApp Flows y el Flow Builder?

Un WhatsApp Flow es un formulario que rellena tu cliente. Una automatización del Flow Builder es una secuencia que se ejecuta en segundo plano: arranca con un disparador, por ejemplo una palabra clave o una consulta nueva, y ejecuta pasos en varios canales. Encontrarás las dos juntas en el menú Flows: las automatizaciones del Flow Builder en SendSeven Flows y los formularios en WhatsApp Flows.

Las dos funcionan juntas. Desde Professional, una automatización del Flow Builder puede enviar un formulario con un paso específico, esperar las respuestas y seguir después. Un WhatsApp Flow por sí solo no envía mensajes ni programa recordatorios: recoge datos y los deja donde hacen falta.

¿Cómo funciona un WhatsApp Flow para tus clientes?

Tu cliente toca un botón de un mensaje de WhatsApp, rellena dos o tres pantallas y envía sus respuestas con un solo toque. Después, el botón queda en gris, el chat indica que la respuesta se ha enviado y tu cliente puede volver a consultar sus respuestas más tarde.

Veamos un ejemplo. Marta pide presupuesto por WhatsApp a Reformas Tarrasó, una empresa de reformas de baños y cocinas de Valencia. Sin flow, la empresa va haciendo cada pregunta por separado: qué quieres reformar, cuántos metros, solo alicatado y suelo o también fontanería, para cuándo, fotos, código postal. Marta responde cuando puede, la primera vez con un audio que hay que escuchar antes de apuntar nada, y entre una pregunta y su respuesta pueden pasar horas. Al final son unos siete mensajes de la empresa repartidos a lo largo de todo un día. Con un WhatsApp Flow son unos dos en este ejemplo: el mensaje con el botón y el de agradecimiento.

Esto es lo que ve Marta después de tocar el botón. La primera pantalla pregunta por las estancias y el alcance de la obra; la segunda, por la fecha de inicio que prefiere, las fotos, el código postal y cualquier observación. Un toque en Enviar solicitud y la empresa lo tiene todo.

¿Qué ve tu equipo?

En la bandeja de entrada de SendSeven, la respuesta aparece como una tarjeta con las preguntas y las respuestas, directamente en la conversación. En el editor de WhatsApp Flow, un ajuste de cada campo decide adónde va la respuesta: a un campo de contacto, a un campo personalizado, a una etiqueta del contacto o solo a las respuestas del flow. Otro ajuste del flow añade además una etiqueta al contacto cuando envía el formulario, y así ves quién ha respondido. Si una respuesta no encaja con el campo, no sobrescribe los datos del contacto, y en una casilla de opt-in SendSeven guarda también el texto del consentimiento. Si te preguntas qué implica para el consentimiento y la protección de datos, lo explicamos en nuestro artículo sobre WhatsApp Flows y RGPD. En el caso de uso de gestión de contactos ves cómo sigue trabajando tu equipo con esos datos en la ficha del contacto.

Si ya conoces al cliente, el flow puede rellenar de antemano campos de la primera pantalla con datos del contacto, como el nombre o el correo electrónico. Es una instantánea del momento del envío: si el contacto cambia después, el flow que ya has enviado se queda como estaba.

¿Cómo se envía un WhatsApp Flow?

Puedes enviar un WhatsApp Flow de cuatro maneras:

• Desde la bandeja de entrada: Directamente desde el chat mientras la ventana de 24 horas esté abierta. Dentro de la ventana, el flow es un mensaje de sesión normal.
• Como plantilla: Una plantilla de mensaje con botón de Flow aprobada por Meta, para iniciar una conversación fuera de la ventana. El enlace del botón sigue siendo válido durante 72 horas.
• Desde una automatización del Flow Builder, con el paso para enviar un WhatsApp Flow, desde Professional. La automatización espera la respuesta y puede usarla después.
• Por API, si quieres que tu propio sistema dispare el flow.

¿Qué preguntas puede hacer un WhatsApp Flow?

Casi todas las que tu equipo hace hoy una a una por el chat: respuestas escritas cortas y largas, fechas, opciones de una lista, selección múltiple, consentimientos, y fotos y documentos. A eso se suman bloques de texto para explicar y una lógica sencilla que muestra una pregunta solo ante una determinada respuesta.

Los flows se crean en el editor de WhatsApp Flow de SendSeven. SendSeven es Meta Business Partner y se conecta a WhatsApp directamente a través de la API de Meta. El editor reúne en una sola vista la lista de pantallas, los componentes de la pantalla actual, sus ajustes y una vista previa aproximada del flow en WhatsApp. Mientras trabajas, comprueba el flow con muchas de las reglas de Meta y muestra contadores, por ejemplo cuántos componentes tiene ya una pantalla.

No hace falta empezar de cero. SendSeven incluye plantillas de partida, entre ellas solicitudes de cita, solicitudes de presupuesto y valoración, solicitudes de llamada, devoluciones y cambios, e inscripciones a eventos y webinars. La estructura ya está lista: solo adaptas las preguntas y los textos a tu negocio. Desde Professional, el constructor con IA crea un flow a partir de tu descripción. Le cuentas con tus palabras qué quieres preguntar y monta las pantallas con tus campos de contacto, listas y etiquetas, las comprueba con las reglas de WhatsApp y abre el resultado en el editor. Crea flows estáticos y consume créditos de IA, solo en las ejecuciones correctas. También puedes importar los flows que ya hayas creado en el WhatsApp Manager de Meta.

