Logiciel de gestion de cabinet

Un logiciel de gestion de cabinet est le logiciel central d'un cabinet de courtage en assurance pour les clients, les contrats, les documents, les sinistres et les commissions. Il contient le dossier client et, selon le logiciel, peut reprendre des données de contrat transmises par les assureurs.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de cabinet ?

Un logiciel de gestion de cabinet est le logiciel central d'un cabinet de courtage en assurance. Le cabinet y tient ses clients, leurs contrats et tous les documents associés. On peut le voir comme le dossier client et le portefeuille réunis, conçus pour le courtage.

Que fait un logiciel de gestion de cabinet ?

L'étendue varie selon l'éditeur. Tâches typiques :

• Clients et contrats : coordonnées, foyers, contrats par branche et dates d'échéance.
• Documents : contrats, propositions, correspondance et le conseil exposé par écrit au dossier client.
• Sinistres : déclarations de sinistre et leur suivi.
• Commissions : décompte et contrôle des commissions.
• Tâches : rappels, délais et rendez-vous comme le point annuel.

Comment les données arrivent-elles dans le logiciel ?

Une grande partie vient des assureurs. Selon le logiciel et l'assureur, les nouveaux contrats et les modifications peuvent arriver sous forme de flux de données, sans ressaisie.

Ce que les clients envoient eux-mêmes arrive en revanche par de multiples voies : e-mail, espace client, téléphone ou chat. C'est là que des lacunes apparaissent quand une partie de la communication reste sur un téléphone personnel.

En quoi un logiciel de gestion de cabinet diffère-t-il d'un CRM ?

Un CRM gère les relations clients en général, souvent avec un accent sur la vente et les opportunités. Un logiciel de gestion de cabinet est construit autour du portefeuille d'assurance : contrats, branches, commissions et échanges de données avec les assureurs. Beaucoup de cabinets font de ce logiciel leur système de référence et n'ont pas besoin d'un CRM à part.

Comment les chats WhatsApp arrivent-ils dans le logiciel ?

Par une interface, mais pas d'un clic. SendSeven n'a pas de connexion toute faite avec un logiciel de gestion de cabinet en particulier. Voies possibles :

• À la main : téléchargez la transcription de la conversation en PDF et classez-la dans le dossier du client. Pour un petit cabinet, cela suffit souvent.
• Transmission automatique : un webhook signale chaque transcription terminée. Dans n8n, Make ou Zapier, vous partez du déclencheur « Transcription créée » pour passer le fichier à une archive de documents, un dossier cloud ou un e-mail.
• Directement dans le logiciel : avec l'API REST et un peu de développement, si votre logiciel propose une interface pour les documents.

Dans l'autre sens, vous pouvez importer des contacts du logiciel dans SendSeven. Un import ne documente toutefois qu'un consentement qui existe déjà. Ce n'est pas une preuve d'opt-in.

Quel rôle joue SendSeven à côté du logiciel ?

Le logiciel reste le dossier client. SendSeven est la boîte de réception partagée placée devant : WhatsApp, e-mail, chat en direct et les autres canaux s'y rejoignent, et toute l'équipe voit chaque conversation. Les opt-ins et les historiques de chat sont documentés avec la date et l'heure, et chaque transcription peut rejoindre le dossier en PDF. Comment cela se passe au quotidien, voyez notre article Devoir de conseil et WhatsApp : échanges et consentements au dossier client. Pour la vue d'ensemble des canaux d'un cabinet, voyez notre guide de la communication client pour courtiers en assurance.

Exemple concret

Lambrecq Assurances, à Arras, tient son portefeuille et ses dossiers clients dans son logiciel de gestion de cabinet et utilise SendSeven pour WhatsApp. Quand Élodie clôture une conversation, SendSeven crée automatiquement la transcription en PDF. Un webhook lance un flux de travail dans n8n, qui dépose le fichier dans un dossier, d'où le cabinet le range une fois par jour dans le bon dossier client.

Le logiciel reste donc le système de référence, et aucun chat ne se perd parce qu'il a eu lieu sur un téléphone.

Ceci est une information générale, pas un conseil juridique. Vérifiez les détails avec votre conseil (avocat ou consultant conformité) ou votre délégué à la protection des données.