¿Se puede cambiar un WhatsApp Flow después de publicarlo?

Sí. Primero pruebas un borrador con números de prueba, y tus clientes solo reciben el flow cuando lo publicas. Publicarlo no lo bloquea: puedes seguir editándolo en cualquier momento y volver a publicar los cambios, y SendSeven crea entonces una versión nueva en segundo plano. Las automatizaciones y los envíos por API siguen funcionando sin tocar nada. Una plantilla aprobada con botón de Flow solo abre la versión nueva cuando vuelves a enviar la plantilla a Meta. La ventana de publicación te indica qué plantillas se ven afectadas.

Cada flow tiene además su propio panel de analítica, con una tabla de respuestas que puedes exportar como archivo CSV. En los flows dinámicos ves también en qué pantalla abandonan los clientes.

Si quieres ver todas las funciones de un vistazo, consulta la página de WhatsApp Flows. ¿Dudas entre un flow, los botones de respuesta y un chatbot? Nuestra comparativa entre WhatsApp Flows, botones de respuesta y chatbots te ayuda a decidir. Cómo enviar botones y listas se explica en la guía de mensajes interactivos de WhatsApp, y la entrada del glosario sobre mensajes interactivos ofrece un resumen de todos los formatos.

¿Cuánto cuesta un WhatsApp Flow?

WhatsApp Flows está en beta. Los flows completados son gratis durante la beta. Cada flow que envías cuenta como un mensaje del paquete de mensajes de tu plan, igual que cualquier otro mensaje de WhatsApp, y las tarifas de Meta se aplican como de costumbre. Cuando WhatsApp Flows esté disponible con carácter general, se aplicará un cargo adicional por cada flow completado. Te avisaremos con mucha antelación.

Lo que cobra Meta depende de cómo llegue el flow a tu cliente. Si lo envías dentro de la ventana de 24 horas, cuenta como mensaje de servicio. Si abres la conversación con una plantilla con botón de Flow, Meta cobra según la categoría de la plantilla, por ejemplo marketing o utilidad. El coste global de la API de WhatsApp Business se explica en nuestro desglose de los precios de WhatsApp Business API en 2026.

Qué funciones puedes usar depende de tu plan:

• Los flows estáticos están incluidos en todos los planes con WhatsApp, desde Basic.
• El constructor con IA y el envío desde una automatización del Flow Builder están disponibles desde Professional.
• Los flows dinámicos con datos en tiempo real están disponibles desde Scale.

En cualquier caso, no midas el valor solo por el número de mensajes. El flow recoge todos los datos de una vez en lugar de ir y venir con preguntas sueltas, y tu equipo ya no tiene que ir pidiendo lo que falta.

¿Cuáles son los límites de WhatsApp Flows?

Los límites son asumibles: los flows solo funcionan en WhatsApp, los datos en tiempo real requieren un flow dinámico y es Meta quien decide cuánto cabe en cada pantalla.

• Solo en WhatsApp: El formulario dentro del chat es una función de WhatsApp. En los demás canales sigues haciendo tus preguntas en la conversación, y en el chat en vivo puedes usar además un formulario previo al chat.
• Los datos en tiempo real requieren flows dinámicos: Un flow estático muestra las opciones que has definido al crearlo, por ejemplo servicios, estancias o franjas horarias. La disponibilidad en tiempo real necesita un flow dinámico, desde Scale. En los números en modo Coexistence, donde la app WhatsApp Business y la API funcionan en paralelo, solo se pueden usar flows estáticos.
• Espacio en cada pantalla: Meta permite hasta 50 componentes por pantalla y un único selector de foto o documento por pantalla, y un archivo puede pesar hasta 25 MB (documentación de Meta, en inglés, sobre componentes y subida de archivos). Para el título de una pantalla, el editor muestra un contador de hasta 30 caracteres.
• Datos: SendSeven está alojado en la UE (Fráncfort). El flow en sí pasa por Meta como cualquier mensaje de WhatsApp, y los archivos subidos se almacenan cifrados en los servidores de WhatsApp durante un máximo de 20 días.

Para ver cómo encaja un flow en tu estrategia general de WhatsApp, de la puesta en marcha a las plantillas, consulta la guía completa de WhatsApp Business API.

En resumen: Un WhatsApp Flow sustituye las preguntas repartidas en muchos mensajes por un formulario dentro del chat, y tu equipo recibe los datos completos en campos fijos en lugar de una conversación larga.

Sigue leyendo:

• WhatsApp Flow, botones o chatbot: ¿cuál para cada consulta?
• Cualificar leads con un WhatsApp Flow: todos los datos de una vez
• WhatsApp Flows y RGPD: consentimiento y protección de datos
• Precios de WhatsApp 2026: qué ha cambiado Meta y qué sigue igual
• Guía completa de WhatsApp Business API en 2026

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